Как выбрать оптимальную платформу для базы знаний: 10 ключевых критериев

Делимся чёткими критериями, которые помогут не запутаться и сделать правильный выбор.

1. Внешний вид и удобство использования

Платформа должна быть интуитивно понятной – чтобы даже новички без технических навыков могли начать работать сразу, а не проходить длительные курсы. Представьте, как будут взаимодействовать с системой ваши коллеги из отдела маркетинга, продаж или HR: если им потребуются инструкции для базовых действий – что-то пошло не так.

Визуальная часть не менее важна. Когда сотрудники ежедневно создают и правят документы, интерфейс должен снижать нагрузку, а не добавлять её. Оптимальный вариант – лаконичный стиль без кислотных цветов и лишних графических элементов, который не утомляет глаза при долгой работе.

Как это устроено. В TEAMLY удобно систематизировать информацию. Платформа позволяет организовать рабочие пространства разного типа: личные, по отделам, проектам и задачам. Благодаря продуманному интерфейсу и логичной навигации новые пользователи осваивают систему быстро и без сложностей. А чтобы не захламлять пространство, ненужные материалы можно переместить в архив.

Для тех, кто только начинает работать с TEAMLY, доступна Академия TEAMLY – учебный центр с подробными уроками и курсами. Здесь научат базовым навыкам: от управления задачами до создания и редактирования статей в системе.

На практике. Функционал базы знаний должен соответствовать специфике работы подразделения. 

Для отдела техподдержки ключевое значение имеет скорость поиска информации – так можно оперативно реагировать на запросы пользователей.

Команда разработчиков чаще использует возможности ведения протоколов совещаний и визуализации рабочих процессов.

Именно поэтому мы разработали специализированные шаблонные пространства для различных отделов: кадровой службы, маркетинга, отдела продаж и других.

2. Гибкая организация рабочего пространства

Хорошая база знаний – это не просто архив файлов или справочник. Если сотрудники только ищут информацию, но не взаимодействуют с ней, польза от системы не велика. Идеальная платформа должна упрощать управление рабочими процессами:

• Распределять задачи между командой.

• Контролировать сроки выполнения.

• Структурировать материалы под конкретные запросы.

Для этого нужны гибкие инструменты фильтрации, сортировки и группировки данных – чтобы каждый отдел мог настроить свою систему.

Как это устроено. Умные таблицы – это универсальный инструмент для управления документами, процессами и задачами. В зависимости от целей можно выбрать подходящий формат.

• Таблица – упрощает систематизацию данных. Наиболее эффективна при работе с обширной базой материалов, требующих четкой организации.

• Канбан – представляет процессы в графическом виде. Создан для проектной работы с наглядным отображением статуса задач.

• Диаграмма Ганта – инструмент для планирования сроков и распределения ресурсов. Позволяет грамотно выстроить график выполнения задач, предотвращает авралы и перегрузки.

• Календарь – выделяет даты и оптимизирует планирование. Позволяет распределять задачи на недели и месяцы вперед.

На практике. В Тимли мы работаем двухнедельными спринтами, используя умные таблицы. Все задачи первоначально попадают в бэклог, откуда отбираем приоритетные для текущего спринта. Тимлиды следят за ходом работ: мониторят перемещение задач, проверяют соблюдение сроков и оперативно помогают команде, если есть сложности.

3. Структура и организация материалов

Организация базы знаний – это продуманный принцип размещения информации. От того, как выстроена система, напрямую зависит скорость поиска нужных данных. Важно, чтобы документы не хранились беспорядочно, а были сгруппированы по тематике и функциям.

Возьмем для примера раздел с инструкциями: его можно организовать по категориям пользователей – для менеджеров, технических специалистов и тестировщиков.

Особенно критично сохранять эту логику при смене платформы – идеально, когда структура переносится без изменений и не требует дополнительной переработки.

Как это устроено. У нас файловое хранилище организовано по принципу древовидной структуры, где папки образуют иерархию, подобную перевернутому дереву. Основу составляют «корни» – ключевые разделы, которые разветвляются на более специализированные «ветки» с материалами. Такой подход признан одним из наиболее эффективных для упорядочивания данных.

Процесс миграции в TEAMLY работает по принципу «1в1»:

• Структура сохраняется без изменений – включая древовидную иерархию, вложенные элементы, комментарии и внутренние ссылки.

• Self-service формат – сотрудники могут самостоятельно переносить как личные файлы, так и материалы целого отдела.

На практике. Компания SPLAT Global успешно перенесла свою базу знаний из Confluence в TEAMLY. За пятилетний период в компании была сформирована масштабная база знаний для более 1000 сотрудников. При автоматической миграции полностью сохранилась древовидная структура со всеми статьями, таблицами, протоколами встреч и файловыми вложениями.

Когда Notion заявил о прекращении работы в России, jetMinds оперативно выбрала TEAMLY. Перенос 14 000+ материалов и 5 рабочих пространств для команды занял всего 48 часов. При этом 90% данных успешно мигрировали с первой попытки.

4. Совместимость с рабочими инструментами

При выборе платформы обратите внимание на ее способность интегрироваться с существующей ИТ-инфраструктурой. Важно, чтобы система могла взаимодействовать с ключевыми бизнес-приложениями: CRM, внутренними порталами и системами управления задачами. Оптимальное решение позволяет сотрудникам работать в едином цифровом пространстве без постоянного переключения между разными сервисами.

Как это устроено. Тимли интегрируется с внешними и внутренними системами: Keycloak, LDAP, Битрикс24, 1С:ЗУП, SharePoint и мессенджерами. Для настройки взаимодействия применяются стандартные протоколы API и WebHooks. Они обеспечивают:

• Единую аутентификацию (SSO).

• Централизованное управление информацией.

• Автоматизированный обмен данными.

На практике. В рамках проекта для Хакасия.ру мы настроили взаимосвязь TEAMLY с корпоративным порталом на Битрикс24. Это позволило организовать моментальный переход в базу знаний по клику на виджет в основном меню. Сегодня свыше 100 сотрудников компании, включая удаленных работников, регулярно пользуются базой знаний через веб-интерфейс и мобильное приложение.

5. Поддержка различных форматов данных

Текстовый контент – лишь часть современной базы знаний. Для полноценной работы команде необходимо загружать таблицы, графические материалы (схемы, диаграммы, фото), видеоконтент, а также использовать ссылки на другие ресурсы. Важно заранее проверить, какие форматы файлов и медиа поддерживает выбранный сервис.

Как это устроено. Наш визуальный редактор предлагает интуитивно понятный интерфейс, схожий с Google Docs и MS Word, что обеспечивает легкое освоение. Основные возможности:

• Форматирование текста. Доступны все стандартные инструменты: выбор шрифтов, создание таблиц, оформление подзаголовков и списков, цветовое выделение текста.

• Мультимедийные возможности. Редактор поддерживает вставку различных медиа элементов: фотографий, видеороликов, диаграмм и эмодзи, а также гиперссылок на внешние ресурсы.

• Внешние интеграции. Через iframe-виджеты можно встраивать контент с популярных сервисов: Яндекс.Карты, Google Maps и различных календарей.

• Обсуждение статей. Каждая статья содержит встроенные инструменты для обсуждения: систему комментариев и чат для совместной работы.

На практике. Optimal Group искала решение для базы знаний, где ключевым требованием был удобный редактор. В TEAMLY их внимание привлекли:

• Мгновенная вставка фрагментов кода.

• Быстрый вызов меню по символу “/”.

• Работа с графикой и чек-листами.

• Форматирование цитат.

6. Возможности совместной работы

Хорошая платформа должна поддерживать совместное создание и редактирование материалов разными специалистами без риска потери данных. Представьте процесс, где методист готовит обучающие материалы, а руководитель направления параллельно вносит свои корректировки.

Для комфортной работы система должна:

• Предоставлять инструменты контроля версий, сохраняя историю всех изменений.

• Обеспечивать гибкое управление правами доступа.

• Поддерживать поэтапное согласование документов.

Такой подход ускоряет создание контента и защищает от случайных ошибок при совместной работе.

Как это устроено. В TEAMLY есть достаточно нструментов для совместной работы. После гибкой настройки ролей и прав доступа вы получаете полный набор функций для создания контента.

• Система упоминаний. Используйте символ @ перед именем коллеги – это гарантирует, что он увидит комментарии и правки в документе.

• Контроль изменений. Все правки автоматически фиксируются с возможностью просмотра предыдущих версий, сравнения редакций и легкого восстановления нужного варианта.

• Процесс согласования. Создавайте цепочки утверждения, добавляя ответственных в специальный модуль проверки.

• Библиотека шаблонов. Ускорьте работу с готовыми шаблонами для технической документации, обучающих материалов и методических указаний.

На практике. Для Бьюти Бот мы реализовали двойную систему доступа к базе знаний. После совместной подготовки материалов разработчиками и техподдержкой, контент был разделен на внутренние инструкции для сотрудников и публичные статьи для клиентов, с сохранением единой платформы.

7. Инструменты AI

Сегодня ИИ демонстрирует впечатляющие результаты в разных областях: от кинематографа до фармацевтики и автономного транспорта. Развитие технологий затронуло и сферу управления знаниями – современные платформы активно интегрируют AI для:

• Автоматической классификации материалов.

• Интеллектуального поиска и анализа контента.

• Оптимизации процессов хранения информации.

Для инновационных решений подобный функционал становится не просто полезным дополнением, а обязательным требованием.

Как это устроено. Мы разработали AI-ассистента для текстовой аналитики и поиска. Инструмент способен:

• Генерировать и редактировать статьи.

• Создавать сжатые выдержки из документов.

• Формулировать ответы на вопросы.

• Готовить публикации для соцсетей.

На практике. Для удобства чтения в начале объемных материалов принято размещать краткий анонс. Это позволяет быстро оценить содержание и релевантность статьи. С данной задачей хорошо справляется AI-ассистент TEAMLY.

8. Модуль обучения

Корпоративная база знаний становится удобным инструментом для развития персонала. Материалы нужны как для обучения новых сотрудников, так и для профессионального роста опытных специалистов. Особое внимание стоит обратить на возможность трансформации статей в полноценные обучающие курсы и проверочные тесты – это значительно расширяет образовательный потенциал платформы. При выборе решения важно заранее убедиться в наличии подобного функционала, чтобы максимально эффективно использовать накопленные знания для развития команды.

Как это устроено. TEAMLY предлагает встроенный модуль обучения, позволяющий создавать курсы и дополнять их проверочными тестами – как после отдельных уроков, так и по окончании всей программы. Платформа автоматически собирает аналитику, демонстрируя как общую успеваемость команды, так и индивидуальные результаты каждого сотрудника. Особенно ценно, что система выявляет проблемные места в обучении, анализируя статистику ответов и выделяя темы, которые вызвали наибольшее затруднение.

На практике. Компания Грузчики.ру, занимающаяся аутстаффингом грузчиков, фасовщиков и упаковщиков, выстроила систему непрерывного обучения персонала. В рамках оптимизации процессов адаптации сотрудников создана корпоративная база знаний, которая после наполнения материалами стала основой для запуска обучающих программ. Такой подход позволяет сократить время на онбординг новых работников при сохранении качества их подготовки. Особое внимание уделяется простоте и доступности материалов, чтобы обеспечить быстрое освоение информации сотрудниками разных специальностей.

9. Возможность масштабирования

Платформа должна адаптироваться к росту компании: сегодня 10 сотрудников, завтра – 100 после открытия филиалов. При этом важно:

• Простое добавление новых пользователей без сложных настроек.

• Стабильная работа при увеличении нагрузки.

• Прозрачная стоимость масштабирования.

Как это устроено. Компании, использующие TEAMLY, могут добавлять новых пользователей как по одному, так и целыми группами. Наши сотрудники всегда готовы помочь подобрать оптимальный тарифный план, учитывая конкретные задачи бизнеса и текущую численность команды. Это позволяет легко масштабировать использование платформы по мере роста компании, не переплачивая за ненужные функции.

На практике. За два года активного развития компании HRlink пришлось столкнуться с резким увеличением нагрузки на техподдержку – объем запросов вырос до 25 000 ежемесячно. Внедрение базы знаний позволило оптимизировать работу отдела, повысив производительность с 800 до 1150 обработанных запросов на специалиста в месяц.

10. Мобильное приложение

Решение особенно полезно для сотрудников с разъездным характером работы. Менеджеры по работе с клиентами, монтажники и курьеры получают возможность обращаться к базе знаний в любое время, находясь за пределами офиса.

Как это устроено. Тимли предлагает мобильные приложения для iOS и Android с полным набором функций. Пользователи могут просматривать документы, обсуждать материалы в комментариях и обмениваться сообщениями в чате прямо со смартфона.

На практике. Для водителей компании NATCAR, постоянно находящихся в разъездах, мы реализовали доступ к базе знаний через мобильное приложение. Это решение позволяет:

• Получать актуальные справочные материалы в дороге.

• Проходить обучение без визитов в офис.

• Всегда иметь под рукой необходимые инструкции.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо