Библиотека решений
Doczilla: мягкий переезд с Notion и других платформ на общую базу знаний
Компания Doczilla сделала большой вклад в свой будущий рост — перенесла все разрозненные данные с разных платформ и от разных подразделений. Причем за довольно короткий срок, без потери данных и с возможностью автоматической миграции с Notion. Мы узнали, как им это удалось и что они получили всего за пару месяцев работы с TEAMLY.
О компании
Doczilla — российская компания-разработчик продуктов для юристов. Решениями Doczilla пользуются 50+ Enterprise-компаний и 80+ тысяч пользователей. Платформа Doczilla Pro — это удобное пространство для автоматизации всего цикла жизни договоров: создать первый драфт → согласовать с коллегами и контрагентами → подписать → проконтролировать исполнение обязательств → сохранить на общих дисках. В Doczilla Pro встроен искусственный интеллект, «младший помощник юриста», которому можно делегировать все рутинные задачи от создания драфта документа до проверки договора на риски.
В работе нашего клиента есть нюанс: над платформой работают разработчики, юристы и маркетологи. Нам предстояло подружить очень разных специалистов в одном пространстве, которое будет одинаково удобным для всех.
| Клиент | Doczilla |
| сфера | IT, юриспруденция |
| решение | SaaS |
| штат | 80+ |
| сайт | doczilla.pro |
Контекст
В Doczilla всегда пользовались базами знаний — работа в них приветствовалась, однако каждая команда подбирала софт под себя. Единой платформы не было, поэтому перед командой встала задача «привести в чувства» управление знаниями, чтобы объединить их для решения вопросов между подразделениями.
Notion
Использовали практически все сотрудники компании
Confluence
Использовали некоторые подразделения Doczilla
iSpring
Использовали для публикации образовательного контента
Всё вело к тому, что нужна общая база знаний
Большой объем знаний
Минималистичные доски и сервисы заметок были удобными поначалу, для большого количества понадобилась платформа на перспективу – с бóльшим количеством функций.
Уход Notion и Confluence
Иностранные базы знаний стали покидать российский рынок, а нашим клиентам нужно было безопасное и легальное решение.
Разрозненность отделов
Чтобы создавать общий продукт, нужно было буквально переплести знания из разных сфер и предоставить пространство для решения кросс-функциональных вопросов.
Онбординг сотрудников
Из-за специфики компании наем и адаптация новых сотрудников затягиваются. Около полугода уходило на то, чтобы сотрудник полностью разобрался во всех процессах.
Почему выбрали TEAMLY
Компания начала поиск решений. Иностранные базы знаний оказались ненадежными, а вариант пиратского использования софта, как это бывает у небольших компаний, не рассматривался. Из найденных на отечественном рынке платформ TEAMLY больше всего соответствовала четырем главным критериям.
Безопасность
Российское решение
Легальность
Функционал похож на Notion
Перенос данных проходил в 3 этапа:
- Миграция знаний тестовой группы из нескольких человек
- Общий релиз TEAMLY для всех 80+ сотрудников
- Отработка возражений и привыкание к новой системе.
Азиза Степанян
Юрист, директор Doczilla
Academy
Academy
У нас есть устоявшееся требование: сделал задачу — её результат должен быть где-то зафиксирован или описан в документации. Для нас важно хранить именно актуальные знания.
Азиза СтепанянЮрист, директор Doczilla
Academy
Перенос данных из разрозненных источников — не самая простая задача, однако у команды Doczilla положительные отзывы о миграции на TEAMLY. Самый большую и многостраничную базу знаний хранили в Notion — ее удалось перенести самостоятельно с помощью автоматической миграции и сэкономить время. Небольшой объем данных из Confluence и других сервисов перенесли вручную.
Что особенно понравилось в TEAMLY
Таблицы
Больше возможностей работы с таблицами и удобная интеграция, которой не хватало, когда использовали Notion
Готовые шаблоны
Не нужно тратить ресурсы на то, чтобы придумать свою структуру пространства
Визуальный редактор
Юристы работают с большими объемами текста, поэтому им важно иметь богатые возможности редактирования. В минималистичном Notion этих функций не хватало
Глоссарий
Помогает кросс-функциональным командам говорить друг с другом на одном языке и ликвидировать расхождения в понимании юридической и IT-терминологии
Как сейчас происходит построение системы знаний
Через инициатора
В каждой команде есть сотрудник, который наиболее заинтересован в накоплении знаний — он становится ответственным за внесение информации в TEAMLY.
Через команду накопления знаний
Некоторые отделы только учатся работать с платформой — пока что важную информацию за них сохраняют сотрудники, ответственные за внедрение базы знаний.
Азиза Степанян
Юрист, директор Doczilla
Academy
Academy
Случается так, что работа над сервисом переходит от одной команды к другой. В таких случаях мы создаем задачу: для отдающей стороны «прошерстить» и актуализировать документацию в Базе Знаний, а для принимающей — разобраться и задать вопросы.
Азиза СтепанянЮрист, директор Doczilla
Academy
Итоги и планы на дальнейшее использование TEAMLY
2,5
месяца использования
10
редакторов
80+
пользователей
Планы
- Перенести окончательно всю базу, которая есть у компании, в ближайшие полгода
- Запустить внутреннее обучение команды, для которого пока используется Getcourse
- С помощью глоссария окончательно подружить термины, которые с одной стороны используют разработчики, а с другой — юристы
- Создать четкий регламент для сотрудников для получения финансирования
Азиза Степанян
Юрист, директор Doczilla
Academy
Academy
TEAMLY выступает единым местом накопления проектного опыта для последующих обновлений нашего продукта. Платформа стала для нас естественной средой работы и полностью закрывает потребность команды в хранении и обмене знаниями.
Азиза СтепанянЮрист, директор Doczilla
Academy
Не будем делать вид, что TEAMLY станет для вас копией Notion. Да, такого же минималистичного дизайна не будет — зато будут дополнительные функции и возможность автоматической миграции. В случае с Doczilla они взяли базу знаний на вырост — возможности нашей платформы помогут им развиваться и выстраивать ту систему, которая идеально подойдет для эффективной работы.
Другие кейсы
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знаний
Читать кейс
Опыт RusJet: интеграция TEAMLY c Битрикс24
В этом кейсе мы расскажем, как «РусДжет» смогли улучшить свою рабочую среду. Компания долгое время использовала Модуль Wiki от «Битрикс24», но столкнулась с ограничениями функционала. Наши переговоры и анализ конкурентов привели к выбору облачного TEAMLY, который наилучшим образом сочетает в себе функциональность, необходимую компании, и соответствует бюджетным ожиданиям.
Читать кейс
Структуризация знаний компании Интерлизинг на платформе TEAMLY
Оперативное развертывание сервиса и интеграция с AD
Читать кейс
Трансформация бизнеса: опыт производителя АЙСКО
В апреле 2023 года компания приступила к внедрению TEAMLY. Один из важных этапов этого процесса был связан с успешной миграцией данных из Notion
Читать кейс
abcAge: строим систему управления знаниями и культуру разбора полетов
Мы рассмотрим уникальный опыт компании abcAge — от выбора решения до построения системы управления знаниями. Разберем, какие вызовы были преодолены и какие результаты были достигнуты. Опыт AbcAge подскажет, как построить культуру разбора полетов и обеспечить эффективное управление знаниями внутри вашей компании.
Читать кейс
БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями
В этом кейсе мы исследуем, как философия компании сыграла ключевую роль в успешном внедрении платформы TEAMLY. Умение отсекать все лишнее и фокусироваться на главном позволило компании организовать свои знания с учетом реальных потребностей.
Читать кейс
Runetlex: переезд с зарубежного ПО
Комфортная замена Notion с сохранением внутренней структуры систематизации знаний
Читать кейс
TEAMLY для обучения линейного персонала в компании Грузчики.ру
Создание единой базы знаний в облаке
Читать кейс
Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром
Создание базы знаний для быстро растущей компании
Читать кейс
Другие кейсы
Ко всем кейсам-
Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром
Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром
Создание базы знаний для быстро растущей компанииЧитать кейс -
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знанийЧитать кейс
Остались вопросы?
Оставьте свои контакты, и мы свяжемся с вами. Задайте все вопросы эксперту
Читайте нас в социальных сетях
Актуальные новости, интересные события, полезные материалы про эффективное управление корпоративными знаниями и командную работу.
Academy