Попробовать
  • Главная
  • Кейсы
  • abcAge: строим систему управления знаниями и культуру разбора полетов

abcAge: строим систему управления знаниями и культуру разбора полетов

Мы рассмотрим уникальный опыт компании abcAge — от выбора решения до построения системы управления знаниями. Разберем, какие вызовы были преодолены и какие результаты были достигнуты. Опыт AbcAge подскажет, как построить культуру разбора полетов и обеспечить эффективное управление знаниями внутри вашей компании.

О компании

«abcAge» — это бренд товаров для будущих мам и детей. Компания успешно работает на маркетплейсах Wildberries и Ozon уже более года и входит в ТОП-3 продавцов в своей категории. Бренд отличается высоким стандартом качества своей продукции, быстрой доставкой товаров и фокусом на удовлетворенности своих клиентов.
Компания также выделяется своим открытым и творческим подходом к работе, создавая слаженный коллектив среди своих сотрудников с помощью системы адаптации и обучения, а также вовлекая команду в развитие бизнеса и дизайн продукции. Руководство старается минимизировать отчетность и бюрократизм, используя современные системы управления проектами и электронный документооборот.
Клиент abcAge
сфера Торговля
Решение SaaS
штат 68
сайт vk.com/abcage

Рост бизнеса и внедрение изменений

Контекст работы компании abcAge характеризуется активным ростом и планомерным расширением штата. Несмотря на свое недавнее появление на рынке, компания уже сейчас стремится накапливать знания и опыт. Однако, процессы управления информацией требуют своевременного внимания, поскольку проблемы зачастую выявляются в критический момент.

Инструменты управления

У компании есть собственная CRM-система, разработанная под их потребности. Они также используют Яндекс Трекер для задач и следят за работой команд в соответствии с методиками Scrum и Kanban в зависимости от конкретных задач. Для работы с накопленным опытом компания ранее использовала Google Документы, но регламенты зачастую были устаревшими, а сама система была малоэффективной.

Внедрение изменений

Триггером для внедрения изменений послужил бурный рост отдела продаж — плюс 5 менеджеров за месяц. Если раньше система наставник-новичок работала отлично, при таком количестве новых сотрудников она дала сбой. Руководитель отдела продаж вместе с бизнес-аналитиком начали оцифровывать и систематизировать информацию для новичков и пересматривать регламенты.

Критерии выбора KMS-решения

Быстрый поиск и навигация

Основным приоритетом стал функционал, обеспечивающий максимальную эффективность в поиске информации, включая инструменты для удобной навигации внутри платформы. Главной задачей команды было сокращение временных затрат на поиск необходимых материалов.

Инструменты для работы с материалами

Для компании было важно не только сохранить знания, но и выбрать инструмент, который сделает работу на платформе более продуктивной. В TEAMLY этому способствуют не только обучающие курсы, но и функционал согласования статей, списки для ознакомления и многое другое.

Интуитивно понятный интерфейс

При выборе платформы важен интуитивно понятный интерфейс: легкая навигация, ясность элементов, минимизация сложности, последовательность, поддержка, адаптивность и комфорт для положительного опыта.

Соответствовие текущим потребностям и бюджету

Немаловажным критерием стала гибкость в тарифах: возможность самостоятельно определять количество редакторов и читателей, отсутствие доплат за ненужный функционал и выбор периода подписки.

Выбор в пользу TEAMLY

На основе вышеуказанных критериев руководитель компании выбрал нашу платформу за ее функциональность и гибкость. Процесс работы над базой знаний был инициирован при участии бизнес-аналитика Надежды. Она стала куратором проекта, ответственным за вовлечение команды и наполнение.

Команда организовала пространства, соответствующие разным отделам, и добавила две общие папки: одну с информацией для всех сотрудников и вторую с материалами по работе в собственной CRM-системе.

feedback-letter-3

Старт проекта: фокусируемся на главном

Перед началом работ (или уже в процессе) сформулируйте цель — определите, какие знания компании критически важно сохранять. Этот шаг помог abcAge систематизировать работу, а также выстроить приоритеты в обмене знаний:

Горький опыт или уроки из ошибок

Опыт сотрудников, особенно сопровождаемый факапами и ошибками, является одним из наиболее ценных источников для обмена внутри команды. Анализ таких ситуаций и извлечение уроков по тому, как избегать их повторения, способствуют непрерывному улучшению работы в будущем.

Онбординг и адаптация новых сотрудников

Не менее важными являются знания, необходимые для успешного погружения новых членов команды в рабочий контекст. Это особенно актуально в гибридной рабочей модели, когда часть сотрудников работает удаленно. Такой подход помогает новичкам вливаться в рабочий процесс и достигать результатов быстрее.

Выстраиваем систему управления знаниями

Надежда начала работу с нуля и в течение последнего полугода методом проб и ошибок внедрила систему работы, которая позволяет компании эффективно управлять знаниями и обеспечивать сотрудникам доступ к необходимой информации. Работа организована следующим образом:

  1. Доступ по отделам: Каждый отдел имеет свою собственную папку, что позволяет группировать и организовывать информацию в соответствии с функциональной принадлежностью.
  2. Административные права: Руководители и высшее руководство обладают редакторскими правами, что дает им возможность управлять содержанием и структурой базы знаний.
  3. Читательский доступ: Сотрудники, находящиеся на испытательном сроке или не являющиеся редакторами, обычно имеют читательский доступ, что ограничивает их возможность внесения изменений.
  4. Использование тестов и опросов: Для проверки знаний сотрудников на испытательном сроке используются тесты и опросы. Это позволяет оценить уровень подготовки и адаптации новых сотрудников.
  5. Составление шаблонов документов: Надежда занимается составлением шаблонов документов, что упрощает процессы и стандартизирует работу различных служб.
  6. Библиотека решений: В компании создана библиотека решений, где сотрудники могут находить полезные материалы, включая готовые шаблоны и инструкции, такие как графики работы по методологии Scrum.
Надежда Сергеева
Бизнес-аналитик,
куратор Базы Знаний

Специфика нашего бизнеса предполагает постоянные изменения, так как регламенты и правила могут быстро устаревать из-за обновлений на маркетплейсах. Например, видео-уроки по заполнению товаров или настройке рекламы могут быстро терять свою актуальность. Мы стараемся это учитывать на этапе фиксирования знаний (формат) и постоянно держать руку на пульсе обновлений.

Надежда Сергеева
Бизнес-аналитик,
куратор Базы Знаний

Мотивируем команду

Компания исследует различные методы для стимулирования работы на платформе. Она активно развивает культуру рефлексии, обновления и улучшения зачастую внедряются после анализа негативных событий и проблем. Руководитель проекта ставит задачи с установленными дедлайнами, что способствует регулярной работе команды. Кроме того, руководители получают стимул в виде собственной экономии времени благодаря регламентам и процедурам.
Регулярная постановка задач сотрудникам
Ретроспектива проектов и фиксация инсайтов
Высвобождение ресурса руководителей
Опора на корпоративную культуру
Надежда Сергеева
Бизнес-аналитик,
куратор Базы Знаний

Когда наш маркетолог ушел, он оставил в Базе Знаний регламент-инструкцию по запуску рекламных кампаний на маркетплейсе. Временно исполняющий обязанности (администратор маркетплейса) использовал эти видео-уроки для запуска рекламных кампаний. Радует, что процесс не остановился после ухода специалиста, в такие моменты видишь ценность своей работы.

Надежда Сергеева
Бизнес-аналитик,
куратор Базы Знаний

Промежуточные итоги

На данный момент, компания abcAge наладила систему обмена и сохранения знаний. Здесь активно используется опыт сотрудников, а также анализ результатов спринтов и прошлых ошибок для улучшения работы отделов. Это позволяет компании эффективно развиваться и совершенствовать свои процессы.

Тем не менее, команда планирует дальнейшее масштабирование использования платформы TEAMLY с целью фиксации всех процессов. Надежда, бизнес-аналитик, описывает текущую ситуацию как период, в котором процессы находятся в стадии формирования и имеют высокую пластичность. Множество материалов временные и регулярно меняются. Есть потребность в создании большего количества статей и внедрении системы обучения. Работа над сбором и структурированием данных отделов также продолжается, вновь и вновь появляются новые вызовы, которые необходимо учесть и интегрировать в систему.

36
сотрудников
6
месяцев на платформе
511
статей

Качественные изменения в компании

  1. Увеличение общей эффективности работы за счет систематизация знаний.
  2. Улучшение коммуникации среди сотрудников (пример: использование хэштегов для систематизации заметок в чатах).
  3. Установление культуры анализа и рефлексии, позволяющей команде извлекать уроки из собственного опыта.
  4. Локализация ключевой информации в одном месте, что облегчает доступ к необходимым данным.
  5. Улучшение онбординга: выше качество подготовки новых сотрудников и меньше время на адаптацию.
  6. Сохранение ценного опыта при уходе специалистов.
Надежда Сергеева
Бизнес-аналитик,
куратор Базы Знаний

Для нас система управления знаниями является одним из основных инструментов в систематизации и установке четкой структуры компании при масштабировании. Интрефейс понятен и прост для новых сотрудников. Лично мне особо импонирует, что команда TEAMLY периодически проводит онлайн-вебинары по внедрению базы знаний под специфику отделов, а на своем youtube-канале обозревает новые редакторские возможности и выпускает записи бизнес-завтраков с интересными спикерами.

Надежда Сергеева
Бизнес-аналитик,
куратор Базы Знаний
TEAMLY — эффективная система управления знаниями, снижающая временные затраты, способствующая обучению и развитию сотрудников. Этот кейс подчеркивает, что наша платформа — полезный инструмент для любого бизнеса, способствующий повышению производительности и развитию команды.

Другие кейсы

От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение

От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение

Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знаний
Читать кейс
Опыт RusJet: интеграция TEAMLY c Битрикс24

Опыт RusJet: интеграция TEAMLY c Битрикс24

В этом кейсе мы расскажем, как «РусДжет» смогли улучшить свою рабочую среду. Компания долгое время использовала Модуль Wiki от «Битрикс24», но столкнулась с ограничениями функционала. Наши переговоры и анализ конкурентов привели к выбору облачного TEAMLY, который наилучшим образом сочетает в себе функциональность, необходимую компании, и соответствует бюджетным ожиданиям.
Читать кейс
БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями

БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями

В этом кейсе мы исследуем, как философия компании сыграла ключевую роль в успешном внедрении платформы TEAMLY. Умение отсекать все лишнее и фокусироваться на главном позволило компании организовать свои знания с учетом реальных потребностей.
Читать кейс
Как техподдержка HRlink сохранила качество услуг и сэкономила 6,5 млн руб.

Как техподдержка HRlink сохранила качество услуг и сэкономила 6,5 млн руб.

Какая компания не мечтает о большом потоке новых клиентов? Другой вопрос — выдержит ли техподдержка новую лавину обращений и поможет ли единая база знаний быстро подготовить новых сотрудников. С таким запросом к нам обратилась компания HRlink. Рассказываем о проблемах до перехода на БЗ и о первых результатах спустя полгода.
Читать кейс

Другие кейсы

Ко всем кейсам

Обсудим ваш проект?

Оставьте свои контактные данные, и мы с удовольствием организуем для вас персональную демонстрацию нашего сервиса.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Читайте нас в социальных сетях

Актуальные новости, интересные события, полезные материалы про эффективное управление корпоративными знаниями и командную работу.

Заявка принята!

Ваша заявка на консультацию со специалистом принята. Мы свяжемся с вами

Заявка принята!

Ваша заявка принята. Памятка участника придет на вашу почту заранее перед мероприятием

Заявка принята!

На вашу почту придет письмо с ссылкой на вход в вебинарную комнату

Произошла ошибка!

При отправке вашей заявки произошла ошибка. Пожалуйста, повторите запрос

Запросить демо

Оставьте свои контакты, и мы свяжемся с вами в течение 10 минут. Задайте все вопросы эксперту.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.