Библиотека решений
Консалтинг TEAMLY
Как 2ГИС мигрировал 150 000 страниц базы знаний на TEAMLY без потерь
Представьте: у вас есть огромная база знаний из 110 разделов и вам надо её перенести. Сложно? А теперь представьте, что сделать это надо быстро и счёт идёт на недели… Именно с такой задачей столкнулся департамент производства 2ГИС. Спойлер: команда использовала платформу TEAMLY и смогла сохранить 150 000 страниц, которые создавались на протяжении 5 лет.
О компании
2ГИС создаёт удобный и современный информационный сервис для жителей городов. Это подробные карты, справочники организаций и навигатор для построения маршрутов на любом виде транспорта. Всё началось в 1999 году с электронной план-схемы Новосибирска. Сегодня 2ГИС поддерживает актуальную информацию уже о 1462 городах мира.
Самый важный капитал компании — это данные о местах: дома, компании, телефоны, дороги и так далее. Масштабы впечатляют: 2ГИС поддерживает актуальные сведения о 5 млн организаций.
| Клиент | 2ГИС |
| сфера | Карты городов с навигацией |
| решение | Коробка |
| штат | 2000+ |
| сайт | 2gis.ru |
Особенности компании
Департамент производства 2ГИС (СУП — система управления производством) обратился в TEAMLY с задачей переноса базы знаний. Именно эта команда отвечает за сбор данных для справочников.
Департамент производства 2ГИС — это:
- 500+ сотрудников.
- Команды в десятках городов — от Калининграда до Камчатки.
- Большой объём задач и данных.
- Сложные взаимосвязанные процессы между отделами.
Команда СУП буквально руками создаёт карты: картографы ходят по домам и улицам, находят и опрашивают компании, и так в сотнях городов по всей России и за её пределами. Ещё в департамент входит колл-центр, который параллельно собирает данные по телефону.
До TEAMLY: наработали огромный объём знаний, но пришлось менять сервис
Главный продукт 2ГИС — это богатая, подробная информация, которую нужно систематизировать. Конечно, без базы знаний здесь не обойтись, и в последние несколько лет департамент использовал Notion.
Александр Сырков
Product Lead 2ГИС
База знаний — основа работы 2ГИС
Система задействована в ежедневной работе тысяч человек
Уход привычного сервиса с российского рынка значительно повлиял на производительность
Команда СУП 2ГИС стала задумываться о переносе базы знаний в 2023 году и процесс не ограничивали по времени. Однако Notion объявил об уходе с российского рынка, поэтому пришлось ускориться. До последнего момента оставалось неясным: что произойдёт с накопленными данными? Останется ли к ним доступ? Чтобы сохранить свой главный капитал и перенести его на безопасную платформу, у команды СУПа оставалось несколько недель.
TEAMLY выбрали по 5 решающим критериям
On-premise решение
Все данные хранятся на собственных серверах компании, а не в облаке.
Вместимость: 500 000 документов
TEAMLY справляется с хранением сотен тысяч документов.
Миграция через API
Такой перенос не упирается в ограничение экспорта через csv-файлы, при этом TEAMLY обеспечивали поддержку при миграции.
Индивидуальный мигратор
Инструмент миграции доработали под задачи 2ГИС, что обеспечило полный перенос без потерь.
Российское ПО
Понятная юрисдикция и удобная оплата сервиса.
Данные Департамента производства перенесли за 2 недели
Переезд со старой базы данных проходил в авральном режиме — никто не был уверен, сохранится ли доступ к данным на иностранном сервисе. Команда СУП вместе с техподдержкой TEAMLY настроила автоматическую миграцию . Особенность заключалась в том, что переносили не просто статичные таблицы, а живые базы. Из-за этого возникали различные сложности: приходилось откатывать некоторые действия и запускать заново после доработки. Несмотря на трудности, удалось перенести практически все данные.
110
разделов
150 000
страниц
Александр Сырков
Product Lead 2ГИС
90% данных мигрировало успешно. Круто, что мигратор достаточно качественный —учитывал всю специфику и переносил поля, виртуальные таблицы с запросами и т. д. Мигратор ещё можно улучшать, но в той ситуации, когда время ограничено и есть много непонятного, 90% — это хороший результат.
Александр СырковProduct Lead 2ГИС
После переноса данных в TEAMLY сотрудники сразу начали работу в новой системе. Чтобы облегчить адаптацию, руководители Департамента производства подготовили FAQ на основе частых вопросов, а также написали для сотрудников посты с видео и скриншотами. Полноценное обучение проводить не стали из-за слишком сжатых сроков переезда.
Следующим этапом стало выстраивание внутренних процессов. Например, создали специальную таблицу, чтобы найти владельцев страниц, так как авторство потерялось в предыдущей базе данных. В таблице закрепили ответственных за пространства и каждого опросили, нужна ли ему та или иная информация.
Итоги
Сейчас Департамент производства 2ГИС использует новую базу знаний для текущей работы. Команда продолжает заниматься сбором и актуализацией информации.
Даже если глаза боятся (при виде 150 000 страниц) — руки делают. Опыт 2ГИС показал: команда TEAMLY и наш автоматический мигратор могут перенести сложные базы знаний быстро и без потерь. Основной капитал — информация, накопленная за несколько лет — был надёжно сохранён.
Другие кейсы
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знаний
Читать кейс
Опыт RusJet: интеграция TEAMLY c Битрикс24
В этом кейсе мы расскажем, как «РусДжет» смогли улучшить свою рабочую среду. Компания долгое время использовала Модуль Wiki от «Битрикс24», но столкнулась с ограничениями функционала. Наши переговоры и анализ конкурентов привели к выбору облачного TEAMLY, который наилучшим образом сочетает в себе функциональность, необходимую компании, и соответствует бюджетным ожиданиям.
Читать кейс
Структуризация знаний компании Интерлизинг на платформе TEAMLY
Оперативное развертывание сервиса и интеграция с AD
Читать кейс
Трансформация бизнеса: опыт производителя АЙСКО
В апреле 2023 года компания приступила к внедрению TEAMLY. Один из важных этапов этого процесса был связан с успешной миграцией данных из Notion
Читать кейс
abcAge: строим систему управления знаниями и культуру разбора полетов
Мы рассмотрим уникальный опыт компании abcAge — от выбора решения до построения системы управления знаниями. Разберем, какие вызовы были преодолены и какие результаты были достигнуты. Опыт AbcAge подскажет, как построить культуру разбора полетов и обеспечить эффективное управление знаниями внутри вашей компании.
Читать кейс
БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями
В этом кейсе мы исследуем, как философия компании сыграла ключевую роль в успешном внедрении платформы TEAMLY. Умение отсекать все лишнее и фокусироваться на главном позволило компании организовать свои знания с учетом реальных потребностей.
Читать кейс
Runetlex: переезд с зарубежного ПО
Комфортная замена Notion с сохранением внутренней структуры систематизации знаний
Читать кейс
TEAMLY для обучения линейного персонала в компании Грузчики.ру
Создание единой базы знаний в облаке
Читать кейс
Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром
Создание базы знаний для быстро растущей компании
Читать кейс
Как мигрировать базу знаний из Notion за 6 шагов: опыт провайдера IP-телефонии
Рассказываем об опыте провайдера облачной телефонии: что учитывали при срочном выборе альтернативы Notion, как пошагово мигрировали на TEAMLY и почему наша платформа не просто позволила заменить иностранный сервис, а ещё и расширила возможности компании.
Читать кейс
Другие кейсы
Ко всем кейсам-
Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром
Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром
Создание базы знаний для быстро растущей компанииЧитать кейс -
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знанийЧитать кейс
Остались вопросы?
Оставьте свои контакты, и мы свяжемся с вами. Задайте все вопросы эксперту
Читайте нас в социальных сетях
Актуальные новости, интересные события, полезные материалы про эффективное управление корпоративными знаниями и командную работу.
