Что скрывает AI: как вдохнуть жизнь в корпоративные базы знаний и пересобрать правила работы

По свежим исследованиям Asana, до 60% рабочего времени уходит вовсе не на сами задачи. А на что же? На организационную суету. Поиск информации, общение в чатах, попытки вспомнить, в каком сервисе хранится нужный документ, переключения между системами, логины, пароли… Короче говоря – «работа по подготовке к работе». И это не локальная проблема: в разных странах – одни и те же цифры. Результаты исследований вы можете увидеть ниже в таблице, и они довольно наглядны.

Просто вдумайтесь: почти две трети времени сотрудники не создают ценность, а «настраиваются» на неё.

А теперь добавим отчёт от McKinsey: 20% времени (а это почти два часа в день!) тратится на поиски информации, которая уже есть где-то внутри компании. На неделе – это плюс-минус полноценный рабочий день. И ведь это не творческий поиск, а банальный «где лежит инструкция по выгрузке отчётов». А сколько таких потерь на год по всей компании? Цифры внушительные, если задуматься.

Эта потеря времени – не просто неэффективность. Это пробел в системе, который снижает скорость процессов, раздражает сотрудников и в конечном счёте может отражаться на бизнес-показателях.

Почему база знаний часто есть, но как будто её нет?

Мы в TEAMLY давно выступаем за то, чтобы у любой команды была удобная, понятная и рабочая база знаний. И большинство компаний её действительно создают. Но вот беда: единицы используют её по-настоящему эффективно. Остальные просто «держат на всякий случай». Почему так? Что не так с этими базами?

Ответ простой – не в команде дело, а в подходе. Есть несколько причин, по которым даже самые подробные инструкции не работают.

1. Недоверие: «Вдруг в базе ошибка?»

Представим ситуацию: новичок в команде не знает, как выполнить задачу. Он знает, что у компании есть база знаний. Но вместо того, чтобы воспользоваться ей, идёт в рабочий чат и спрашивает: «Кто подскажет, как сформировать отчёт из CRM?»

Почему? Ответ прост: он не уверен, что база актуальна. А вдруг инструкция старая? А если там вообще другой интерфейс, и он потратит лишние полчаса, чтобы это понять? В голове включается логика: быстрее спросить у «живого» человека, чем ковыряться в записях.

Итог: время теряется, коллеги отвлекаются, вопрос решается, но не системно. И ситуация повторяется снова и снова. В среднем – до 9 часов в неделю.

2. База знаний есть, но она не «живая»

В компании может быть огромный объём документации, инструкций, памяток – и при этом она не помогает. Почему? Потому что сотрудники не знают, где всё это хранится. Или знают, но не могут понять, как искать.

Обычная история: у вас есть идеальная инструкция по настройке CRM. Но она лежит где-то в «папке обучения», внутри общего хранилища, к которому у нового сотрудника ещё нет доступа. Или он просто не знает, что такая инструкция существует.

В результате – база знаний превращается в кладбище документов: вроде бы лежит, но никто не использует.

3. База знаний – не часть рабочего дня

И, пожалуй, самый серьёзный просчёт: базы знаний существуют отдельно от рабочих процессов. Чтобы ей воспользоваться, нужно:

• помнить, что ответ, возможно, есть в базе;

• выйти из текущего приложения;

• найти платформу, на которой лежит документация;

• понять, как она устроена;

• попытаться найти нужное.

Сложно, долго, неудобно. Особенно если ты в разгаре задачи. Вот почему сотрудники в итоге просто спрашивают друг у друга. Так быстрее – но не продуктивнее.

По факту, большая часть типовых запросов может решаться за секунды, если под рукой есть удобный цифровой ассистент. Вы уже догадываетесь, к чему мы клоняем? Конечно – к AI.

Что происходит, если база знаний не работает

Последствия ощутимы. Рабочие чаты перегреваются от однотипных вопросов. Специалисты с опытом отвлекаются от своей основной работы, чтобы в десятый раз объяснить, как заполнить карточку клиента. Люди устают, снижается вовлечённость, появляются ошибки.

К тому же у многих компаний есть ложное ощущение, что база знаний – это просто архив. Что-то вроде «корпоративной википедии» со скучными регламентами. Но если она не обновляется, сотрудники принимают неверные решения, теряется ценность информации, а вместе с ней и доверие к системе.

Настоящая польза базы – в её актуальности, доступности и интеграции в повседневную работу.

Как AI может вдохнуть жизнь в базу знаний

Перекидывать сотрудников на длинные статьи и документы – не вариант. Людям нужны быстрые, понятные и персонализированные ответы. И вот здесь на сцену выходит искусственный интеллект.

Мы в TEAMLY внедрили AI-технологии не ради моды. А потому что он помогает превратить хаос в порядок. Вот что он умеет:

1. Понимать человеческий язык. Можно задавать вопросы так, как вы бы спросили коллегу – и AI поймёт.

2. Генерировать конкретный ответ. А не просто отправлять ссылку на статью.

3. Встраиваться в платформу. Не надо переключаться между окнами. AI работает прямо в TEAMLY, в том же интерфейсе, где вы уже работаете.

Самое ценное: AI использует внутреннюю базу знаний компании, а не просто ищет по интернету. Это даёт точные, релевантные ответы с учётом специфики команды.

Практика: как AI сэкономил нам дни работы

Давайте покажем на реальном кейсе. Весной мы готовили конференцию TEAMLY WORK MANAGEMENT. Нужно было сделать 12 email-рассылок с приглашениями. Казалось бы, рутинная задача. Но вот как она выглядит по времени:

1. Написание текста: 40 минут на каждое письмо.

2. Сбор базы контактов: минимум 30 минут.

3. Иллюстрации: 30 минут на подбор референсов, 10 – на составление ТЗ, 40 – на дизайн.

Итого: 3 часа на одну рассылку. Умножаем на 12 – и получаем 36 часов, то есть почти рабочую неделю.

С AI мы решили действовать умнее.

• На генерацию первого черновика письма уходит 2–3 минуты. Редактирование – максимум 10.

• Сбор базы автоматизируется: AI анализирует предыдущие кампании, актуализирует списки, объединяет и предлагает готовую таблицу.

• Подбор визуалов и создание ТЗ дизайнеру занимает 5–7 минут.

В итоге: весь цикл одной рассылки укладывается в 1 час 15 минут. Это в два с половиной раза быстрее. А ещё и время на кофе остаётся.

Как работает AI-помощник внутри TEAMLY

Мы встроили ассистента прямо в интерфейс платформы, и он работает в двух режимах:

1. Быстрый чат. Подходит для уточняющих вопросов, справочной информации, коротких ответов.

2. Полноэкранный режим. Удобен для сложных задач, где нужно вести диалог, уточнять детали, сохранять контекст.

– он помнит, где вы остановились. Всё как у хорошего живого помощника.

 Финальная мысль: AI хорош, если база – качественная

AI – это мощный инструмент. Но его сила зависит от того, чем он «питается». Без актуальной, живой базы знаний он будет просто симпатичным болтушкой. А если база выстроена грамотно – тогда вы получаете полноценного цифрового помощника, который экономит часы, снижает количество ошибок и делает рабочий день чуть приятнее.

Так что не ждите чуда. Постройте крепкий фундамент – и AI покажет вам, на что он способен.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо