Как собрать единый реестр для управления всеми проектами в TEAMLY

В этой статье разберём, как собрать, оформить и использовать такой реестр: от первых шагов до детальной настройки. Полезно будет тем, у кого уже есть таск-трекеры, но не хватает «одного окна» для управления всем происходящим. Ранее мы уже рассказывали, как внедрять трекеры и не заработать при этом коллективный саботаж – а теперь двигаемся дальше.

Когда детали заслоняют суть

Разберём ситуацию, которая знакома командам разработки. Представьте: продакт-менеджер просит доработать функциональность – добавить пользовательские настройки, чуть улучшить дизайн, накинуть пару фич. Разрабы уходят с головой в пиксели и иконки, спорит о цветах и расположении элементов. Проходит неделя, вторая, третья... А в это время пользователи продолжают жаловаться на одно и то же: приложение лагает, тормозит, плохо грузится.

Но разработчики настолько поглощены интерфейсом, что игнорируют суть – проблему производительности. Они сосредоточены на деревьях и не замечают леса.

Руководителю важно поднимать голову и смотреть шире: как всё связано, где настоящие приоритеты, что действительно влияет на результат. Реестр – это инструмент для таких задач. Он помогает не утонуть в потоке активностей и не потеряться среди трекеров, когда их становится больше двух.

Трекеры фиксируют задачи здесь и сейчас, а реестр – это ваша база знаний, стратегический контроль и архив в одном флаконе.

Примеры, где реестр помогает на практике

Маркетинг. В таблице фиксируются все рекламные кампании: каналы, бюджеты, CTR, ROI, охваты и прочие метрики. Всё видно по периодам, можно сравнивать, планировать и делать выводы.

HR. Таблица по онбордингу новых сотрудников с датами, кураторами, этапами и чек-листами. Упростит адаптацию и сократит время на контроль.

Разработка. Реестр всех обновлений: названия фич, спринты, приоритеты, ссылки на технические задания. Вся команда в курсе, кто над чем работает и что когда выйдет.

Даже если вы работаете в небольшой команде, такие реестры экономят нервы, убирают хаос и дают уверенность, что ничего не упущено.

Чем полезен реестр

Централизация. Больше не нужно искать информацию в пяти разных местах. Всё – в одном.

Аналитика. Можно отследить прогресс, выявить узкие места, понять, где затык, а где всё идёт по плану.

Гибкость. У каждого проекта – свои особенности. Реестр можно подстроить под конкретные задачи и людей. Подробнее – в нашем гайде.

Строим реестр на базе Умных таблиц TEAMLY

Сейчас покажем, как собрать полноценный реестр на базе Умных таблиц – простого и мощного инструмента, который можно адаптировать под любой бизнес-процесс.

Создаём таблицу

Всё начинается с новой Умной таблицы. В ней уже есть системные свойства:

• Заголовок

• Автор

• Исполнитель

• Дата исполнения

• Зависимости

Если какие-то из них вам не нужны – просто скрывайте через настройки представления (значок шестерёнки в правом верхнем углу).

На этом же этапе можно добавить удобное отображение. Например, представление в виде календаря – чтобы сразу видеть дедлайны.

Подключаем дополнительные свойства

Здесь начинается самое интересное. Дополнительные свойства – это как кастомные поля: вы сами решаете, что хотите отслеживать.

Примеры свойств, которые удобно использовать:

• Этап проекта – «Выбор» из фиксированных значений (планирование, реализация, тест, релиз)

• Бюджет – «Число»

• Результат теста – «Выбор» (пройдено, с ошибками, не пройдено)

• Услуги – «Множественный выбор»

• Ссылки на документы – «Ссылка»

• Подписан договор – «Чек-бокс»

• Срок лицензии – «Дата»

Все эти поля превращают таблицу в удобный и мощный инструмент для анализа и управления. Под каждую команду – свой набор.

Самое главное – это «Связь»

Ключевое свойство в Умных таблицах – Связь. С его помощью можно связать ваш реестр с другими таблицами или пространствами.

Например, вы ведёте список проектов и хотите видеть в каждой карточке связанные задачи из другого трекера – пожалуйста. Или привязать страницу с брифом, договором или внутренней документацией – легко.

Связь позволяет не дублировать данные, а собирать их как конструктор. У вас получается не просто таблица, а живая система, где всё взаимосвязано.

Каждая строка – это целая страница. Каждый элемент в реестре можно раскрыть и превратить в полноценную страницу. Там вы можете:

• добавить описание проекта;

• вставить ссылки и файлы;

• разместить блоки с iFrame (например, с внешними данными);

• прикрепить виджет с задачами – прямо внутри карточки;

• создать подзадачи и видеть их структуру.

Это особенно удобно, если проект сложный, много участников и задач, которые нужно разбить по блокам.

Как выжать из таблицы максимум

Тимли даёт необходимые инструменты, чтобы с таблицей было удобно работать ежедневно:

Фильтры. Настроить отображение только нужного (например, по исполнителю, приоритету или стадии).

Условное форматирование. Выделять важное цветом, чтобы видеть статус с первого взгляда.

Сортировка. Поможет держать в порядке даже самую длинную таблицу.

Разные представления. Календарь, канбан, Гант – для разных сценариев работы.

Комментарии. Можно обсуждать проект прямо внутри карточки – без переписок в мессенджерах.

Финал: когда у вас есть реестр – вы управляете, а не реагируете

Хорошо выстроенный реестр – это не просто табличка. Это инструмент, который избавляет от лишней рутины, минимизирует потери информации и помогает видеть картину целиком. Он даёт руководителю контроль, команде – прозрачность, а бизнесу – устойчивость.

Если вы пока ещё не используете единый реестр – попробуйте начать с малого. Сведите в одну таблицу хотя бы 2–3 ключевых проекта, добавьте базовые свойства и свяжите их с актуальными трекерами. Уже через неделю вы почувствуете разницу.

А если хочется подробнее – посмотрите – наш гайд по настройке Умных таблиц. Он покажет, как превратить простую таблицу в настоящий центр управления полётами.

Готовы? Тогда самое время открыть TEAMLY и сделать первый шаг к порядку в проектах.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо