Управление рисками в проекте: как определить, оценить и снизить

Что такое риски в проекте?

Риск в проекте – это вероятность возникновения события, которое может оказать влияние на достижение целей проекта. Стоит отметить, риски – отнюдь не всегда что-то плохое. Существуют и позитивные риски, способные стать причиной улучшения результатов проекта. Однако мы сфокусируемся на негативных вероятностях, представляющих реальные угрозы для проекта.

Примеры рисков в проекте

• Срыв сроков в связи с нехваткой ресурсов, переменами в законах или непредвиденных технических сложностях.

• Превышение бюджета из-за неточной оценки стоимости работ, роста цен или инфляции.

• Плохие отзывы о продукте из-за недостаточной квалификации команды, использования устаревших технологий или упущений в проектировании.

Управление рисками – что входит в это понятие?

Менеджмент рисков – систематическое выявление, анализ, оценка и реакция на риски проекта на протяжении всего его жизненного пути. Цель менеджмента не избежать негативных событий любой ценой, а минимизировать шансы их наступления и оценить вероятные последствия.

Процесс менеджмента негативных последствий включает:

1. Планирование управления. Определение методологии, инструментов, ответственных лиц.

2. Идентификацию. Выявление всех возможных угроз и последствий.

3. Качественный анализ. Замер вероятностей наступления опасных ситуаций и степени их воздействия на проект и работу.

4. Количественный анализ. Расчет числовых значений вероятности и воздействия.

5. Планирование реагирования. Разработка мероприятий по минимизации угроз и использованию возможностей.

6. Мониторинг. Отслеживание вероятностей, оценка эффективности мероприятий, внесение корректировок в работу команды.

Виды рисков в проектах

По сфере возникновения

• Технические: связаны с технологиями, оборудованием, программным обеспечением.

• Организационные: связаны со структурой организации, процессами менеджмента, квалификацией команды и выстроенной работой.

• Внешние: связаны с факторами, находящимися вне контроля команды проекта (экономическая ситуация, стихийные бедствия).

По степени влияния

• Критические: могут привести к суровым последствиям и даже провалу проекта.

• Значительные: могут привести к серьезным задержкам или убыткам.

• Незначительные: имеют минимальные последствия, оказывают слабое влияние на проект и работу коллектива.

По времени возникновения

• Ранние: могут возникнуть на начальных этапах проекта.

• Поздние: проявляются на более поздних этапах с не всегда очевидными последствиями для работы.

Стратегии управления рисками

После выявления и оценки степени вероятности рисков, команде необходимо выбрать одну из стратегий управления.

• Избежание. Принять меры по полному исключению риска.

• Снижение. Выполнить мероприятия для минимизации шансов наступления событий и снижению его негативных последствий.

• Передача. Делегировать ответственность на стороннюю организацию (к примеру, оформить страховку).

• Принятие. Сознательное решение команды не предпринимать действий. Чаще всего это касается незначительных событий с маловероятными последствиями.

Как найти риски проекта

Выявление – один из важнейших этапов в менеджменте рисков. В проектах существует множество методов, которые помогают найти потенциальные угрозы и определить последствия на ранних стадиях.

• Анализ документации проекта: изучение технического задания, календарного плана, бюджета, контрактов.

• Мозговой штурм: коллективное обсуждение потенциальных событий с участием экспертов из разных областей.

• Интервью: проведение бесед с заинтересованными сторонами проекта (заказчик, спонсоры, члены команды).

• Анкетирование: работа по сбору информации с помощью специальных опросников.

• Анализ контрольных списков: использование готовых списков типовых рисков для конкретных отраслей и типов проектов.

Как правильно оценить найденные риски

После того как команда выявила риски, их необходимо проанализировать и оценить. Важно определить:

• Шансы наступления. Насколько вероятно, что данное событие станет реальностью.

• Влияние на проект и команду. Каковы будут последствия, если риск всё же произойдёт.

Для оценки можно использовать следующие методы.

• Качественный анализ: экспертная оценка вероятности и влияния рисков с использованием качественных шкал (например: высокая, средняя, низкая).

• Количественный анализ: расчет числовых значений вероятности и влияния рисков (например, вероятность = 20%, влияние = 10 000 рублей).

Для визуализации и удобства анализа удобно использовать матрицу рисков.

План по управлению рисками: правила составления

План по управлению рисками – не формальный документ, а важный инструмент, помогающий команде проекта предвидеть потенциальные проблемы и свести к минимуму их отрицательное влияние на работу. Он служит «дорожной картой» для управления неопределенностью, давая возможность грамотно распределять ресурсы и принимать взвешенные решения.

Что должен включать план по менеджменту рисков проекта?

1. Описание методологии. В начале документа важно описать, какая методология применяется для идентификации, анализа и приоритизации. Это поможет всем участникам проекта пребывать «на одной волне» и говорить на одном языке.

2. Реестр. Это центральный элемент плана, включающий в себя список всех выявленных вероятностей с их подробным описанием. Для каждого возможного события необходимо указать:

• Название: краткое и емкое название, четко отражающее суть проблемы.

• Описание: подробное изложение сути риска, возможных причин его возникновения и потенциальных последствий для проекта.

• Триггер: сигнал или событие, указывающее на то, что риск вот-вот материализуется.

• Вероятность: оценка вероятности того, что опасное событие материализуется, выраженная в процентах или качественных показателях (высокая, средняя, низкая).

• Влияние: оценка потенциального негативного влияния на проект (например, задержка сроков, увеличение бюджета, снижение качества).

• Приоритет: анализ важности риска для проекта, определяемая на основе его вероятности и воздействия. Обычно используется матрица рисков для определения приоритета.

3. Стратегии реагирования. Для всех значимых рисков проекта необходимо разработать план реагирования на случай, если он все-таки материализуется. Возможные стратегии уже были рассмотрены выше: избежание, снижение, передача и принятие.

4. Ответственные лица. За реализацию каждого мероприятия по менеджменту рисков должен быть назначен конкретный член команды. Это позволяет избежать ситуации, когда «за все ответственен никто».

5. Резервы на непредвиденные расходы. В плане должны быть предусмотрены финансовые и временные резервы на случай возникновения непредвиденных ситуаций во время реализации проекта.

6. Метрики контроля. Необходимо определить показатели, которые позволят отслеживать эффективность мероприятий по отслеживанию событий. Это могут быть как количественные (например, количество выявленных и устраненных рисков), так и качественные показатели (например, оценка уровня контроля рисков).

7. Процедуры мониторинга и актуализации. Важно определить как часто будет пересматриваться и актуализироваться план, а также кто из членов команды несет за это ответственность.

Правила составления плана по менеджменту рисков

• Структурированность. План должен быть четко структурированным, логичным и понятным для всех участников проекта.

• Реалистичность. Предлагаемые мероприятия должны быть реалистичными и выполнимыми с точки зрения бюджета проекта, сроков и ресурсов.

• Измеримость. Для каждого мероприятия должны быть определены измеримые показатели эффективности, чтобы можно было отслеживать результативность управления рисками.

• Гибкость. Необходимо предусмотреть возможность корректировки плана в соответствии с изменяющимися условиями проекта.

• Документирование. Все изменения, вносимые в план, должны быть задокументированы и доведены до сведения всех заинтересованных сторон.

Пример плана по управлению рисками

Важно регулярно пересматривать и актуализировать план управления рисками, так как в процессе реализации проекта могут появляться новые риски, а старые – менять свою силу и актуальность.

Не упустить важные детали и вовремя корректировать планпомогут платформы для совместной работы команды в режиме реального времени.

Умные таблицы TEAMLY позволяют хранить информацию о рисках и использовать различные представления данных, фильтры, сортировку. Например, можно легко вывести на экран только «высокие» риски или посмотреть, сколько рисков приходится на каждый отдел.

Преимущества TEAMLY

- Централизованное хранение информации. Все данные хранятся в единой базе, что облегчает доступ и исключает дублирование информации.

- Удобство визуализации. Можно визуализировать информацию в разных форматах (таблица, диаграмма, график), что делает ее более наглядной и понятной.

- Автоматизация задач. Позволяет назначать конкретных членов команды ответственными за выполнение мероприятий по менеджменту рисков, устанавливать сроки и отслеживать выполнение.

- Интеграция с другими системами. Платформа интегрируется с другими популярными системами, такими как CRM, системы управления проектами и т.д., что позволяет автоматизировать обмен данными.

Типичные ошибки при менеджменте рисков проекта

Даже при наличии хорошо продуманного плана, не всегда удается избежать подводных камней. Вот некоторые распространенные ошибки, которые могут помешать успешному менеджменту:

• Игнорирование. Некоторые руководители предпочитают не замечать потенциальные проблемы, надеясь, что «пронесет». Однако такой подход может привести к серьезным негативным последствиям.

• Недостаточная оценка. Неумение или нежелание реально оценивать вероятность и влияние событий – прямой путь к провалу.

• Формализм. Создание плана «для галочки» – бесполезная трата времени. План должен быть рабочим инструментом, а не просто стопкой бумаг.

• Отсутствие ответственности. Важно четко определить, кто из команды отвечает за выполнение мероприятий по менеджменту рисков.

• Недостаточный мониторинг. Необходимо регулярно отслеживать состояние рисков, оценивать эффективность мероприятий и вносить коррективы по ходу реализации проекта.

Заключение

В современном мире, где неопределенность и изменчивость стали нормой, управление рисками – это не просто желательная, а жизненно необходимая составляющая успешного управления проектами. Комплексный профессиональный подход к управлению рисками проекта позволяет компаниям не только защитить себя от потерь, но и получить дополнительные конкурентные преимущества.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо