Новый сотрудник в штате: запускаем дистанционный онбординг в TEAMLY

Сегодня делимся опытом нашего HR-отдела: как мы выстроили систему онбординга для дистанционных сотрудников.

Знакомьтесь — наш новый маркетолог

Всегда приятно представлять нового коллегу: провести его по офису, увидеть, как аналитики отрываются от графиков, а копирайтеры — от текстов, чтобы тепло поздороваться. Кто-то улыбнётся, кто-то подмигнёт, а кто-то тут же засыплет вопросами — так рождается первое ощущение команды.

Но с удалёнщиками всё иначе. Официальное представление сводится к паре строк в общем чате — и дальше новичок остаётся один на один с задачами. Конечно, за ним закрепляют руководителя, а на некоторых ролях — например, в маркетинге или дизайне — ещё и наставника. Но живого контакта, того самого «привет, давай выпьем кофе?», уже не заменишь.

Онбординг: правила, доступы, инструкции

Каждому новичку предстоит изучить ряд важных документов компании и строго их соблюдать.

Корпоративные стандарты. Здесь прописаны основные принципы работы: как мы относимся к компании, коллегам, задачам и клиентам. Это основа, на которой строится командное взаимодействие.

Правила трудового распорядка. Для удалённых сотрудников они имеют свои особенности. Вместо жёсткого графика — чёткие требования к отчётности и результатам. Главное — не присутствие онлайн с 9 до 18, а выполнение задач в срок.

Рабочие инструменты и доступы. В этом разделе — список всех систем, которыми предстоит пользоваться, а также инструкции по регистрации в них. Набор зависит от отдела:

• маркетологи работают с сервисами аналитики и email-рассылками,

• продажники осваивают CRM,

• разработчики получают доступ к репозиториям кода и системам контроля версий.

Каждому — своё, но порядок работы един для всех.

Реестр документов приличный.

Но первое, что открывается новичку после трудоустройства — доступ в корпоративную базу знаний. И конечно, мы используем для этого Teamly.

Как мы строили базу знаний: от Google Docs до TEAMLY

Как и многие компании, мы начали с простого решения — загрузили все регламенты и инструкции в Google Docs, собрали ссылки в один файл и открыли доступ. Дёшево, быстро, но... неудобно. Главной проблемой стала та самая «ссылка на ссылки» — вечно терялась, а владельца корпоративного аккаунта постоянно просили прислать её заново.

Как только Тимли достиг стадии MVP, мы начали переносить самые стабильные документы (те, что не менялись месяц). И сразу почувствовали разницу: искать информацию стало проще.

А когда в Teamly добавили функцию обучающих курсов, мы сразу сверстали программу для новичков. Это заняло минимум времени: любая статья из базы знаний легко превращается в часть курса. Причём материалы не дублируются — они подгружаются из единого источника. Если что-то обновили в исходной статье, изменения автоматически появляются и в курсе. Никаких устаревших версий — только актуальные данные для всей команды.

Процесс онбординга в TEAMLY. Последовательность действий

Мы знакомим новичков с документами в таком порядке.

Общий курс

Каждый нормативный документ представлен в виде отдельного урока. Сотрудник последовательно знакомится с материалами: после прочтения подтверждает ознакомление специальной кнопкой и переходит к следующему разделу.

Для контроля усвоения информации в ключевых точках курса предусмотрены проверочные тесты. Все вопросы составлены строго на основе предоставленных материалов — если сотрудник не изучил документ, правильные ответы найти не удастся. При необходимости всегда можно вернуться к предыдущим урокам, что дополнительно способствует запоминанию информации.

Полная программа включает 18 модулей. Руководитель, назначивший курс, в реальном времени видит прогресс подчинённого: система отображает статус прохождения каждого урока. Завершающим этапом становится итоговое тестирование, после которого программа считается пройденной.

Курс отдела

Руководители отделов постепенно организовали свои разделы в общей базе знаний. Сначала это была инициатива снизу — способ избежать повторяющихся объяснений. Со временем мы начали поощрять авторов полезных материалов небольшими бонусами.

Курсы создаются по аналогичной схеме: существующие статьи выстраиваются в логической последовательности, дополняются тестами там, где это необходимо.

Для маркетологов стандартный курс может включать:

• Структура маркетинговой воронки компании;

• Используемые инструменты и платформы;

• Руководства по стилю;

• Процедуры согласования контента и рекламных кампаний;

• Метрики эффективности и порядок отчетности.

Если объяснять эти моменты в индивидуальном порядке, можно потратить не один рабочий день. А систематизированное обучение позволяет новичку самостоятельно освоить всю необходимую информацию без отрыва коллег от текущих задач.

Дополнительные материалы

Многие специалисты в нашей компании владеют навыками, выходящими за рамки их основных обязанностей. Такие знания позволяют брать задачи из смежных областей, оптимизируя рабочие процессы.

Пример: Фронтенд-разработчику требуются данные из базы данных. В стандартном сценарии запрос формирует бэкенд-специалист. Однако, освоив базовый SQL и изучив структуру БД продукта (доступную в корпоративной базе знаний), фронтенд-разработчик может самостоятельно подготовить запрос — после обязательного согласования с ответственным за бэкенд.

Результат:

• Ускорение процесса выполнения задачи;

• Возможность дополнительного вознаграждения (при соответствующей системе оплаты);

• Развитие профессиональных навыков сотрудника.

Самостоятельное изучение SQL — личная инициатива специалиста, тогда как актуальная информация о структуре базы данных всегда доступна в систематизированном виде в корпоративных ресурсах.

Материалы, не связанные с производством

Даже для дистанционных специалистов у нас предусмотрена система поощрений. Все детали этой программы (как вы могли предположить) размещены в базе знаний компании.база знаний

В данном разделе представлены:

• Информационные статьи о действующих бонусных программах;

• Условия получения дополнительных вознаграждений;

• Актуальные корпоративные инициативы.

В отличие от обучающих курсов, эти материалы не требуют последовательного изучения — сотрудники могут ознакомиться с ними в любое время по мере необходимости.

5П-сопровождение: онлайн-адаптация

Может сложиться впечатление, что наш процесс адаптации сводится к самостоятельному изучению материалов: «Вот база знаний, вот курсы — разбирайся». Однако в реальности система устроена иначе.

В процессе адаптации мы активно используем видеосвязь с новичком. В компании принята методика поэтапного сопровождения — правило пяти первых:

• Первый день — не менее двух звонков или один последовательно с несколькими коллегами.

• Первая неделя — ежедневные звонки с HR и руководителем подразделения.

• Первый месяц — созвоны раз в неделю с руководителем отдела помимо производственных.

• Первый квартал — со второго месяца по одной беседе с HR и непосредственным начальником ежемесячно.

• Первые полгода — большой созвон по результатам адаптации (HR, руководитель, профильный директор).

HR-специалист фиксирует прогресс адаптации в электронной таблице. Для удобства мы создали шаблон — за три минуты можно развернуть готовое рабочее пространство с автоматизированной таблицей онбординга, где уже предусмотрены все этапы введения сотрудника в должность.

Конечно, приведённый пример отражает лишь базовую структуру. Реальная рабочая таблица включает значительно больше деталей: конкретные сроки по каждому этапу, специальные пометки и профессиональную HR-терминологию.

Решение использовать TEAMLY для адаптации команды разработчиков стало осознанным выбором. Наш опыт подтверждает, что платформа не только жизнеспособна, но и эффективно решает сложные задачи онбординга. Особенно показательно, что система успешно справляется с адаптацией тех самых специалистов, которые занимаются её разработкой – это лучшая демонстрация возможностей продукта.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо