Главная
Кейсы
abcAge: строим систему управления знаниями и культуру разбора полетов

abcAge: строим систему управления знаниями и культуру разбора полетов

Мы рассмотрим уникальный опыт компании abcAge — от выбора решения до построения системы управления знаниями. Разберем, какие вызовы были преодолены и какие результаты были достигнуты. Опыт AbcAge подскажет, как построить культуру разбора полетов и обеспечить эффективное управление знаниями внутри вашей компании.

О компании

«abcAge» — это бренд товаров для будущих мам и детей. Компания успешно работает на маркетплейсах Wildberries и Ozon уже более года и входит в ТОП-3 продавцов в своей категории. Бренд отличается высоким стандартом качества своей продукции, быстрой доставкой товаров и фокусом на удовлетворенности своих клиентов.

Компания также выделяется своим открытым и творческим подходом к работе, создавая слаженный коллектив среди своих сотрудников с помощью системы адаптации и обучения, а также вовлекая команду в развитие бизнеса и дизайн продукции. Руководство старается минимизировать отчетность и бюрократизм, используя современные системы управления проектами и электронный документооборот.

Клиент	abcAge
сфера	Торговля
Решение	SaaS
штат	68
сайт	vk.com/abcage

Рост бизнеса и внедрение изменений

Контекст работы компании abcAge характеризуется активным ростом и планомерным расширением штата. Несмотря на свое недавнее появление на рынке, компания уже сейчас стремится накапливать знания и опыт. Однако, процессы управления информацией требуют своевременного внимания, поскольку проблемы зачастую выявляются в критический момент.

Инструменты управления

У компании есть собственная CRM-система, разработанная под их потребности. Они также используют Яндекс Трекер для задач и следят за работой команд в соответствии с методиками Scrum и Kanban в зависимости от конкретных задач. Для работы с накопленным опытом компания ранее использовала Google Документы, но регламенты зачастую были устаревшими, а сама система была малоэффективной.

Внедрение изменений

Триггером для внедрения изменений послужил бурный рост отдела продаж — плюс 5 менеджеров за месяц. Если раньше система наставник-новичок работала отлично, при таком количестве новых сотрудников она дала сбой. Руководитель отдела продаж вместе с бизнес-аналитиком начали оцифровывать и систематизировать информацию для новичков и пересматривать регламенты.

Критерии выбора KMS-решения

Быстрый поиск и навигация

Основным приоритетом стал функционал, обеспечивающий максимальную эффективность в поиске информации, включая инструменты для удобной навигации внутри платформы. Главной задачей команды было сокращение временных затрат на поиск необходимых материалов.

Инструменты для работы с материалами

Для компании было важно не только сохранить знания, но и выбрать инструмент, который сделает работу на платформе более продуктивной. В TEAMLY этому способствуют не только обучающие курсы, но и функционал согласования статей, списки для ознакомления и многое другое.

Интуитивно понятный интерфейс

При выборе платформы важен интуитивно понятный интерфейс: легкая навигация, ясность элементов, минимизация сложности, последовательность, поддержка, адаптивность и комфорт для положительного опыта.

Соответствовие текущим потребностям и бюджету

Немаловажным критерием стала гибкость в тарифах: возможность самостоятельно определять количество редакторов и читателей, отсутствие доплат за ненужный функционал и выбор периода подписки.

Выбор в пользу TEAMLY

На основе вышеуказанных критериев руководитель компании выбрал нашу платформу за ее функциональность и гибкость. Процесс работы над базой знаний был инициирован при участии бизнес-аналитика Надежды. Она стала куратором проекта, ответственным за вовлечение команды и наполнение.

Команда организовала пространства, соответствующие разным отделам, и добавила две общие папки: одну с информацией для всех сотрудников и вторую с материалами по работе в собственной CRM-системе.

Старт проекта: фокусируемся на главном

Перед началом работ (или уже в процессе) сформулируйте цель — определите, какие знания компании критически важно сохранять. Этот шаг помог abcAge систематизировать работу, а также выстроить приоритеты в обмене знаний:

Горький опыт или уроки из ошибок

Опыт сотрудников, особенно сопровождаемый факапами и ошибками, является одним из наиболее ценных источников для обмена внутри команды. Анализ таких ситуаций и извлечение уроков по тому, как избегать их повторения, способствуют непрерывному улучшению работы в будущем.

Онбординг и адаптация новых сотрудников

Не менее важными являются знания, необходимые для успешного погружения новых членов команды в рабочий контекст. Это особенно актуально в гибридной рабочей модели, когда часть сотрудников работает удаленно. Такой подход помогает новичкам вливаться в рабочий процесс и достигать результатов быстрее.

Выстраиваем систему управления знаниями

Надежда начала работу с нуля и в течение последнего полугода методом проб и ошибок внедрила систему работы, которая позволяет компании эффективно управлять знаниями и обеспечивать сотрудникам доступ к необходимой информации. Работа организована следующим образом:

Доступ по отделам: Каждый отдел имеет свою собственную папку, что позволяет группировать и организовывать информацию в соответствии с функциональной принадлежностью.
Административные права: Руководители и высшее руководство обладают редакторскими правами, что дает им возможность управлять содержанием и структурой базы знаний.
Читательский доступ: Сотрудники, находящиеся на испытательном сроке или не являющиеся редакторами, обычно имеют читательский доступ, что ограничивает их возможность внесения изменений.
Использование тестов и опросов: Для проверки знаний сотрудников на испытательном сроке используются тесты и опросы. Это позволяет оценить уровень подготовки и адаптации новых сотрудников.
Составление шаблонов документов: Надежда занимается составлением шаблонов документов, что упрощает процессы и стандартизирует работу различных служб.
Библиотека решений: В компании создана библиотека решений, где сотрудники могут находить полезные материалы, включая готовые шаблоны и инструкции, такие как графики работы по методологии Scrum.

Надежда Сергеева

Бизнес-аналитик,
куратор Базы Знаний

Специфика нашего бизнеса предполагает постоянные изменения, так как регламенты и правила могут быстро устаревать из-за обновлений на маркетплейсах. Например, видео-уроки по заполнению товаров или настройке рекламы могут быстро терять свою актуальность. Мы стараемся это учитывать на этапе фиксирования знаний (формат) и постоянно держать руку на пульсе обновлений.

Надежда Сергеева

Бизнес-аналитик,
куратор Базы Знаний

Мотивируем команду

Компания исследует различные методы для стимулирования работы на платформе. Она активно развивает культуру рефлексии, обновления и улучшения зачастую внедряются после анализа негативных событий и проблем. Руководитель проекта ставит задачи с установленными дедлайнами, что способствует регулярной работе команды. Кроме того, руководители получают стимул в виде собственной экономии времени благодаря регламентам и процедурам.

Регулярная постановка задач сотрудникам

Ретроспектива проектов и фиксация инсайтов

Высвобождение ресурса руководителей

Опора на корпоративную культуру

Надежда Сергеева

Бизнес-аналитик,
куратор Базы Знаний

Когда наш маркетолог ушел, он оставил в Базе Знаний регламент-инструкцию по запуску рекламных кампаний на маркетплейсе. Временно исполняющий обязанности (администратор маркетплейса) использовал эти видео-уроки для запуска рекламных кампаний. Радует, что процесс не остановился после ухода специалиста, в такие моменты видишь ценность своей работы.

Надежда Сергеева

Бизнес-аналитик,
куратор Базы Знаний

Промежуточные итоги

На данный момент, компания abcAge наладила систему обмена и сохранения знаний. Здесь активно используется опыт сотрудников, а также анализ результатов спринтов и прошлых ошибок для улучшения работы отделов. Это позволяет компании эффективно развиваться и совершенствовать свои процессы.

Тем не менее, команда планирует дальнейшее масштабирование использования платформы TEAMLY с целью фиксации всех процессов. Надежда, бизнес-аналитик, описывает текущую ситуацию как период, в котором процессы находятся в стадии формирования и имеют высокую пластичность. Множество материалов временные и регулярно меняются. Есть потребность в создании большего количества статей и внедрении системы обучения. Работа над сбором и структурированием данных отделов также продолжается, вновь и вновь появляются новые вызовы, которые необходимо учесть и интегрировать в систему.

сотрудников

месяцев на платформе

511

статей

Качественные изменения в компании

Увеличение общей эффективности работы за счет систематизация знаний.
Улучшение коммуникации среди сотрудников (пример: использование хэштегов для систематизации заметок в чатах).
Установление культуры анализа и рефлексии, позволяющей команде извлекать уроки из собственного опыта.
Локализация ключевой информации в одном месте, что облегчает доступ к необходимым данным.
Улучшение онбординга: выше качество подготовки новых сотрудников и меньше время на адаптацию.
Сохранение ценного опыта при уходе специалистов.

Надежда Сергеева

Бизнес-аналитик,
куратор Базы Знаний

Для нас система управления знаниями является одним из основных инструментов в систематизации и установке четкой структуры компании при масштабировании. Интрефейс понятен и прост для новых сотрудников. Лично мне особо импонирует, что команда TEAMLY периодически проводит онлайн-вебинары по внедрению базы знаний под специфику отделов, а на своем youtube-канале обозревает новые редакторские возможности и выпускает записи бизнес-завтраков с интересными спикерами.

Надежда Сергеева

Бизнес-аналитик,
куратор Базы Знаний

TEAMLY — эффективная система управления знаниями, снижающая временные затраты, способствующая обучению и развитию сотрудников. Этот кейс подчеркивает, что наша платформа — полезный инструмент для любого бизнеса, способствующий повышению производительности и развитию команды.

Как техподдержка HRlink сохранила качество услуг и сэкономила 6,5 млн руб.

Какая компания не мечтает о большом потоке новых клиентов? Другой вопрос — выдержит ли техподдержка новую лавину обращений и поможет ли единая база знаний быстро подготовить новых сотрудников. С таким запросом к нам обратилась компания HRlink. Рассказываем о проблемах до перехода на БЗ и о первых результатах спустя полгода.

Читать кейс

От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение

Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знаний

Читать кейс

Структуризация знаний компании Интерлизинг на платформе TEAMLY

Целью клиента было собрать на одной платформе разрозненные знания из нескольких систем, которыми пользуются разные отделы. Команда TEAMLY не только быстро развернула коробочную версию решения, но и помогла устранить ошибки в оргструктуре и настроила интеграцию с AD.

Читать кейс

Облачные сети: внедрение базы знаний с нуля на 100 редакторов за полгода

В этот раз к нам обратилась компания - интегратор решений в области ИТ и информационной безопасности. Их выбор — уже высокая оценка для нас. Но TEAMLY — это не только про конфиденциальность данных. Наши клиенты оценили, как удобно стало искать по ключевым словам, интегрироваться с другими сервисами и вести Умные Таблицы. Дальше расскажем подробнее.

Читать кейс

Техподдержка «Кода Безопасности»: как ускорить поиск информации и обучение новых сотрудников

TEAMLY упрощает и автоматизирует рутину. В одном контуре можно создавать курс для онбординга, отслеживать прогресс сотрудников, хранить много технической информации и вести трекеры. Посмотрите, как команда «Кода Безопасности» оптимизировала онбординг и дальнейшую работу в службе поддержки клиентов.

Читать кейс

Умный поиск TEAMLY экономит до 87% времени специалистов ГК Интерлизинг

Служба поддержки ГК Интерлизинг тратила по 20 минут на поиск ответа в базе знаний. Рутинный поиск съедал время специалистов, снижал качество сервиса и увеличивал операционные затраты. При этом вся необходимая для них документация хранилась в TEAMLY, нужно было лишь ускорить поиск.

Читать кейс

jetMinds: как с помощью мигратора перенести все данные из Notion в TEAMLY

Анонс блокировки российских аккаунтов Notion застал врасплох многие компании — и jetMinds не стала исключением. Для срочного решения проблемы компания воспользовалась автоматическим переносом в TEAMLY — рассказываем в деталях, как прошла миграция данных.

Читать кейс

Как ГК Gems превратила разрозненные знания в единое пространство работы для 150+ сотрудников

Когда в компании работает 50 человек, многие вопросы решаются через личное общение. Но когда штат вырастает втрое, такой подход перестает работать.

Читать кейс

SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY

Еще один пример удачной миграции с Confluence на TEAMLY. И какой – большое производство, 1000+ сотрудников и данные за 5 лет в другой базе знаний

Читать кейс

Кейс KAMAZ Digital х NATCAR: внедрили TEAMLY для аналитиков, а оценили...

Кейс о внедрении российского ПО для управления бизнес-процессами TEAMLY в компании NATCAR. Платформа помогает решать проблемы разных отделов компании, от IT и маркетинга до HR-департамента и водителей. TEAMLY подошла не только для миграции с Confluence, но и доказала, что может эффективно решить проблемы, которые были вне фокуса.

Читать кейс

Лира: автоматическая миграция 5-летней базы данных из Notion в TEAMLY

Потерять доступ к личному аккаунту Notion — как минимум неприятно. Лишиться доступа к аккаунту с личными и рабочими данными, накопленными за 5 лет — критично для работы целого агентства. В этом кейсе мы расскажем, какие факторы команда агентства событийного маркетинга Лира учитывала при выборе платформы для переноса баз данных с Notion и как за 2 дня им удалось мигрировать на TEAMLY.

Читать кейс

Runetlex: переезд с зарубежного ПО

Кейс комфортной замены Notion с сохранением внутренней структуры систематизации знаний. Рассказываем, как функционал TEAMLY помогает юристам и другим сотрудникам максимально использовать свои экспертные знания.

Читать кейс

Как 2ГИС мигрировал 150 000 страниц базы знаний на TEAMLY без потерь

Представьте: у вас есть огромная база знаний из 110 разделов и вам надо её перенести. Сложно? А теперь представьте, что сделать это надо быстро и счёт идёт на недели… Именно с такой задачей столкнулся департамент производства 2ГИС. Спойлер: команда использовала платформу TEAMLY и смогла сохранить 150 000 страниц, которые создавались на протяжении 5 лет.

Читать кейс

Как база знаний TEAMLY помогает собирать опыт экспертов и лучшие практики

Из-за ухода зарубежных компаний освободилась большая доля российского рынка внедрения IT-решений для СМБ и корпоративного сектора. Чтобы все клиенты получали высокий уровень обслуживания, наш клиент (по условиям NDA мы не можем раскрыть название) взял курс на интенсивное развитие технологий и решил внедрить Базу Знаний для упаковки внутренней экспертизы.

Читать кейс

Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром

Как оптимизировать процесс передачи знаний новичкам и оцифровать информацию, которая хранится в головах сотрудников? Быстрорастущий медцентр МедикаМенте решил эту задачу с помощью Базы Знаний TEAMLY.

Читать кейс

3 минуты вместо 3 дней: кейс «Монитор электрик» по ускорению коммуникации сети офисов в 12 городах

Когда в компании больше 400 сотрудников в 12 городах, база знаний – это не “плюс”, а необходимый стандарт. IT-компания «Монитор электрик» искала платформу, которая будет достаточно мощной для разработчиков и при этом интуитивно понятной для остальных подразделений.

Читать кейс

TEAMLY для обучения линейного персонала в компании Грузчики.ру

Что делать, если на корпоративном портале сложной найти важную и актуальную информацию, а часть знаний хранится в заметках и на облачных дисках? Компания «Грузчики.ру» нашла решение: внедрить SaaS-версию Базы Знаний TEAMLY.

Читать кейс

Как мигрировать базу знаний из Notion за 6 шагов: опыт провайдера IP-телефонии

Рассказываем об опыте провайдера облачной телефонии: что учитывали при срочном выборе альтернативы Notion, как пошагово мигрировали на TEAMLY и почему наша платформа не просто позволила заменить иностранный сервис, а ещё и расширила возможности компании.

Читать кейс

БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями

В этом кейсе мы исследуем, как философия компании сыграла ключевую роль в успешном внедрении платформы TEAMLY. Умение отсекать все лишнее и фокусироваться на главном позволило компании организовать свои знания с учетом реальных потребностей.

Читать кейс

«База знаний должна быть, если вы хотите расти»: кейс IT-компании OptimalGroup

В этот раз TEAMLY попал в фокус команды digital-агентства OptimalGroup, которая любит тестировать разные сервисы в поисках оптимального.

Читать кейс

Корпоративный портал на базе TEAMLY для 13 000+ сотрудников Lamoda

Lamoda обратилась к интегратору решений QSOFT с запросом создать новый корпоративный портал для команды — предыдущий портал устарел, его поддержка стоила дорого, а 13 000 сотрудников не имели единого доступа к знаниям и сервисам. Вместо долгой разработки с нуля интегратор взял за основу платформу TEAMLY и глубоко её кастомизировали. Результат - новый портал Lanet, ставший гибкой цифровой экосистемой для всего бизнеса.

Читать кейс

Вместо сотен папок — одна платформа: Как 7 предприятий авиагиганта нашли общий язык

Представьте: гигант авиастроения, где инженерные решения рождаются ежедневно, но... тонут в хаосе разрозненных файлов. ПАО «Объединенная авиастроительная корпорация», объединяющее лучшие умы отрасли для создания современных воздушных судов, столкнулось с парадоксом: как синхронизировать работу тысяч специалистов, когда критически важная информация разбросана по десяткам систем? Это история о том, как специалисты TEAMLY и QSOFT помогли превратить информационный хаос в стройную экосистему знаний — и какие впечатляющие результаты это принесло.

Читать кейс

КПК «Сибирский Капитал»: как TEAMLY помогает выполнять требования ЦБ

Деятельность кредитного кооператива «Сибирский Капитал» связана с высокой ответственностью и рисками, поэтому для клиента критично важно, чтобы все документы в Базе Знаний были актуальными, а инструкции для сотрудников — максимально подробными. Рассказываем, как TEAMLY помогает решать эти задачи и избегать штрафов от ЦБ.

Читать кейс

5 шагов по внедрению TEAMLY на 2500+ сотрудников офисов: опыт «Автобана»

Историю о том, как «Автобан» решил оптимизировать свою базу знаний, любая крупная компания может использовать как руководство к действию. Этим мы и воспользовались, оформив ее как инструкцию. Конечно, процесс внедрения еще идет, однако их мудрому и взвешенному подходу точно можно поучиться.

Читать кейс

Хакасия.ру: внедрение Базы Знаний как отдельный внутренний проект компании

1С, ЕГАИС, онлайн-кассы — если для вас это не пустые слова, тогда вас может особенно заинтересовать кейс компании «Хакасия.ру». Всем остальным советуем оценить, как IT-компания численностью в 100+ сотрудников последовательно внедрила Базу Знаний.

Читать кейс

ATI.SU: миграция Базы знаний с Confluence для крупнейшей биржи грузоперевозок в РФ

В компании давно развита культура управления знаниями, поддерживать которую помогал Confluence. К 2023 году сложности с оплатой, риски блокировки аккаунта и вопросы по функционалу подтолкнули компанию искать альтернативное российское решение. Рассказываем, как IT-отдел ATI.SU из 250+ человек мигрировал с Confluence на TEAMLY.

Читать кейс

Doczilla: мягкий переезд с Notion и других платформ на общую базу знаний

Компания Doczilla сделала большой вклад в свой будущий рост — перенесла все разрозненные данные с разных платформ и от разных подразделений. Причем за довольно короткий срок, без потери данных и с возможностью автоматической миграции с Notion. Мы узнали, как им это удалось и что они получили всего за пару месяцев работы с TEAMLY.

Читать кейс

Трансформация бизнеса: опыт производителя АЙСКО

В апреле 2023 года компания приступила к внедрению TEAMLY. Один из важных этапов этого процесса был связан с успешной миграцией данных из Notion

Читать кейс

Умный поиск TEAMLY экономит до 87% времени специалистов ГК Интерлизинг

Умный поиск TEAMLY экономит до 87% времени специалистов ГК Интерлизинг

Служба поддержки ГК Интерлизинг тратила по 20 минут на поиск ответа в базе знаний. Рутинный поиск съедал время специалистов, снижал качество сервиса и увеличивал операционные затраты. При этом вся необходимая для них документация хранилась в TEAMLY, нужно было лишь ускорить поиск.
Читать кейс
Как база знаний TEAMLY помогает собирать опыт экспертов и лучшие практики

Как база знаний TEAMLY помогает собирать опыт экспертов и лучшие практики

Из-за ухода зарубежных компаний освободилась большая доля российского рынка внедрения IT-решений для СМБ и корпоративного сектора. Чтобы все клиенты получали высокий уровень обслуживания, наш клиент (по условиям NDA мы не можем раскрыть название) взял курс на интенсивное развитие технологий и решил внедрить Базу Знаний для упаковки внутренней экспертизы.
Читать кейс