Что делает руководитель проекта
Разбираемся с основными функциями руководителя проекта, его ролью в компании, а также необходимыми умениями и навыками.
6 минут
Работу выполняет команда, деньги платит заказчик — кажется, что руководитель проекта лишнее звено в этой схеме. В нашей статье расскажем, почему от руководителя проекта зависит успех и какие навыки ему нужны, чтобы добиваться целей и не срывать сроки.
Кто такой руководитель проекта
Руководитель проекта, менеджер проекта или проджект-менеджер — это человек, который управляет командой и несет ответственность за достижение цели проекта. Его назначает директор компании, заказчик или инвестор. Перед ними руководитель проекта отчитывается за результат. Он выполняет роль посредника между заказчиком и командой и контролирует работу на всех этапах.
Именно от руководителя зависит успех проекта: он принимает стратегические решения, распределяет бюджет и устанавливает коммуникации в коллективе. Только он видит проект в целом и может координировать работу разных специалистов так, чтобы удовлетворить запрос заказчика.
Общие функции руководителя проекта
Несмотря на разную специфику проектов, основные функции у менеджеров одинаковые. При реализации проекта роль руководителя заключается в следующем.
✅ Контролирует эффективное с точки зрения денег и времени выполнение проекта, а если что-то идет не так — принимает решение, как это исправить или согласовывает новые сроки и бюджет.
✅ Следит за соблюдением интересов заказчика.
✅ Принимает решение сколько человек нужно в команду и нанимает персонал самостоятельно или вместе с HR компании.
✅ Организует работу команды: решает, как вести документооборот, как коммуницировать внутри команды и с заказчиком.
✅ Разбивает проект на этапы и составляет график.
✅ Устанавливает требования качества и контролирует их соблюдение.
✅ Составляет отчеты о ходе и завершении проекта руководителю компании.
Задачи РП в зависимости от стадии проекта
Все проекты делятся на пять стадий или этапов: концепция, планирование, исполнение, контроль и завершение. На каждом этапе у руководителя проекта свои задачи.
| Этап проекта | Задачи руководителя проекта |
| Концепция |
Выяснить что хочет заказчик: его требования к срокам, бюджету и результату. Например, если заказчику нужно разработать приложение, надо уточнить, кто и зачем будет использовать приложение, какие там должны быть функции, и какие приложения можно использовать в качестве примера. |
| Планирование |
Определяет, сколько людей, ресурсов и времени нужно для проекта в целом и для его отдельных этапов и задач, составляет график работ. Какие-то задачи можно выполнять параллельно, а какие-то строго последовательно — руководитель проекта должен учитывать специфику, чтобы не потерять время и грамотно распределять сотрудников. Например, при ремонте квартиры нельзя сначала поклеить обои, а потом заменить проводку, а вот устанавливать окна и двери в один день можно. |
| Исполнение |
Руководитель проекта ставит задачи команде в соответствии с планом и графиком работ. Распределяет нагрузку между сотрудниками, определяет приоритет задач, поддерживает моральных дух команды и решает конфликты. Составляет промежуточные отчеты для руководителя компании, при необходимости общается с заказчиком о ходе работы. |
| Контроль |
Оценивает, насколько результат проекта соответствует цели и удовлетворяет запрос заказчика, получилось ли уложиться в сроки и бюджет и если нет, то почему. Проверяет, что результат проекта соответствует всем требованиям качества, его работоспособность и основные функции. Например, если это сайт — как он выглядит с разных устройств, все ли кнопки работают и куда-то ведут, прогружаются ли иконки, текст и изображения. |
| Завершение |
Передает проект клиенту, получает обратную связь. Передает отчет руководителю организации. |
Должностные обязанности руководителя проекта
Вот какими обязанностями и полномочиями наделена должность руководителя проекта в любой компании.
-
Ставит цель проекта, формулирует конкретный измеримый результат работы.
-
Составляет план, делит его по этапам и задачам.
-
Определяет сроки выполнения задач и оценивает время реализации проекта.
-
Оценивает, какие нужны ресурсы и в каком количестве, в том числе и персонал.
-
Определяет бюджет проекта.
-
Прописывает, какие навыки нужны участникам команды.
-
Организует коммуникации внутри команды, в том числе собрания.
-
Разрабатывает мотивацию сотрудников.
-
Участвует в найме команды.
-
Организует базу знаний проекта: хранение и предоставление рабочих документов сотрудникам.
-
Вносит корректировки в бюджет и сроки при необходимости.
Новая концепция управления знаниями в компании
Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы
Основные навыки и характеристики хорошего руководителя
Чтобы выполнить перечисленные выше функции, справиться с задачами и привести проект к успешной реализации, человек в роли руководителя должен обладать гибкими навыками и быть подкован в технической части проекта.
Твердые навыки или хард скилл зависят от сферы работы. Нужно разобраться в процессах и технической части проекта достаточно, чтобы руководить командой, правильно рассчитать затраты времени и составить расписание. Не обязательно знать все в мельчайших деталях, руководителю нужно говорить на одном языке с узконаправленными специалистами.
Гибкие навыки (софт скиллс) универсальны для менеджеров любых проектов.
✔️ Навыки коммуникации. Хороший менеджер обсудит проект с заказчиком, выявит потребности, даже если заказчик не разбирается в теме проекта. Важно уметь улаживать конфликты и выстроить комфортные и эффективные отношения в команде: чтобы все понимали, к кому по каким вопросам обращаться, не боялись попросить помощь или проявить инициативу.
✔️ Управление своим временем и временем сотрудников команды. Руководитель должен уметь расставить приоритеты так, чтобы все успеть. Он оценивает, сколько времени займет выполнение задачи с учетом нагрузки сотрудников и решает, как успеть сделать проект к крайнему сроку вне зависимости от непредвиденных обстоятельств.
✔️ Баланс сроков, ресурсов и нагрузки. Хорошего руководителя отличает навык находить баланс: как распределить задачи и ресурсы, чтобы все успеть, но при этом чтобы команда не работала на пределе. Иначе сотрудники или уволятся или уйдут на больничный от переутомления.
✔️ Самостоятельность. Руководитель должен обеспечить полностью самостоятельную работу проекта. Команда и менеджер должны справляться со всеми вопросами и решать любые проблемы без участия руководителя компании.
✔️ Целеустремленность. Если руководитель не будет четко понимать цель и работать на результат, он не сможет правильно расставить приоритеты и погрязнет в процессе работы. В таком случае можно сорвать любые сроки.
✔️ Ответственность. Роль менеджера проекта подразумевает широкие полномочия: он принимает решения, управляет сотрудниками и контролирует работу, поэтому он несет соразмерную ответственность за результат проекта.
✔️ Самообучение. Со временем цели и задачи меняются, появляются новые программы, технологии и методы: хороший руководитель никогда не перестает учиться новому.
✔️ Наставничество. Менеджер проекта должен развивать сильные стороны сотрудников, взращивать из них руководителей и специалистов.
✔️ Стрессоустойчивость. При реализации проекта не все идет по плану: возникают непредвиденные ситуации, конфликты в команде и с заказчиком, сотрудники уходят на больничные в самое ответственное время. Хороший руководитель проекта сохраняет холодный ум и без суеты и паники принимает решение, как выходить из таких ситуаций.
✔️ Управление рисками. Это умение не только оставаться спокойным в непредвиденной ситуации, но и заранее продумать возможные неблагоприятные сценарии и подготовиться к ним.
✔️ Делегирование. Передавать задачи подчиненным — это важный навык, без которого менеджер проекта не сможет руководить, у него просто не останется времени и сил на управление людьми, если он все будет делать сам.
Чтобы менеджер успешно делегировал задачи, недостаточно сказать подчиненным что делать, нужно письменно передать подробную информацию, указать сроки и проконтролировать ход работы. Сейчас эти процессы упрощают сервисы, например, в TEAMLY можно ставить задачи сотрудникам и отслеживать степень их выполнения, согласовывать документы с руководителем или заказчиком.
Типичные ошибки менеджеров проектов
Эти ошибки совершают руководители проектов в начале карьеры. Обратите на них внимание при отборе соискателей на роль менеджера проекта, или если вы сами хотите освоить эту профессию.
❌ Работать только по инструкции. Такой подход нужен для линейных исполнителей, но менеджер проекта занимается интеллектуальной работой и часто сталкивается с непредсказуемыми или просто новыми ситуациями, которые не описаны ни в одной инструкции. Важно уметь действовать самостоятельно, без инструкций и указаний свыше.
❌ Постоянно уточнять информацию. Если руководитель проекта постоянно задает вопросы по каждой детали и нюансу, то отвлекает сотрудников и тормозит работу. Обычно руководители делают так, потому что боятся допустить ошибку.
❌ Контролировать каждый шаг. Это другой вариант поведения руководителя, который боится допустить ошибку. Руководитель проекта должен уметь делегировать задачи и доверять команде, а контрольные точки должны быть разумно распределены.
Новая концепция управления знаниями в компании
Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы
.png)
