Как распределять задачи между сотрудниками: инструкция + примеры

Эффективное управление задачами – не просто удобство, а необходимость. Оно экономит время, улучшает коммуникацию в команде и повышает общую продуктивность. Ниже – пошаговая инструкция, основанная на реальном опыте управления проектами.

Почему система задач так важна

Ещё в древности люди поняли: выживание зависит от правильного распределения ролей. Охотники добывали пищу, воины защищали племя, ремесленники создавали инструменты. Если обязанности делились нерационально или мотивация отсутствовала – группа слабела и исчезала.

Современные проекты работают по тому же принципу. Если задачи распределены хаотично, а вознаграждение не соответствует усилиям – команда теряет эффективность, и проект проваливается.

Хорошая система управления задачами превращает группу специалистов в слаженный механизм, где каждый понимает:

1. Что от него требуется (конкретные задачи и сроки);

2. Что он получит за результат (материальное или нематериальное вознаграждение);

3. Какие последствия будут в случае срыва (штрафы и репутационные риски);

Ответ на первый пункт даёт правильная постановка задач менеджером проекта.

Шаг 1. Составьте перечень задач и определите состав команды

На этапе планирования руководителю проекта необходимо с высокой точностью определить трудозатраты по каждому участнику команды. Погрешность в расчетах не должна превышать 50 часов на специалиста, иначе возрастает риск срыва сроков. Для формирования реалистичного плана менеджер опирается на исторические данные по аналогичным проектам и консультации с техническими экспертами.

Рассмотрим конкретный пример команды мобильной разработки

• 1 разработчик (fullstack)

• 1 UX/UI-дизайнер (универсальный специалист)

• 1 технический писатель

• 1 менеджер проектов (выполняет исключительно управленческие функции)

После анализа требований проекта сроком на 2 месяца руководитель выявляет дисбаланс ресурсов.

Расчет рабочего времени

• стандартный месяц: 164,9 рабочих часа (без учета праздников);

• с учетом перерывов и непродуктивного времени: 164,9 -10% = 148,4 эффективных часа;

• на двухмесячный проект: 296,8 часа на специалиста.

Анализ потребностей

• разработка: 600 часов / 148,4 = 4,04 месяца для одного программиста → требуется минимум 2 разработчика;

• дизайн: 222 часа (1,5 месяца работы);

• документирование: 148 часов (ровно 1 месяц).

Оптимизация ресурсов

• дизайнер будет загружен на 75% (может параллельно участвовать в другом проекте);

• технический писатель нужен на 50% занятости (возможна частичная занятость или фриланс).

Ключевые выводы

1. Недостаток разработчиков критичен – без расширения команды проект затянется на 4 месяца вместо двух запланированных;

2. Дизайнерские ресурсы используются неэффективно – стоит перераспределить нагрузку;

3. Технический писатель может совмещать проекты без ущерба качеству.

Приведенные цифры носят иллюстративный характер, но наглядно демонстрируют принцип планирования. Отсутствие детального расчета трудозатрат на старте – верный путь к провалу.

Грамотное распределение ресурсов позволяет не только уложиться в сроки, но и оптимально использовать потенциал каждого члена команды.

Шаг 2. Анализ трудозатрат и оптимальное распределение задач

На первый взгляд кажется логичным разделить месячную нагрузку в 300 часов поровну между двумя разработчиками – по 150 часов каждому. Однако в реальности такой подход часто оказывается нерабочим. Почему? Потому что специалисты обычно имеют разную экспертизу – один может заниматься исключительно фронтендом (250 часов работы), другой – только бэкендом (350 часов). В этом случае равномерное распределение невозможно в принципе.

Рассматриваемый пример с выделенным проект-менеджером и узкоспециализированной командой характерен скорее для крупных организаций. В таких условиях над проектом могут одновременно работать пять и более разработчиков, каждый из которых отвечает за конкретное направление. При этом сам менеджер чаще всего курирует несколько проектов параллельно. Его ключевая задача – обеспечить своевременное выполнение всех инициатив без превышения бюджета и перегрузки сотрудников. Это напоминает эквилибриста, который должен удерживать равновесие на канате, одновременно жонглируя горящими факелами.

В таких условиях без профессиональной системы управления задачами действительно не обойтись. Современный рынок предлагает множество решений, как международных (ClickUp, Wrike, Confluence), так и российских (Bitrix24, TEAMLY).

Умные таблицы в TEAMLY представляют собой оптимальное решение для управления задачами. Они обеспечивают удобное представление задач в виде списка. Назначение исполнителей осуществляется интуитивно понятным способом - достаточно выбрать конкретную задачу в таблице, открыть соответствующую колонку "Исполнитель" и указать ответственных сотрудников, при необходимости назначая несколько человек на одну задачу.

Для анализа рабочей нагрузки команды наиболее эффективным инструментом выступает Диаграмма Ганта. Она предоставляет наглядную визуализацию распределения задач между сотрудниками, позволяя отслеживать загрузку каждого участника проекта в разрезе дней и недель.

Шаг 3. Установите задачи с учетом нагрузки персонала

При необходимости корректировки исполнителей существует возможность «ручного» переназначения. Особенно эффективно работает система смены статусов задач через Канбан-доску. Например, перевод карточки из статуса "В работе" в "Выполнено" может автоматически инициировать смену исполнителя.

Система особенно ценна в условиях, когда требуется оперативно перераспределять задачи без потери контроля над их выполнением. Новый исполнитель получает четкое уведомление о возложенных обязанностях и может сразу приступить к работе, имея всю необходимую информацию.

Шаг 4. Контролируйте выполнение задач, проводите разборы и анализируйте нарушения сроков

Умные таблицы – важный, но не единственный инструмент. Многие документы в базе знаний создаются командой: разные участники работают над своими разделами, вносят правки и согласовывают изменения. В этом случае задача существует не как отдельная запись в таблице, а как конкретный блок в самом документе. Такой формат позволяет работать с задачами непосредственно в контексте документа, сохраняя все обсуждения и правки в одном пространстве.

Для реализации такого подхода к постановке задач необходимо предварительно оформить документ соответствующим образом.

Инструкция по организации командной работы в TEAMLY

Сформировать команду

Процесс добавления участников в проект подробно описан в нашем материале «Как не профакапить дедлайны. Таск-трекер для разрабов и не только». Предположим, все приглашенные сотрудники подтвердили участие – теперь можно добавить их в команду.

Для этого в интерфейсе статьи жмем кнопку «Командная работа» и добавляем пользователей в соответствующие группы: Исполнители (доступно на всех тарифных планах), Заказчики (доступно на всех тарифах) или Согласование (функционал платных тарифов).

Добавить новую задачу

Для добавления задачи непосредственно в статье, используйте кнопку на верхней панели инструментов. Через символ @ выберите ответственного, сразу укажите название и крайний срок выполнения. В описании между заголовком и датой четко пропишите требуемый результат и дополнительные пояснения. Созданная задача автоматически появится в личном кабинете назначенного сотрудника.

Выполнить задачу

Исполнитель может перейти непосредственно в текст статьи через этот интерфейс и внести необходимые изменения. После выполнения достаточно изменить статус задания - в статье автоматически отобразится индикатор завершения.

Передать статью другому исполнителю

В рамках платных подписок доступна функция перепередачи статей между участниками с визуальным контролем прогресса через индикаторы. Детальная информация представлена в обучающих материалах Академии TEAMLY.

Доработать статью

Как правило, один из участников становится ответственным за финальную редактуру – объединяет разрозненные части, выравнивает стиль и приводит материал к единому формату. Именно на этом этапе особенно полезны примечания: с их помощью редактор вносит правки, а любой член команды может оставлять уточнения. Для оперативного отслеживания изменений участники могут активировать мгновенные уведомления о новых комментариях в настройках.

Согласовать статью

Функционал согласования доступен в платных тарифах. Уполномоченный сотрудник имеет право либо утвердить готовый материал, либо отправить его на доработку с комментариями.

В ходе совместной работы участники получают множество уведомлений. Центр уведомлений TEAMLY решает проблему информационной перегрузки через гибкую систему фильтрации – аналогично тому, как работают фильтры в интернет-магазинах. При необходимости можно отключить отдельные типы уведомлений или все сразу с помощью общего выключателя.

Каждая статья имеет собственный чат, куда автоматически добавляются все участники рабочей группы. Этот инструмент строго тематический - обсуждения ведутся исключительно по содержанию материала, что исключает оффтоп и упрощает поиск нужной информации.

Типичные ошибки при назначении задач

Основные недочеты возникают на этапе формулирования задания. Для минимизации рисков профессионалы применяют SMART-критерии, согласно которым задача должна быть:

• Конкретной (Specific);

• Измеримой (Measurable);

• Достижимой (Achievable);

• Релевантной (Relevant);

• Ограниченной по срокам (Time-bound).

Пример неправильной формулировки: «Сделай всё из ТЗ на этом листочке как можно быстрее»

Пример правильной формулировки: «К 07.09.2025 подготовить раздел «Корпоративные коммуникации» объемом 7000-10000 знаков для статьи «Онбординг сотрудников» с описанием:

1. Правил использования мессенджеров и корпоративной почты;

2. Порядка получения стационарных и мобильных устройств;

3. Ограничений эксплуатации.

По завершении сообщить в чат статьи и обновить статус в TEAMLY».

Распространенные ошибки

1. Несоответствие исполнителя и задания;

2. Чрезмерная нагрузка на сотрудника;

3. Отсутствие механизмов контроля;

4. Нарушение иерархии при постановке задач.

Именно для предотвращения таких ситуаций разрабатываются специализированные системы управления задачами.

Как добиться эффективного выполнения задач сотрудниками

Человеческая природа устроена так, что люди инстинктивно стремятся минимизировать усилия при достижении целей. Этот принцип работает и в профессиональной деятельности – если у сотрудника нет веских причин выполнять задачу, она с высокой вероятностью останется нерешенной.

Традиционно компании делают ставку на материальную мотивацию через систему KPI. Выполнил показатели – получил премию, не выполнил – остался без вознаграждения. Однако денежные стимулы работают не всегда. Для многих специалистов важнее признание их вклада, профессиональный рост или повышение статуса в коллективе.

Наряду с программами поощрений многие организации внедряют системы контроля, создавая баланс между  «пряником» и «кнутом». Главное – соблюдать меру и не впадать в крайности.

Для успешного выполнения задач сотруднику необходимо три составляющие: четкое задание по SMART-методике, необходимые ресурсы и персональная мотивация. Это фундамент, без которого даже самая продуманная система управления будет неэффективна.

Правильная постановка задач – ключевое условие успеха. Можно иметь отличную команду и современные инструменты, но без грамотного формулирования заданий результат окажется далеким от ожиданий. Использование специализированных решений вроде Тимли значительно упрощает процесс постановки, распределения и контроля выполнения задач, помогая избежать многих распространенных ошибок.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо