Внутренние коммуникации: как настроить общение в компании

Возьмем для примера молодую IT-компанию: собралась высококвалифицированная команда разработчиков, все эксперты в своих областях, в успехе не сомневаются ни сами сотрудники, ни руководство, ни инвесторы. Однако внутренние коммуникации в компании не выстроены. Информация о новых задачах, сроках и изменениях в проектах передается хаотично: через неформальные чаты, устные поручения и редкие, плохо организованные совещания.

В результате, программисты часто работают над устаревшими данными, дублируют усилия друг друга, а некоторые задачи попросту остаются незавершенными. В итоге, релиз продукта задерживается, компания несет потери, а то и вовсе закрывается.

В этой статье мы подробно разберем основные способы построения эффективных коммуникаций внутри компании и типичные ошибки, которые следует избегать.

Что такое внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации – это организация информационного потока в компании, предназначенного для эффективного взаимодействия сотрудников друг с другом, а также сотрудников с руководством. Проще говоря, это система, которая помогает всем членам команды «говорить на одном языке», иметь доступ к нужной информации и совместно работать над достижением корпоративных целей.

Скорее всего, вы сталкивались с ситуацией, когда отсутствие или непрозрачность общения внутри команды приводило к недоразумениям. Например, кто-то не довёл задачу до конца из-за того, что не получил всех нужных данных. Или в коллективе нарастают слухи из-за отсутствия своевременной коммуникации от руководства. Все это следствие недостаточно проработанных внутренних коммуникаций.

Успешно настроенные коммуникации выполняют следующие функции:

1. Объединение команды вокруг общей цели. Каждый работник понимает свою роль и вклад в общее дело.

2. Своевременная передача информации. Данные передаются быстро, без искажений, что помогает оперативно принимать решения.

3. Повышение лояльности. Если сотрудники ощущают себя услышанными, растёт их удовлетворённость работой.

4. Предотвращение конфликтов. Ясные и открытые коммуникации снижают вероятность недоразумений и напряжённости в коллективе.

5. Развитие корпоративной культуры. Общение формирует общие ценности и способствует укреплению общности команды.

Виды корпоративной коммуникации

Внутренние коммуникации в организациях бывают разных видов. Их можно разделить по нескольким критериям: направленности, способу передачи и инструментам. Посмотрим на самые важные из них.

1. По направленности

• Вертикальные. Это взаимодействие между руководителями и подчинёнными. Оно может быть направлено сверху вниз (от руководства к сотрудникам) или снизу вверх (от сотрудников к руководству). Пример первого – приказы и инструкции, пример второго – обратная связь или отчёты.

• Горизонтальные. Взаимодействие между коллегами одного уровня. Например, обсуждение задач внутри одной команды или между разными подразделениями.

• Диагональные. Общение между сотрудниками и представителями других уровней, к примеру, между руководителем одного подразделения и специалистом другого.

2. По способу передачи

• Формальные. Это официальные каналы, такие как электронная почта, внутренние документы, корпоративные порталы и собрания. Они используются для решения рабочих задач.

• Неформальные. Это общение между коллегами в неформальной обстановке – обсуждение задач за чашкой кофе, беседы в офисном чате или на корпоративных мероприятиях. Такой вид коммуникации помогает укрепить отношения между коллегами.

3. По инструментам

• Вербальные и невербальные. Первые подразумевают разговоры, совещания и встречи, вторые – использование визуальных элементов, жестов, мимики, схем или презентаций.

• Технологичные. В современных условиях важную роль играют цифровые инструменты: мессенджеры (Slack, Telegram), корпоративные платформы, видео-конференции (Zoom, Google Meet) и другие.

Каждый вид внутренней коммуникации имеет свои особенности и преимущества. При правильной организации их можно комбинировать для достижения оптимального результата.

Как выстроить корпоративные коммуникации

Построение эффективных внутренних коммуникаций – стратегическая задача, которая требует системного подхода. Вот ключевые этапы, которые помогут сформировать грамотное общение внутри компании.

1. Проведите аудит коммуникаций

Прежде чем менять текущую систему, важно понять, где находятся «слабые места». Для этого проведите аудит коммуникаций. Он включает опрос членов команды, анализ текущих инструментов и каналов общения, а также выявление частых проблем (например, медленная передача информации, дублирование данных, конфликты).

2. Определите цели

Эффективные коммуникации не возникают сами по себе. Необходимо поставить конкретные задачи: например, улучшить обратную связь, сократить сроки обмена информацией или снизить уровень стресса в коллективе.

3. Выберите понятные каналы общения

Убедитесь, что все сотрудники компании понимают, через какие каналы они могут общаться. Назначьте ответственных за официальное общение (например, руководителей команд), разъясните правила использования мессенджеров и других платформ, а также внедрите обучающие тренинги по работе с инструментами.

4. Работайте над корпоративной культурой

Чётко сформулированные ценности компании укрепляют внутренние связи. Запуская новые коммуникационные процессы, сделайте акцент на ценностях, которые объединяют всех членов команды.

5. Создайте систему обратной связи

Работники должны понимать, что их мнение имеет значение, а обратная связь будет услышана. Это можно внедрить через регулярные опросы, встречи 1:1, письма руководства или специальные анонимные формы.

6. Регулярно проводите встречи

Постоянное общение помогает поддерживать контакт. Например, общие собрания компании могут быть ежемесячными или ежеквартальными, а встречи команд – недельными или даже ежедневными (как это происходит на утренних планерках).

7. Внедряйте новые технологии

Используйте корпоративные чаты и платформы для управления проектами и совместной работы, например, TEAMLY. Сервис помогает создавать, контролировать и делиться материалами с командой в режиме реального времени. Участники могут вставлять комментарии прямо в текст и поддерживать обсуждения во внутреннем чате статей. Руководители имеют возможность устанавливать задачи и назначать дедлайны. Так сотрудники вовремя получают уведомления, и никакие нюансы не проходят мимо.

Особенности внутренних коммуникаций с удаленными сотрудниками

Удаленный формат работы стал новой нормой для многих людей по всему миру. Согласно статистическим данным, около 58% сотрудников продолжили работать удаленно или в гибридном формате после ковидных ограничений. Но, несмотря на очевидные преимущества (снижение затрат для компании, высокая гибкость), это сделало внутренние коммуникации более сложными.

Вот ключевые особенности организации внутренних коммуникаций с удаленными сотрудниками.

1. Четкость и структура

Когда сотрудники находятся удаленно, отсутствует возможность «кулуарного» общения или быстрого уточнения деталей в офисе. Все взаимодействие происходит через определенные каналы: мессенджеры, видеоконференции или почту. Это накладывает требование на четкость задач: они должны быть структурированными и понятными для всех участников.

2. Доверие и вовлеченность

Удаленные сотрудники могут чувствовать себя оторванными от общего процесса, что снижает их вовлеченность. По данным отчета Gallup за 2023 год, уровень вовлеченности удаленных работников в среднем на 10% ниже, чем у офисных сотрудников. Поэтому работодатели должны активно задействовать механизмы стимулирования и «включения» людей в корпоративную жизнь, например, через новости компании, обсуждения, командные собрания или регулярные неформальные мероприятия (онлайн-игры, квизы и пр.).

3. Баланс между частотой и качеством общения

С одной стороны, важно поддерживать постоянную связь, чтобы сотрудник всегда был включен в процессы. С другой – избыток необязательной информации (например, куча сообщений в чатах или лишних встреч) перегружает и отвлекает сотрудников. Поэтому стоит разумно балансировать частоту коммуникаций.

4. Техническая оснащенность

Удаленные сотрудники зависят от технологий. Медленный интернет, отсутствие доступа к корпоративным системам или устаревшее оборудование существенно замедляют взаимодействие. Поэтому компании должны уделять внимание качественным инструментам и своевременной технической поддержке.

5. Культура открытости

Для успешного общения с удаленными работниками нужно выводить корпоративную культуру на новый уровень прозрачности и поддержки. Сотрудники должны чувствовать, что компания ценит их вклад и готова ответить на их вопросы.

Для оптимизации процессов компании могут ввести такие практики, как регулярные 1:1-встречи с руководителем, еженедельные мини-собрания команды или использование информационных рассылок о новостях компании с учетом специфики удаленного формата.

Каких ошибок нужно избегать

При построении внутренних коммуникаций даже опытные менеджеры иногда допускают ошибки. Вот распространённые проблемы, которых лучше избегать.

1. Отсутствие стратегии

Стихийные коммуникации не способны решать задачи. Поэтому важно подойти к организации общения стратегически: продумать каналы, ответственных, этапы внедрения и показатели эффективности.

2. Игнорирование вертикальной обратной связи

Если сотрудники видят, что их мнение и пожелания не учитываются, снижается мотивацию и возникает текучка кадров. Не игнорируйте сообщения от команды, даже если они кажутся незначительными.

3. Слишком сложные инструменты

Не каждый сотрудник будет одинаково эффективно использовать сложные IT-платформы. Выбирайте удобные и интуитивно понятные инструменты для взаимодействия.

4. Каналы без системы

Когда информация поступает одновременно по нескольким каналам (мессенджеры, почта, устные сообщения), начинается хаос. Чётко распределите, какие сообщения передаются по каким каналам.

5. Отсутствие корпоративной культуры

Если компания не выстраивает культуру общения и уважительного отношения, даже самые передовые инструменты не помогут наладить коммуникации. Поэтому важно акцентировать внимание на создании дружественной и открытой атмосферы.

Как оценивать успешность внутренних коммуникаций

Эффективность внутренних коммуникаций измерить непросто, но существуют проверенные методы оценки.

1. Опросы сотрудников

Проведение регулярных опросов (например, о том, насколько каждый человек доволен качеством общения) дает общее представление о ситуации. Важно, чтобы опросы были конфиденциальными.

2. Анализ вовлеченности

Количество сотрудников, читающих внутренние новости, участвующих в опросах или мероприятиях, также говорит о том, насколько успешны коммуникации.

3. Скорость передачи информации

Если сотрудники быстро получают важные обновления (например, о новых проектах или изменениях правил), это показатель хорошей коммуникации.

4. Уровень текучести кадров

Высокая текучесть – тревожный знак для руководителя. Часто она может быть вызвана недовольством сотрудников коммуникациями и прозрачностью процессов.

5. Качество обратной связи

То, как часто сотрудники дают обратную связь на идеи компании или участвуют в обсуждениях, говорит о включенности в корпоративную жизнь.

Итоги и статистика

Если уделить коммуникациям достаточно внимания, можно получить рост производительности и укрепить бренд работодателя. Статистика последних лет это подтверждает.

1. Согласно исследованиям McKinsey, компании с хорошо развитыми внутренними коммуникациями улучшают производительность сотрудников на 25%.

2. Исследование Towers Watson показало, что компании с максимально развитыми внутренними коммуникациями достигают результатов на 47% выше, чем конкуренты.

3. Gallup отмечает, что вовлеченные сотрудники улучшают общие показатели эффективности команды на 21%.

4. Nielsen в 2023 году сообщил, что прозрачное и доступное общение в компании снижает текучесть персонала в среднем на 24%.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы упростить рабочие процессы

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо