Как управлять сотрудниками на удаленке?

Разберем, как руководителям эффективно организовать мониторинг сотрудников на удаленке, какие вызовы и возможности это даёт бизнесу, а также рассказываем о сервисах, которые упростят повседневную работу онлайн-команд.

Как удаленка отражается на продуктивности

Вопрос эффективности сотрудников при переходе на удалёнку волнует руководителей особенно остро – как никак, здесь нет магических формул, всё зависит от многих факторов, но закономерности выделить все же можно.

Преимущества

• Больше гибкости. Сотрудники самостоятельно формируют рабочий график, распределяют загрузку, выстраивают удобное для себя пространство, что снижает стресс и усталость.

• Экономия времени и ресурсов. Удалёнка устраняет затраты на поездки в офис, уменьшает транспортные расходы – это возвращает часть рабочего времени и снижает утомлённость сотрудников.

• Рост инициативности. При правильном подходе руководителя сотрудники берут на себя больше ответственности за результат, инициативы и вовлечённости становится больше.

• Доступ к более широкому рынку талантов. У руководителей открывается возможность работать с профессионалами из любого города, региона или даже страны.

Вызовы и сложности

• Потеря командной синергии. Удаленщикам труднее почувствовать «дух команды», быстрее возникает разобщенность, снижается плотность неформальной коммуникации.

• Рост риска «выгорания». Границы между работой и домом размыты – сотрудники начинают работать дольше, сложнее отдыхать, в итоге – ниже мотивация и продуктивность.

• Проблемы с самодисциплиной. Не все способны самостоятельно выстроить фокус и держать высокую планку самоорганизации без постоянного внешнего контроля.

• Сложности с обменом знаниями и опытом. Навык спросить коллегу по соседству исчезает, растут риски потерять важную информацию или дублировать чужую работу.

Что влияет на продуктивность удалённых команд?

• Единые стандарты и прозрачные процессы.

• Чётко определённые задачи и ожидания.

• Своевременная обратная связь.

• Грамотно настроенный мониторинг.

• Использование современных программ для управления задачами и знаниями.

Что нужно для организации удаленной работы

Чтобы коллектив действительно был сплочённым и эффективным вне стен офиса, руководителю важно чётко выстроить мониторинг работы. Перечислим ключевые составляющие качественной удалёнки.

1. Надёжные цифровые инструменты и каналы коммуникации

Необходимо выбрать платформы для обмена сообщениями (мессенджеры, чаты, видеозвонки) и программы для совместной работы с документами, хранения файлов. Такая основа минимизирует «информационный шум», собирает всю командную коммуникацию в одном месте.

2. Системность и прозрачность всех рабочих процессов

Для удалёнки жизненно важно, чтобы задачи, проекты и статусы сотрудников были прозрачными для всех участников. Помогает единое информационное пространство, где каждый видит, за что отвечает, к какому сроку должен выполнить задание и в каком статусе находится работа коллег.

3. Единая база знаний и централизованное хранение информации

На удалёнке риски потери знаний и информации возрастают. Поэтому должна быть удобная Wiki или онлайн-база, где хранятся инструкции, регламенты, справочные материалы, проекты – в идеале с возможностью быстрого поиска, комментариев и отслеживания актуальных версий документов.

4. Гибкое управление доступами и безопасность данных

Дистанционные команды часто состоят не только из штатных сотрудников – есть внешние эксперты, фрилансеры, подрядчики, клиенты. Очень важно настраивать гибкие права доступа, чтобы каждый участник видел только то, что ему необходимо для работы.

5. Регулярная обратная связь и поддержка

Дух команды сохраняется, если у сотрудников есть прямой канал до руководителя, регулярно проходят встречи, организованы виртуальные «командные» активности, внедряется культура признания успехов.

6. Мониторинг результативности, но не тотальный контроль

Лучшее средство управлять эффективностью – акцент на прозрачные цели, понятные метрики и результат работы, а не количество затраченных часов. Инструменты мониторинга и статистики помогают отслеживать прогресс, выявлять вовремя «узкие места» и не допускать выгорания сотрудников.

Программы, которые помогут выстроить работу удаленной команды

Современный рынок предлагает множество программ, чтобы команда могла работать как одно целое, где бы ни находились её участники. Вот самые востребованные и эффективные инструменты для мониторинга распределённых коллективов.

1. TEAMLY – сервис для командной работы и управления знаниями

Платформа, совмещающая возможности вести базу знаний, совместно работать с документами и управлять проектами.

Программа полностью отвечает всем основным запросам удалённых команд – от ежедневной рутины до долгосрочного накопления корпоративной экспертизы.

Ключевые возможности

• Совместная работа в реальном времени. Сотрудники могут работать над материалами вместе, вставлять комментарии, вести обсуждения прямо внутри статьи.

• Упоминания (@) и постановка задач. Позволяют мгновенно назначать ответственных, выстраивать динамику и сроки, контролировать процесс.

• Цветные индикаторы задач. На каждом этапе видно статус выполнения – это помогает оперативно реагировать на трудности и поддерживать ритм работы.

• Контроль версий и истории изменений. Любой документ сохраняется автоматически: можно возвращаться к предыдущим вариантам, анализировать, кто и что менял.

• Гибкие права доступа. Предусмотрена возможность дать доступ как штатным сотрудникам из разных отделов, так и внешним пользователям – клиентам, подрядчикам.

• Модуль согласования. Система позволяет удобно отслеживать этапы публикации и рецензирования, а процессы выпуска проходят быстрее и прозрачнее.

• Умная база знаний. Всё структурируется по проектам, отделам или задачам. Есть быстрый поиск, фильтры, древовидные каталоги файлов.

• Аналитика, статистика и массовые действия. Для руководителя доступны инструменты, которые позволяют видеть картину по исполнению задач, прогрессу и активности команды.

• Интеграции и импорт из других сервисов. Есть инструменты миграции из Notion и Confluence.

Преимущества для бизнеса

• Отечественная альтернатива Notion и Confluence, которая постоянно развивается и оперативно внедряет востребованные функции.

• Позволяет ускорить адаптацию новых сотрудников, благодаря единой базе знаний и обучающим материалам.

• Удобно хранить проектный опыт, предотвращать дублирование, быстро обмениваться важной информацией.

• Безопасность и полный контроль доступов обеспечивают сохранность корпоративных данных даже для больших команд или гибридного формата деятельности.

• Подходит для компаний любого масштаба – есть SaaS-версия, для крупных клиентов доступна интеграция на собственные серверы (On-Premise).

2. EvaTeam, Аспро.Agile, Moo.Team

Эти инструменты идеально подойдут для визуализации и контроля задач, построения project-менеджмента по методологиям Kanban и Agile.

Они позволяют сотрудникам и руководителям гибко распределять задачи, отслеживать дедлайны и этапы, формировать отчёты.

3. Slack и Microsoft Teams

Современная коммуникация невозможна без мощных платформ для обмена сообщениями и совместной работы в реальном времени.

Slack и Microsoft Teams – основные конкуренты на рынке корпоративных мессенджеров, оба подходят для компаний практически любого типа.

Slack

Функционал

• Создание отдельных каналов по проектам, отделам, интересам или клиентам.

• Личные и групповые чаты, быстрый обмен файлами, изображениями, ссылками, документами.

• Удобный поиск по истории сообщений, поддержка «пинованных» сообщений и напоминаний.

• Автоматизация рутинных действий с помощью ботов и встроенного Workflow Builder.

• Множество интеграций: Google Workspace, Asana, Zoom, GitHub и другие.

Особенности

Slack славится своим дружелюбным интерфейсом и возможностями кастомизации, гибкими уведомлениями, массой интеграций для построения индивидуального рабочего пространства для сотрудников.

Преимущества

Эффективен в распределённых и международных командах, где важно отслеживать широкий спектр тем и быстро возвращаться к нужной переписке.

Microsoft Teams

Функционал

• Программа объединяет чаты, видеозвонки, календари, планировщики, файлообмен и хранилище документов.

• Главная интеграция – с программами Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Outlook).

• Возможность организации каналов под проекты, отделы и рабочие группы.

• Прямые встречи (личные и командные), планирование мероприятий из Teams в календаре.

• Реализация видеоконференций, совместная работа над файлами непосредственно в чате.

Особенности

Продуман для офисов с развитой ИТ-структурой, часто используется крупными компаниями и теми, кто уже внедрил Office 365.

Преимущества

Интеграция с корпоративной инфраструктурой, высокая безопасность, централизованное управление пользователями и файлами.

Обе программы закрывают практически все коммуникационные потребности: от рабочих обсуждений до неформальных чатов, от рассылки сообщений до онлайн-совещаний и интеграции с любыми современными рабочими платформами.

4. Zoom и Google Meet

Программы для проведения созвонов, встреч, совещаний, индивидуальных и командных ретроспектив.

Особенно удобны для регулярных «пятиминуток», онлайн-обучения и личных разговоров.

5. Google Docs и Office 365

Для совместной работы сотрудников над текстами, табличными файлами, презентациями – без необходимости устанавливать специальное ПО.

Ключевое отличие программ – автоматическое сохранение, одновременное редактирование и удобный комментарий.

Заключение

Организация удалённой команды – это не только вызов, но и уникальная возможность для компании перейти на новый уровень эффективности, гибкости и прозрачности. Ключевой фактор успеха – грамотное применение современных программных решений, которые обеспечивают чёткую структуру информации, удобную коммуникацию и прозрачность процессов.

Главное – не бояться пробовать новые технологии, внедрять лучшие практики удалённого управления и адаптировать свои процессы под ритм современной цифровой экономики.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо