Встречи 1 to 1 в условиях удаленки

Разберемся, как правильно организовать такие встречи и получить от них максимальную пользу.

Что такое One-to-One

One-to-One или встречи «1 на 1» – это регулярные индивидуальные беседы между руководителем и сотрудником в онлайн-формате. В них сочетается неформальное общение и официальный канал коммуникации. В условиях удаленки они приобретают особое значение, становясь своеобразным мостом между коллегами, разделенными расстоянием.

Встречи обычно длятся около 30 минут, но продолжительность зависит от обсуждаемых тем и потребностей участников. One-to-One – это больше, чем обсуждение текущих задач проекта. Сотрудник во время такой беседы может открыто высказать мысли, узнать мнение руководителя и обсудить профессиональное развитие в компании.

Зачем проводить такие встречи и как они помогают в работе

Ключевые причины для проведения:

• Повышение мотивации сотрудников. Когда сотрудник чувствует, что его мнение важно и его слышат, значительно повышается вовлеченность в работу и лояльность к компании.

• Профилактика выгорания. В условиях удаленки сложнее заметить признаки усталости или стресса у сотрудника. Регулярные One-to-One позволяют выявить эти проблемы на ранних стадиях и предотвратить выгорание.

• Улучшение коммуникации в команде. Такие встречи помогают наладить доверительные отношения между руководителем и сотрудником, что положительно сказывается на общей атмосфере в коллективе.

• Решение рабочих проблем. В спокойной обстановке в диалоге «с глазу на глаз» проще обсуждать текущие задачи, трудности, искать пути решения.

• Развитие сотрудников. «Один на один» идеально подходит, чтобы обсудить карьерный план, постановку целей и отследить прогресс в профессиональном росте.

• Получение обратной связи. Менеджер может узнать мнение сотрудника о работе компании, проектах и стиле управления, чтобы улучшить организационные процессы.

Важно помнить, что это не монолог руководителя, а диалог, в котором обе стороны имеют возможность высказаться и быть услышанными.

Подготовка к встрече «один на один» 

Чтобы встреча «1 to 1» получилась максимально эффективной, к ней нужно подготовиться. Вот несколько важных шагов.

1. Выбор частоты. Не стоит устанавливать жесткие рамки – частота может варьироваться в зависимости от потребностей конкретного сотрудника и текущей ситуации в компании.

2. Планирование повестки. Перед созвоном стоит составить список тем для обсуждения. Это могут быть текущие задачи, долгосрочные цели, проблемы или идеи по улучшению рабочих процессов.

3. Выбор подходящего времени и платформы. В условиях удаленки важно заранее согласовать удобное для обоих участников время и убедиться, что выбранная платформа для видеосвязи работает стабильно.

4. Создание комфортной атмосферы. Начните с неформального общения, это поможет снять напряжение и настроиться на конструктивный диалог.

5. Подготовка вопросов. Заранее продумайте открытые вопросы, которые помогут сотруднику раскрыться и поделиться мыслями и идеями.

6. Анализ предыдущих встреч. Перед новым созвоном полезно просмотреть заметки с прошлых бесед, чтобы отследить прогресс и вернуться к нерешенным вопросам.

7. Настройка на активное слушание. Помните, что ваша задача не только говорить, но и внимательно слушать сотрудника, проявляя искренний интерес к его словам.

Для эффективного проведения «1 на 1»  можно использовать специальные инструменты Тимли. Например, готовый шаблон для проведения мотивационной беседы. Он содержит план, основные вопросы для обсуждения и колонку для записи договоренностей. Структура шаблона позволяет выяснить текущую мотивацию сотрудника, определить его пожелания, выявить препятствия на пути к успеху и разработать конкретный список действий для достижения целей. Шаблон можно адаптировать и для встреч с иной тематикой. Это удобно для руководителей, которые только начинают практиковать такой формат или хотят систематизировать существующий процесс.

Определяем самое важное на One-to-One встречах

Чтобы встречи «один на один» приносили максимальную пользу, стоит сосредоточиться на ключевых аспектах.

• Конфиденциальность. Создайте атмосферу доверия, гарантируя сотруднику, что все обсуждаемые темы останутся между вами. Это особенно важно на «удаленке», когда личное общение ограничено.

• Фокус на развитии. Уделите особое внимание профессиональному росту. Обсудите карьерные цели, разберите варианты обучения и развития новых навыков.

• Обратная связь. Дайте конструктивную обратную связь по работе сотрудника, но приготовьтесь и сами получить фидбэк о своем стиле управления и организации работы в компании.

• Решение проблем. Используйте встречи как возможность выявить и решить потенциальные проблемы до того, как они станут серьезными. Это может касаться как рабочих задач, так и межличностных отношений в команде.

• Мотивация и вовлеченность. Обсудите, что мотивирует сотрудника, какие задачи ему наиболее интересны. Это поможет поддерживать высокий уровень вовлеченности даже при удаленной работе.

• Баланс работы и личной жизни. В условиях удаленки некоторым сотрудникам сложно поддерживать правильный баланс между работой и личной жизнью. Поговорите, как сотрудник с этим справляется, предложите варианты решения, если надо.

• Долгосрочное планирование. Не забывайте обсуждать не только текущие задачи, но и долгосрочные цели сотрудника и компании. Это поможет увидеть перспективу и чувствовать свою роль в общем успехе организации.

• Фиксация результатов. После каждой встречи важно зафиксировать ключевые моменты обсуждения и договоренности. Это поможет отслеживать прогресс и возвращаться к важным темам на следующих встречах.

Если руководитель сумеет регулярно проводить такие встречи, уделять им внимание, в команде возникнет атмосфера доверия и открытости. Это непременно отразится на результатах работы всей компании. Не бойтесь экспериментировать с форматом и содержанием, адаптируя под особенности организации и потребности конкретного сотрудника.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы упростить рабочие процессы

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо