Чем управление проектами отличается от управления рабочими процессами?

Далее подробно расскажем о различии в подходах при управлении процессами и управлении проектами. А также разберемся, какой лучше применить в конкретной ситуации для достижения оптимальных результатов деятельности компании.

Что такое управление проектами

Проект представляет собой деятельность, состоящую из нескольких фаз, ограниченную временными рамками и направленную на создание чего-то нового и уникального. Это могут быть продукт, услуга или определенные показатели (результаты) деятельности. У проекта есть цели и задачи, а также временные, бюджетные и ресурсные ограничения.

Ключевые этапы управления проектами

•  Инициация. На начальном этапе определяют цели проекта, его масштабы и заинтересованные стороны (как внутри компании, так и вне ее). Также проводится анализ осуществимости (feasibility), чтобы убедиться в его реалистичности.

• Планирование. Этот шаг предполагает создание детального плана, который охватывает все аспекты: бюджет, сроки, ресурсы, риски и коммуникацию. Планирование является критически важным этапом, так как от него зависит результат проекта.

• Реализация. На этом этапе коллектив начинает воплощать идею в реальность, основываясь на составленном ранее плане. Руководитель координирует действия участников, контролирует выполнение задач и оперативно устраняет проблемы.

• Мониторинг и контроль. При реализации проекта важно постоянно отслеживать его выполнение, сравнивать результаты того, что происходит в реальности с запланированными действиями, вносить коррективы, если это необходимо.

• Завершение проекта. После того, как цели проекта достигнуты, проводится его финальная проверка, документируются результаты, делаются выводы.

Главная роль в реализации проекта отводится менеджеру проекта (Project Manager). Его основные задачи включают:

• координацию работы сотрудников;

• управление финансами и сроками;

• коммуникацию с заинтересованными сторонами;

• прогнозирование рисковых ситуаций и поиск способов устранения проблем.

Результативный менеджер обязан обладать навыками лидерства, общения, стратегического мышления и способностью находить выход из нестандартных ситуаций.

Что такое управление процессами

Процесс представляет собой заранее определенную последовательность действий, которая состоит из нескольких шагов и повторяется для достижения необходимого результата. Процесс можно представить в виде цикла.

Процесс также имеет начало, середину и завершение, но его цикл повторяется, и продолжительность процесса зависит от времени выполнения отдельных операций.

Управление процессами способно совершенствовать работу компании и повышать результативности через оптимизацию рабочих процессов. Системный подход позволяет создать единые стандарты для бизнес-процессов, сделать их более адаптивными и автоматизируемыми.

Основные этапы управления процессами

• Идентификация бизнес-процессов. На этом этапе определяют ключевые бизнес-процессы, которые требуют управления и оптимизации. Например, обработка заказов, обслуживание покупателей или производство товаров.

• Анализ процессов. После идентификации проводят анализ текущего состояния процессов, выявляют проблемы, избыточные действия и возможности для улучшения.

• Моделирование процессов. На основе анализа создают модели процессов, которые описывают, как процесс должен работать в идеале. На этом этапе создают схему, диаграмму и документацию.

• Оптимизация процессов. Вносятся правки в работу для улучшения результатов. Например, автоматизация, устранение избыточных этапов или перераспределение ресурсов.

• Внедрение и мониторинг. После оптимизации процессы внедряют в повседневную деятельность, и их выполнение постоянно отслеживается для обеспечения устойчивости и улучшения.

Для контроля и руководства процессами используют различные технологии:

• BPM-системы (Business Process Management Systems). Программные продукты, которые позволяют моделировать, автоматизировать и контролировать бизнес-процессы компании.

• ERP (Enterprise Resource Planning). Сервисы, которые управляют всеми аспектами бизнеса, включая финансы, производство и логистику.

• CRM (Customer Relationship Management). Сервисы для управления отношениями с покупателями и для улучшения сервиса.

Преимущества управления процессами

• рост эффективности бизнеса через исключение избыточных шагов и внедрение современных технологий;

• стандартизация процессов;

• экономия средств, благодаря оптимальному использованию ресурсов;

• повышение уровня лояльности потребителей за счет быстрого и качественного обслуживания.

Управление процессами или проектами? В чем разница?

Хотя управление проектами и управление процессами могут казаться схожими, они имеют принципиальные различия. Понимание этих различий важно для компании при постановке задач и для выбора правильного подхода.

Временные рамки

Проекты имеют четко определенные начало и конец. Завершаются, когда реализованы их цели.

 Процессы непрерывны и повторяются. Выполняются на постоянной основе для поддержания бизнеса.

Цели

Проекты направлены на воплощение конкретных задач, таких как изготовление уникального продукта, внедрение нововведений или возведение объекта.

Процессы поддерживают текущую деятельность, включая обработку обращений, изготовление продукции или предоставление сервиса.

Управление изменениями

Проекты часто связаны с изменениями, так как направлены на создание чего-то нового или улучшение существующего.

Процессы стабилизируют и оптимизируют текущие операции, хотя могут включать улучшения.

Ресурсы

Проекты требуют выделения ресурсов на ограниченный период времени.

Процессы нуждаются  в постоянных ресурсах для поддержания операционной деятельности.

Управление проектами подходит, когда перед компанией стоит уникальная задача, требующая временных усилий и ресурсов.

Управление процессами необходимо для оптимизации и стандартизации рутинных операций, которые выполняются на постоянной основе.

Например, для выполнения условий будущих контрактов некой производственной компании нужно привести систему управления предприятием в соответствие с международными стандартами ISO 9001. И сделать это в течение полугода. В данном случае лучше использовать проектный подход. Ведь результатом будут успешно проведенный аудит и получение сертификата соответствия. А сама работа по внедрению системы менеджмента качества будет единовременной и ограниченной временными рамками.

Далее эту систему менеджмента качества нужно поддерживать в рабочем состоянии: проводить внутренние аудиты, выполнять необходимые процедуры, вести документацию, заниматься совершенствованием основных бизнес-процессов. То есть это повторяющиеся действия и процессы и нужно использовать управление процессами.

Заключение

Управление проектами и управление процессами – это две важные концепции, которые играют ключевую роль в успехе организации. При разности целей и подходов, они дополняют друг друга и могут использоваться совместно для достижения стратегических целей компании.

Управление проектами помогает организациям справляться с уникальными задачами, требующими временных усилий и ресурсов. Оно фокусируется на достижении конкретных целей в установленные сроки и с определенным бюджетом. С другой стороны, управление процессами направлено на оптимизацию и стандартизацию рутинных операций, позволяет повысить эффективность бизнеса и снизить затраты.

Выбор между управлением проектами и управлением процессами зависит от конкретных задач и потребностей организации. В некоторых случаях может потребоваться сочетание подходов. Например, внедрение нового процесса может быть реализовано как проект, а затем переведено в режим постоянного управления.

В конечном итоге, управление проектами и процессами требует не только знаний и навыков, но и гибкости, способности адаптироваться к изменениям и стремления к постоянному улучшению. Организации, которые эффективно используют оба подхода, могут достичь значительных конкурентных преимуществ и устойчивого роста.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо