Управление знаниями в промышленных предприятиях

Необходимость менеджмента знаний подтвердили на прошедшем в середине 2023 года пленарном заседании «Цифровая независимость промышленной России». Его координировал председатель Правительства РФ.

Специалисты сошлись во мнении: ключевое значение для промышленников имеет внедрение в работу систем управления знаниями. От того, насколько доступна информация, как осуществляется сбор, обработка, обмен и хранение данными зависят темпы и качество производства.

Спрос в промышленном секторе на российское программное обеспечение вырос в 10 раз. Объем реализации отечественных решений и услуг за короткий срок вырос на 23% и составил 2,2 трлн рублей.

Как управление знаниями оптимизирует производство

Промышленное предприятие – комплексный механизм. Для его корректного функционирования приходится решать массу разноплановых задач:

• Проектирование продукции;

• Производство;

• Снабжение материалами;

• Утилизация отходов;

• Распределение и хранение товаров;

• Доставка к дверям покупателя;

• Последующий сервис.

Процессы могут осложняться широкой географией предприятия. Типичная картина: материалы поставляют из Китая, обрабатывают в Подмосковье, хранят в сотне километров от линии производства на более дешевых складах, а после распределяются ритейлерам по регионам страны.

Сбой или задержка на одном из этапов способны застопорить весь процесс и привести к существенным потерям доходов компании. Стабилизировать ситуацию, сделать ее более четкой и предсказуемой помогают современные системы управления знаниями предприятия.

Технология дает промышленным производствам ряд преимуществ перед конкурентами:

1.  Централизованное управление знаниями 

   Благодаря KMS сотрудники предприятия объяты единой системой, которая хранит все знания компании: в каком из цехов идет замена оборудования, какие товары введены в производство, сколько продукции отгружено – ответственные отделы всегда в курсе актуальной информации о текущих процессах.

   Поиск нужных знаний, снабженный системой тегов, происходит в несколько кликов мыши. Также современные KMS оснащены лентой обновлений, сообщающих о смене статуса бизнес-процесса и появлении новых вводных.

2. Повышенная производительность

   Согласно замерам консалтинговой компании McKinsey & Company, не имея под рукой базы знаний, сотрудник ежедневно тратит до 2,5 часов  на поиск информации.

   Наличие KMS избавляет от необходимости обращаться к нескольким источникам информации, когда знания компании раздроблены и хранятся на сайте, в интранете, записках или голове начальника отдела.

   Вместо этого сотруднику достаточно открыть документ с готовым решением и получить развернутый ответ.

3. Совместное использование информации

   Крупное предприятие не пребывает в статике. Информация о ситуации в цехах и на производственных цепочках переменчива и требует постоянных апдейтов в системе оповещения. Важно, чтобы сотрудники жили вместе с компанией, а не параллельно с ней.

   Для этого современные KMS выстроены так, чтобы персонал работал в рамках единого окна и видел важные всплывающие объявления, не отвлекаясь от насущных дел. Такой подход позволяет избежать устаревания информации и повышает общую эффективность предприятия.

4.  Сохранение знаний

   По данным РБК, занятое население в России неуклонно стареет: за прошедшие десять лет средний возраст работников увеличился на два года и достиг 42 лет.

   На промышленных предприятиях ситуация выглядит еще плачевнее. Часто опытные инженеры – люди предпенсионного возраста. Именно они являются «живыми базами знаний» на предприятии, и в случае поломки агрегата, только эти эксперты способны провести ремонт. Потеря таких сотрудников (увольнение, уход на пенсию) влечет невосполнимые потери для компании.

   Система управления знаниями позволяет нивелировать данную проблему за счет внесения знаний экспертов в общую базу. Проинтервьюировав эксперта один раз, организация сохраняет важную информацию, которой могут пользоваться новые поколения инженеров.

5. Сокращение времени обучения персонала

   Отечественные работодатели сталкиваются с низким уровнем образования и компетенций современной молодежи, так называемого поколения «Y». Поэтому для предприятий важно предоставить молодым работникам качественный онбординг. По статистике, найм нового человека и полный ввод в рабочие процессы могут занимать до 7 месяцев и обходиться предприятию в 4 заработные платы специалиста.

   Наличие базы знаний увеличивает темпы обучения благодаря краткому изложению и прописыванию мануалов, а кроме того, позволяют удержать в компании 81% новых сотрудников.

6.  Стандартизация процессов

   Промышленные предприятия находятся под пристальным контролем надзорных органов. Для успешного функционирования компании данной сферы обязаны соответствовать государственным стандартам. В противном случае увеличивается риск закрытия производства до момента ликвидации нарушений.

   Централизованное хранилище KMS позволяет стандартизировать бизнес-процессы и сделать их наглядными для членов команды. Обнаружение отклонений помогает оперативно устранять недочеты, выявлять точки роста и внедрять улучшения.

7.  Сокращение рисков

   Завод или фабрика и даже склад – территория повышенной опасности. Неправильная эксплуатация оборудования способна привести к травмам, поломкам и возгораниям. Примером может послужить пожар на складе Wildberries в Петербурге в начале 2024 года.

   Централизованное хранение структурированной документации, инструкций, спецификаций и ТУ в цифровом формате сокращает вероятность ЧП на производстве.

Проблемы современных предприятий

Отечественные предприятия долгое время пребывали в застое и, по большей мере, жили прошлым, эксплуатируя наработки советского периода. «Встряхнуться и оправиться» помогла современная обстановка на политической арене. У промышленных компаний появилась мотивация к развитию, но период пробуксовки пока не завершен, многие проблемы еще ждут решения.

 Аналоговая документация

В качестве отрицательного примера можно вспомнить холдинг РЖД с коллективом в 1 млн человек. В компании так много бумажной документации, что еще в советский период там создали Центр научно-технической информации и библиотек. В специально выстроенных зданиях хранятся тонны макулатуры, анализ которых крайне затруднен.

Тем временем, политика, правила и регламенты организаций постоянно меняются. Информация устаревает, но способна долго курсировать внутри компании, вводя в заблуждение новых сотрудников.

По оценкам зарубежных аналитиков, в организациях, где отсутствует база знаний, работники тратят на написание уже существующих информационных памяток, заметок и статей больше времени чем на создание новых ресурсов.

 Игнорирование обучения персонала

По данным портала «Работа.ру», больше трети сотрудников отечественных предприятий покинут текущее место работы, если увидят альтернативу. Кроме недовольства заработной платой люди жалуются на отсутствие возможностей для роста и обучения. Сотрудники, у которых нет доступа к знаниям, быстро теряют мотивацию к работе и компании.

Повторение информации

Работа сотрудников внутри одного отдела требует выполнения схожих задач. Из-за отсутствия централизованной базы знаний работники часто вынуждены обращаться в HR-отделы за разъяснениями.

В результате кадровики вместо однократной публикации данных (сведений о льготах и пособиях, порядок внутренней коммуникации, этапах выполнения задач или форм отчетов) занимаются многократным повторением одной и той же информации. По статистике, отдел управления человеческими ресурсами тратит около 39% времени на решение репититивных административных задач.

Отсутствие доверительной атмосферы

Добиться равномерного распределения знаний внутри компании крайне затруднительно. Почти всегда в команде будут эксперты, которые обладают большей информацией, чем остальные.

Из-за отсутствия на производстве системы вознаграждений за фиксацию собственных «ноу-хау», эксперты стремятся сохранить навыки и знания при себе для увеличения собственной стоимости. Остальные работники вынуждены тратить время на получение опыта эмпирическим путем вместо обращения к готовой документации.

Широкая география

Производственные мощности современных предприятий могут быть разнесены не только по разным регионам, но и странам. В отсутствии унифицированной базы знаний и стандартов сотрудник отдаленного подразделения выполняет работу либо по устаревшим лекалам, либо на свое усмотрение.

Ситуацию частично разрешают командировки в центральный офис и прохождение обучения, но это отнимает у компании временные и денежные ресурсы, а эффект длится недолго на фоне постоянно меняющихся регламентов.

Специфика внедрения базы знаний в производство

Если станкам для работы необходимо машинное масло, то для бесперебойного функционирования производства важно наличие умной системы управления знаниями. Централизация и унификация данных ускоряет доступ персонала к нужным данным и дает организации конкурентное преимущество.

Чем база знаний может быть полезна на предприятии:

• Визуальные инструкции

В 2022 году Федеральная служба по труду и занятости сообщила о 4639 несчастных случаях на производствах. 991 из них привели к смерти сотрудника.

Пошаговые алгоритмы для работников производственных линий – залог снижения числа ошибок, брака и травм. KMS способна хранить и осуществлять поиск по всем типам документов: статьям, файлам, изображениям, таблицам и даже видеозаписям.

• Network Resource Inventory

Система учета и контроля за ресурсами заменяет список оборудования из бухгалтерии. Решение обеспечивает управление сетевым оборудованием и кратно повышает эффективность производственных процессов.

Удобное отслеживание ресурсов позволяет быстрее реагировать на проблемы, снижает временные затраты, необходимые для ликвидации сбоев.

• Экспертные списки

Когда коллеги знают к кому обратиться по тому или иному вопросу, рабочие процессы внутри команды ускоряются.

KMS предоставляет пользователю возможности для создания открытой картотеки экспертов. Помимо фотографии специалиста в нее вносят информацию о профессиональных навыках, наборе компетенций и сферах интересов.

• Контроль знаний

Информация из базы знаний может стать основой для обучающих программ и онбординга новых кадров. KMS избавляет от необходимости выстраивать курсы с нуля. С учетом скорости обновления информации такой подход значительно экономит ресурсы предприятия и избавляет от разночтений.

• Разграничение знаний

Разделение информации по отделам и цехам избавляет от путаницы и концентрирует внимание сотрудников на их компетенциях.

KMS также позволяет выносить знания во вне, например, на сайт компании. Потребители (поставщики, подрядчики, сервисные организации) знакомятся с информацией самостоятельно, что снижает нагрузку на сервисные центры.

Как организовать единую структуру управления знаниями на предприятии

Разработайте концепцию

Прежде всего необходимо продумать документ с описанием и регламентацией процессов сбора, обработки и использования знаний. Это позволит на начальном этапе нивелировать будущие организационные недочеты: предостеречь сотрудников от ошибок во время публикации статей и сделать поиск по контенту оперативнее.

Стандартная концепция управления знаниями имеет следующие пункты:

• Классификация контента и его читателей

В список входят нормативные и законодательные акты, инструкции, регламенты, внутренняя информация и скрипты разговоров операторов колл-центров;

• Список контент-менеджеров

За редактуру корпоративных знаний отвечают определенные работники – контент-менеджеры. Это эксперты из разных областей, которые разрабатывают новые продукты и процессы, контролируют проекты и располагают полезными для коллег сведениями;

• «Срок годности» контента

Для своевременной публикации и редактуры информации контент-менеджеру необходим доступ к актуальным данным. В этом поможет прописывание «срока годности» контента: время для передачи, создания и архивации знаний, а также инструкции для коммуникации между владельцами информации и контент-менеджерами. Все эти процессы стоит отразить в должностных обязанностях ответственных работников;

• Шаблоны статей

Создавая концепцию, необходимо определить формат оформления контента. Это избавит от разночтений в стиле подачи информации и ускорит поиск необходимой информации.

Для этого в документе нужно прописать все до малейших деталей: шрифт текста, требования к заголовкам, картинкам и скриншотам;

• Схематизация «древа»

Вне зависимости от того имеется ли в инструментарии будущей KMS умный поиск по тегам, скелет базы знаний не должен быть перегружен. Продумайте «ветки» заранее. Это поможет визуализировать систему и в дальнейшем избежать путаницы.

По данным APQC (Американского центра производительности и качества), организации с простыми структурами разрабатывают новые продукты и услуги втрое быстрее.

Подготовьте сотрудников к переменам

Переход организации на рельсы базы знаний – это не просто замена софта. Это перекраивание всей системы функционирования предприятия.

Многие компании в преддверии перемен проводят информационную и просветительскую работу внутри коллектива. Людям рассылают ознакомительное видео с выступлением руководства и разъяснениями менеджеров о деталях перемен и инструментарии нового продукта.

Наличие конкуренции в погоне за бонусами ведет к отказу от распространения знаний и сосредоточению информации в головах отдельных сотрудников. Поощряйте экспертов за открытость, тогда они будут охотнее делиться опытом и давать ценные советы коллегам по цеху.

Вооружитесь последними технологиями

Внедрение KMS – ключевой шаг для наладки прогрессивных бизнес-процессов. С уходом зарубежных гигантов на подобие Atlassian (продукты Jira, Confluence, Bitbucket и Trello) в России начался бум развития отечественных баз знаний. Минувший год продемонстрировал, что отечественные решения смогли не только выступить заплаткой, но и предлагают более широкий функционал с опорой на российские реалии.

По итогам 2023 года лидером среди отечественных сервисов в Рейтинге систем управления знаниями стала KMS Teamly. В основе сервиса лежит идея сочетания тематических «пространств» с контентом и «умной ленты», наподобие соцсетей.

Система – прямой аналог Confluence, но с 7 преимуществами:

1. Установка Teamly не требует длительной распаковки и интуитивно понятна пользователю;

2. Система не имеет жестких ограничений по функционалу и не требует установки платных модулей и плагинов;

3. Предлагает современные подходы к управлению информацией: разработку стратегии, классификацию, сбор, проверку и передачу знаний, а также комплексные меры по архивации и аналитике. 

4. Каждый член команды имеет персональную настраиваемую ленту уведомлений;

5. Предлагает возможности для обучения персонала из информации базы знаний;

6. Подходит для всех отделов, от кадровиков до программистов;

7. Безошибочно интегрируется с внешними сервисами: Google Docs, Help Desk, CRM, мессенджеры.

Реализуйте на практике

Когда регламент прописан, коллектив подготовлен и выбран подходящий софт, можно приступать к внедрению базы знаний.

Такая неспешность поможет отлавливать огрехи в созданной системе и благодаря межличностному общению снизит градус напряженности в коллективе от надвигающихся перемен.

В зависимости от размеров предприятия, внедрение системы управления знаниями может занимать от нескольких недель до года.