Кому подойдет внедрение Work Managment в процессы работы?

Именно здесь на помощь спешит Work Management (управление рабочими процессами) – новый подход, с помощью которого можно организовать процессы, уменьшить хаос в работе и повысить продуктивность.

Work Management идеально подходит для:

1. Малого и среднего бизнеса, стремящегося к росту. Компании, которые только начинают свой путь и стараются масштабировать процессы, часто сталкиваются с проблемами, связанными с дублированием задач или потерей времени на поиск информации. Work Management помогает наладить порядок, освобождая ресурсы для роста и поиска новых клиентов.
2. Крупных корпораций с разветвленной структурой. Для больших бизнесов со множеством отделов и подразделений координация становится настоящей болью. Система управления процессами позволяет лучше фиксировать задачи, устанавливать сроки, контролировать их выполнение и давать актуальные отчеты клиентам.
3. Проектно-ориентированных бизнесов. Если в организации ведется сразу несколько проектов, крайне важно управлять ими централизованно, исключая перезагрузку сотрудников или растрату бюджета. Work Management помогает следить за сроками и распределением ресурсов, избегая штрафов и срывов графиков.
4. Именно вам, если вам важна командная работа. Любая компания или команда, стремящаяся к улучшению коммуникации и организации процессов, однозначно выиграет от внедрения Work Management. Это тот инструмент, который объединяет сотрудников, делая их усилия направленными на общий результат.

Почему управление бизнес-процессами так важно?

Многие считают управление бизнес-процессами просто очередной модной тенденцией. Однако на деле от качественной организации процессов зависит эффективность компании. Современные бизнесы уже убедились, что хаотичное выполнение задач приводит к потерям ресурсов, клиентов, снижению конкурентоспособности и увеличению стресса для команды.

Управление процессами исключает хаос

Хаотичный подход к выполнению задач обычно сопровождается ошибками, которые могут стоить бизнесу дорого. К примеру, дублирование работы между командами, несогласованные изменения приоритетов или просто забытые задачи. Work Management помогает исключить эти проблемы, перенося все процессы в единое пространство, где они становятся прозрачными для всех участников, включая клиентов.

Снижение затрат и увеличение прибыли

Автоматизация и оптимизация процессов делают выполнение задач менее затратными для бизнеса. Представьте, что вместо пяти согласований каждый документ проходит одно основное. Или что сотрудник тратит на отчет не час, а 10 минут благодаря шаблонам, например из библиотеки Teamly. Все это высвобождает время и деньги, позволяя бизнесу сосредоточиться на поиске новых клиентов.

Улучшение внутренней дисциплины и ответственности

Четкие сроки выполнения, распределение задач между сотрудниками и систематический контроль помогают повысить дисциплину команды. Когда каждый знает, за что отвечает, риск недоразумений и несогласованности резко снижается.

Гибкость в меняющемся мире

Современный бизнес и запросы клиентов меняются стремительно, и компании должны быть готовы к быстрой адаптации. Компетентный менеджмент процессов позволяет быть гибкими, внедрять новые методы работы и менять приоритеты практически в реальном времени.

Кто должен отвечать за внедрение Work Management?

Успешность внедрения Work Management зависит от правильного подхода и понимания того, кто на разных этапах процесса должен взять на себя ключевые роли. Вот кто чаще всего задействован.

Руководство компании

Руководитель или топ-менеджмент играет решающую роль в формировании общего видения и постановке целей внедрения Work Management. Без их поддержки этот процесс становится крайне сложным. Именно они определяют, какие проблемы нужно решить и каким образом система будет интегрирована в стратегию бизнеса.

IT-отдел

В большинстве случаев внедрение Work Management сопровождается использованием специального ПО. Здесь на первый план выходит IT-департамент: занимается настройками, внедрением, тестированием и поддержкой систем. Кроме того, IT-специалисты обучают сотрудников использовать новые инструменты.

Отдел управления проектами

Обычно именно менеджеры проектов становятся главными «защитниками» Work Management. Они координируют работу команды, распределяют задачи и следят за выполнением сроков. Именно они первыми видят пользу от применения системы, так как это значительно облегчает их работу.

Все сотрудники компании

Нельзя забывать, что внедрение Work Management касается каждого члена команды. Ведь эффективность инструмента напрямую зависит от того, насколько сотрудники будут активно и правильно его применять. Поэтому важно обучить всех, объяснить преимущества системы и показать, как она облегчит их работу.

Как выбрать систему управления процессами для своей компании?

Выбор подходящей системы управления процессами является ключевым шагом, который определяет успешность внедрения Work Management в бизнес. Правильный выбор помогает оптимизировать процессы, повысить продуктивность сотрудников и обеспечить прозрачность в работе. Давайте рассмотрим основные шаги, которые помогут сделать обоснованный и эффективный выбор.

1. Сформулировать конкретные цели внедрения

Прежде всего, необходимо четко определить, какие результаты вы хотите достичь с помощью новой системы. Например:

• Повышение прозрачности процессов. Если команда сталкивается с проблемами недостатка информации, важно выбрать решение, которое улучшит видимость задач и статусов их выполнения.

• Оптимизация распределения ресурсов. Если основной проблемой является неэффективное распределение времени и сил, то система, которая позволяет видеть загрузку сотрудников, будет спасением.

• Улучшение коммуникации. Снижает число недоразумений между членами команды и клиентами, облегчая совместную работу.

2. Изучить потребности команды

Когда на руках есть ясное представление о целях, нужно оценить реальность внутри команды. Рассмотрите следующие аспекты:

• Размер бизнеса. Разные системы могут быть более подходящими в зависимости от размера команды и числа клиентов. Для небольших команд могут подойти более простые решения, тогда как в крупных компаниях важно наличие функционала для масштабирования.

• Уровень технической подготовки сотрудников. Оцените, насколько команда готова адаптироваться к новым технологиям. Если сотрудники не знакомы с цифровыми инструментами, необходимо выбирать интуитивно понятные системы, которые требуют минимального обучения и не вызывают стресс.

• Масштаб задач. Системы управления процессами могут отличаться по функционалу в зависимости от типа задач. Например, выделяйте больше времени на изучение решений для проектной работы, если ваша команда занимается проектами, а не рутинными задачами.

3. Провести оценку возможных инструментов

Следующий шаг – исследование доступных тематических решений и их функционала. Сравните различные системы по таким критериям:

• Функциональные возможности. Какие модули доступны, как можно их адаптировать под ваши задачи (например, управление проектами, управление задачами, интеграции с другими системами)?

• Юзабилити. Насколько удобно и интуитивно использовать интерфейс системы? Есть ли возможность кастомизации?

• Поддержка и обучение. Предлагает ли система обучение для ваших сотрудников, доступен ли технический саппорт?

• Отзывы и рекомендации. Ищите отзывы пользователей, анализируйте мнения на форумах и специализированных сайтах, а также расспрашивайте у коллег из других компаний, которые уже внедрили подобные решения.

4. Протестировать выбранные решения

Перед тем как окончательно остановиться на конкретной системе, будет полезно протестировать несколько из них. Многие продукты предлагают бесплатные демо-версии или пробные периоды. На этом этапе важно:

• Получить обратную связь от команды. Да, ваше мнение важно, но как команда воспринимает новую систему? Убедитесь, что они нашли выбранное решение удобным и полезным.

• Проверить практические сценарии. Попробуйте смоделировать реальные задачи и процессы, которые вы будете выполнять в системе. Это поможет увидеть, насколько хорошо решение вписывается в ваши потребности.

5. Советы по адаптации и гибкости внедрения

Наконец, важно помнить, что внедрение системы управления процессами – это не одноразовое действие, а долгосрочный проект. Вот несколько советов, которые помогут настроить систему под нужды вашего бизнеса:

• Адаптивный подход. Не бойтесь настраивать систему под специфические требования вашего бизнеса. Многие платформы позволяют изменять процессы и настраивать функции в зависимости от запросов пользователей.

• Постоянная обратная связь. Создайте открытые каналы для обсуждения. Регулярно собирайте мнения команды и учитывайте их пожелания при корректировке процессов.

• Обучение и поддержка. Обеспечьте постоянный доступ к ресурсам, которые могут помочь вашей команде освоиться. Это могут быть обучающие курсы, вебинары или видеоинструкции.

• Гибкость в использовании. Не зацикливайтесь на одной модели. Возможно, некоторые процессы стоит хранить вне системы из-за их небольшого объема или специфичности. Найдите баланс.

Заключение

Work Management помогает не только организовать бизнес, но адаптироваться к любым вызовам. Начав внедрение, вы сможете эффективнее решать задачи и опередить конкурентов.

Внедрение Work Management – это не просто выбор новой платформы или распределение ролей. Этот процесс требует системного подхода, в том числе изменения культуры компании. Важно:

• Уделить внимание обучению команды.

• Постоянно анализировать, насколько эффективно работает внедрённая система.

• При необходимости корректировать процессы.

Если все сделать правильно, то в скором времени вы увидите, как эффективность работы вашей команды возрастает, а в компании появляются ресурсы для новых свершений.

Как внедрение Work Management работает на практике – читайте здесь.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо