Главная
Кейсы
SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY

SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY

Еще один пример удачной миграции со старой платформы на TEAMLY. И какой – большое производство, 1000+ сотрудников и данные за пять лет в другой базе знаний.

В чем Confluence проигрывает нашей платформе? Как долго занимает переход? Какие инструменты особенно пригодились в работе? Узнали у клиентов, которые больше 10 месяцев работают с нами.

О компании

SPLAT Global – компания-производитель средств для гигиены полости рта, экологичных продуктов для ухода за домом, а также натуральной косметики. Большая команда занимается полным циклом создания этих средств – от разработки рецептуры до дизайна упаковки.

Каждый продукт компании – это проект. То есть это большие таблицы, карточки проектов и продуктов, образцов сырья, «минуток» (протоколов встреч). Руководство знает, что у сотрудников есть «большое литературное наследие», которое каждый выстраивает под себя. К нам команда обратилась с задачей бережно перенести объем данных на 1000+ коллег и сохранить удобный функционал для дальнейшей работы.

Клиент	ООО «СПЛАТ ГЛОБАЛ»
сфера	Производство
решение	Коробка
штат	1300+
сайт	splatglobal.com

Confluence – всё. Необходимо новое решение

Команда SPLAT Global давно работает с базами знаний – с 2018 года процессы многих подразделений были выстроены в Confluence от Atlassian. В 2021 году последние анонсировали закрытие локальной версии (Server) – именно она лучше всего подходила нашим клиентам. Без технической поддержки и обновлений продукты и приложения становились небезопасными. Миграция на облачную версию (Cloud) была невозможной по ряду причин, к которым в 2022 году добавился еще и уход Atlassian с российского рынка. Перед компанией встал вопрос о переносе целой системы отлаженной работы на новую платформу.

5 лет

компания Splat Global хранила знания в Confluence

>1150

сотрудников Splat Global работают в Базе Знаний

подразделений компании SPLAT Global перенесли свои данные в TEAMLY

30%

штата активно работают с Базой Знаний: создают новые статьи и редактируют старые

Для чего нужна была база знаний

Нашим клиентам не понадобилось описывать все плюсы работы на платформе: базу знаний уже использовали 1150 сотрудников из 15 подразделений, особенно активно – отдел разработки новых продуктов (R&D). У каждого сотрудника была (и остается) возможность выстроить рабочий процесс под себя, так как в фокусе – работа на результат. Из инструментов применялись связка с Jira для трекинга процессов, экосистемы Microsoft и One Drive.

Система менеджмента качества (СМК)

Разработка продуктов, упаковки, рецептур

Документация по проектам и протоколы встреч (МоМ)

База знаний по продуктам

Антон Ярмонов

Руководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки

Мы не стали ждать, пока Confluence станет для нас проблемой. Решили совершить прыжок веры и сделать миграцию на какое-то отечественное решение.

Антон Ярмонов

Руководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки

Почему выбрали TEAMLY

У отдела внедрения SPLAT Global были понятные критерии к новой базе знаний. Но не все отечественные решения поддерживали перенос со старой платформы на новую, а полные аналоги Confluence с трекером задач Jira были неоправданно дорогими. Среди оставшихся на российском рынке решений TEAMLY отличалась по четырём показателям.

Миграция

Нужен был автоматический перенос, чтобы все структуры, вложения и ссылки мигрировали на свои места. Систему не пришлось выстраивать заново вручную, а по всем возникающим вопросам специалисты по внедрению получали быструю обратную связь.

Знакомый функционал

Наши клиенты не ограничивались базовыми инструментами Confluence, они использовали плагины для еще больших возможностей. С TEAMLY они не только не потеряли в функциональности, но и отказались от плагинов за счет встроенных возможностей системы.

Интерфейс

Визуальное оформление команда оценила как более удобное, чем у предыдущей платформы. Они нашли визуальные инструменты, которые облегчили работу с большими таблицами. Обо всем этом – ниже.

Демократичная цена

Финансово компания не почувствовала разницы. Еще один плюс – с отечественным продуктом не возникает проблем с продлением лицензии.

Какие инструменты оценили уже в работе

Самостоятельная миграция

Сотрудник может запустить миграцию сам. Это может быть пространство как рабочего подразделения, так и отдельного пользователя. Так, отдел внедрения сначала протестировал перенос сам, чтобы затем поставить техническое задание и дать комментарии разработчикам.

Архивирование статей

Сотрудники генерируют проекты по годам. Чтобы это не захламляло пространство, отдел внедрения познакомил их с архивированием, работа упростилась. Пользователи доверяют сервису – знают, что из архива ничего не пропадет и что они всегда могут восстановить нужную страницу.

Режим редактирования и автопубликации

В Confluence сотрудники оценивали работу с режимом редактирования как неудобную – «ты поскорее хочешь выйти из режима редактирования и перейти к просмотру». В TEAMLY режим редактирования с таким же понятным интерфейсом, как и режим чтения, а также есть инструмент автопубликации, которым в итоге сотрудники начали охотно пользоваться.

Управление доступом

В Confluence сложно настроить доступ к конкретному разделу или статье. Частая ситуация – пользователь добавляет сотрудника из другого подразделения, а страница не открывается, потому что у того нет доступа к нужному пространству. В TEAMLY гибкая система доступов – можно без помощи администраторов отметить нужных людей и указать их возможности в настройках.

Удобный визуальный редактор

Наши клиенты активно работают с таблицами – с большими таблицами, в которых много данных, изображений и даже других таблиц. Оказалось, что легкое перемещение блоков в TEAMLY упрощает эту работу. Благодаря кнопке с шестью точками они могут расширять функционал обычной ячейки, перетаскивая в нее новые таблицы и другие блоки.

Режим «Во всю ширину»

В TEAMLY есть возможность центрировать текст статьи, либо открыть его во всю ширину экрана. Этот момент оказался принципиальным для сотрудников SPLAT Global, которые опять же работают с большими таблицами. Можно быстро поменять настройки и видеть максимальное количество данных в ячейке.

Антон Ярмонов

Руководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки

Двухуровневая система доступа в Confluence превращала ИТ-сотрудников в хранителей магических знаний – как добиться того, чтобы у пользователя появился доступ. В TEAMLY иерархия подстраивается под доступ конкретного сотрудника. Если это одна страница в пяти недоступных ему папках, то он и будет видеть только эту одну страницу. Это удобно и разгружает ИТ-специалистов, потому что каждый сотрудник теперь может управлять доступом самостоятельно.

Антон Ярмонов

Руководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки

Антон Ярмонов

Руководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки

В целом возможности платформы покрывают наши потребности. Из пожеланий: в будущем хотелось бы увидеть аналог табличных фильтров (Table Filter). В TEAMLY есть Умные таблицы с фильтрами, но они работают немного иначе, поэтому некоторые процессы мы оставили в Excel.

Антон Ярмонов

Руководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки

2 примера решения задач с TEAMLY

Крупные встречи у руководства

Их ведут разные люди, у них разная периодичность и важность. Запрос – чтобы все «минутки» (протоколы и прописанные договоренности со встреч) были в одном месте. Команда внедрения создала шаблоны и пространство, разграничила доступ и показала сотрудникам. Коллеги активно используют этот функционал на встречах.

Обучение по платформе для сотрудников

Запрос – быстро знакомить с набором инструментов TEAMLY, который нужен именно сотрудникам SPLAT Global, и показывать решение сразу в интерфейсе. Отдел внедрения в одном из пространств прямо на платформе подготовил собственное обучение для коллег из разных подразделений. Они записали небольшие видеоуроки и выдали доступ сразу всем сотрудникам.

Антон Ярмонов

Руководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки

Короткие видео оказались более эффективны, чем большие статьи. Они менее требовательны к человеку. 30 секунд – и сотруднику ничего не надо дополнительно открывать.

Антон Ярмонов

Руководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки

Результаты и дальнейшие планы

Компания пришла к нам с конкретным запросом – миграция данных и сохранение привычного функционала. Результат: миграция прошла в запланированные сроки, команде хватает инструментов, работа успешно продолжается. Однако и при таких исходных данных, наши клиенты видят перспективы использования платформы. Из последнего: Отдел персонала сейчас разрабатывает систему адаптации для новых сотрудников, а отдел внедрения присматривается к нашим ИИ-обновления.

6 месяцев

успешный опыт работы в TEAMLY после миграции

Антон Ярмонов

Руководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки

Результат положительный. Мы не потеряли никакие процессы. И есть куда двигаться.

Антон Ярмонов

Руководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки

Мы описали те преимущества, которые получила компания SPLAT Global. Но за скобками остался бесценный опыт, который получила команда TEAMLY. Решение задач от опытного заказчика, сложности с таблицами, миграцией или плагинами, обратная связь от клиента и работа над ошибками помогают нам делать еще более удобную платформу. А значит, следующая миграция пройдет еще быстрее и комфортнее для клиента.

Трансформация бизнеса: опыт производителя АЙСКО

В апреле 2023 года компания приступила к внедрению TEAMLY. Один из важных этапов этого процесса был связан с успешной миграцией данных из Notion

Читать кейс

Умный поиск TEAMLY экономит до 87% времени специалистов ГК Интерлизинг

Служба поддержки ГК Интерлизинг тратила по 20 минут на поиск ответа в базе знаний. Рутинный поиск съедал время специалистов, снижал качество сервиса и увеличивал операционные затраты. При этом вся необходимая для них документация хранилась в TEAMLY, нужно было лишь ускорить поиск.

Читать кейс

Как техподдержка HRlink сохранила качество услуг и сэкономила 6,5 млн руб.

Какая компания не мечтает о большом потоке новых клиентов? Другой вопрос — выдержит ли техподдержка новую лавину обращений и поможет ли единая база знаний быстро подготовить новых сотрудников. С таким запросом к нам обратилась компания HRlink. Рассказываем о проблемах до перехода на БЗ и о первых результатах спустя полгода.

Читать кейс

Хакасия.ру: внедрение Базы Знаний как отдельный внутренний проект компании

1С, ЕГАИС, онлайн-кассы — если для вас это не пустые слова, тогда вас может особенно заинтересовать кейс компании «Хакасия.ру». Всем остальным советуем оценить, как IT-компания численностью в 100+ сотрудников последовательно внедрила Базу Знаний.

Читать кейс

Runetlex: переезд с зарубежного ПО

Кейс комфортной замены Notion с сохранением внутренней структуры систематизации знаний. Рассказываем, как функционал TEAMLY помогает юристам и другим сотрудникам максимально использовать свои экспертные знания.

Читать кейс

3 минуты вместо 3 дней: кейс «Монитор электрик» по ускорению коммуникации сети офисов в 12 городах

Когда в компании больше 400 сотрудников в 12 городах, база знаний – это не “плюс”, а необходимый стандарт. IT-компания «Монитор электрик» искала платформу, которая будет достаточно мощной для разработчиков и при этом интуитивно понятной для остальных подразделений.

Читать кейс

TEAMLY для обучения линейного персонала в компании Грузчики.ру

Что делать, если на корпоративном портале сложной найти важную и актуальную информацию, а часть знаний хранится в заметках и на облачных дисках? Компания «Грузчики.ру» нашла решение: внедрить SaaS-версию Базы Знаний TEAMLY.

Читать кейс

Кейс KAMAZ Digital х NATCAR: внедрили TEAMLY для аналитиков, а оценили...

Кейс о внедрении российского ПО для управления бизнес-процессами TEAMLY в компании NATCAR. Платформа помогает решать проблемы разных отделов компании, от IT и маркетинга до HR-департамента и водителей. TEAMLY подошла не только для миграции с Confluence, но и доказала, что может эффективно решить проблемы, которые были вне фокуса.

Читать кейс

5 шагов по внедрению TEAMLY на 2500+ сотрудников офисов: опыт «Автобана»

Историю о том, как «Автобан» решил оптимизировать свою базу знаний, любая крупная компания может использовать как руководство к действию. Этим мы и воспользовались, оформив ее как инструкцию. Конечно, процесс внедрения еще идет, однако их мудрому и взвешенному подходу точно можно поучиться.

Читать кейс

КПК «Сибирский Капитал»: как TEAMLY помогает выполнять требования ЦБ

Деятельность кредитного кооператива «Сибирский Капитал» связана с высокой ответственностью и рисками, поэтому для клиента критично важно, чтобы все документы в Базе Знаний были актуальными, а инструкции для сотрудников — максимально подробными. Рассказываем, как TEAMLY помогает решать эти задачи и избегать штрафов от ЦБ.

Читать кейс

Как 2ГИС мигрировал 150 000 страниц базы знаний на TEAMLY без потерь

Представьте: у вас есть огромная база знаний из 110 разделов и вам надо её перенести. Сложно? А теперь представьте, что сделать это надо быстро и счёт идёт на недели… Именно с такой задачей столкнулся департамент производства 2ГИС. Спойлер: команда использовала платформу TEAMLY и смогла сохранить 150 000 страниц, которые создавались на протяжении 5 лет.

Читать кейс

Вместо сотен папок — одна платформа: Как 7 предприятий авиагиганта нашли общий язык

Представьте: гигант авиастроения, где инженерные решения рождаются ежедневно, но... тонут в хаосе разрозненных файлов. ПАО «Объединенная авиастроительная корпорация», объединяющее лучшие умы отрасли для создания современных воздушных судов, столкнулось с парадоксом: как синхронизировать работу тысяч специалистов, когда критически важная информация разбросана по десяткам систем? Это история о том, как специалисты TEAMLY и QSOFT помогли превратить информационный хаос в стройную экосистему знаний — и какие впечатляющие результаты это принесло.

Читать кейс

Структуризация знаний компании Интерлизинг на платформе TEAMLY

Целью клиента было собрать на одной платформе разрозненные знания из нескольких систем, которыми пользуются разные отделы. Команда TEAMLY не только быстро развернула коробочную версию решения, но и помогла устранить ошибки в оргструктуре и настроила интеграцию с AD.

Читать кейс

От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение

Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знаний

Читать кейс

abcAge: строим систему управления знаниями и культуру разбора полетов

Мы рассмотрим уникальный опыт компании abcAge — от выбора решения до построения системы управления знаниями. Разберем, какие вызовы были преодолены и какие результаты были достигнуты. Опыт AbcAge подскажет, как построить культуру разбора полетов и обеспечить эффективное управление знаниями внутри вашей компании.

Читать кейс

Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром

Как оптимизировать процесс передачи знаний новичкам и оцифровать информацию, которая хранится в головах сотрудников? Быстрорастущий медцентр МедикаМенте решил эту задачу с помощью Базы Знаний TEAMLY.

Читать кейс

Лира: автоматическая миграция 5-летней базы данных из Notion в TEAMLY

Потерять доступ к личному аккаунту Notion — как минимум неприятно. Лишиться доступа к аккаунту с личными и рабочими данными, накопленными за 5 лет — критично для работы целого агентства. В этом кейсе мы расскажем, какие факторы команда агентства событийного маркетинга Лира учитывала при выборе платформы для переноса баз данных с Notion и как за 2 дня им удалось мигрировать на TEAMLY.

Читать кейс

jetMinds: как с помощью мигратора перенести все данные из Notion в TEAMLY

Анонс блокировки российских аккаунтов Notion застал врасплох многие компании — и jetMinds не стала исключением. Для срочного решения проблемы компания воспользовалась автоматическим переносом в TEAMLY — рассказываем в деталях, как прошла миграция данных.

Читать кейс

Техподдержка «Кода Безопасности»: как ускорить поиск информации и обучение новых сотрудников

TEAMLY упрощает и автоматизирует рутину. В одном контуре можно создавать курс для онбординга, отслеживать прогресс сотрудников, хранить много технической информации и вести трекеры. Посмотрите, как команда «Кода Безопасности» оптимизировала онбординг и дальнейшую работу в службе поддержки клиентов.

Читать кейс

ATI.SU: миграция Базы знаний с Confluence для крупнейшей биржи грузоперевозок в РФ

В компании давно развита культура управления знаниями, поддерживать которую помогал Confluence. К 2023 году сложности с оплатой, риски блокировки аккаунта и вопросы по функционалу подтолкнули компанию искать альтернативное российское решение. Рассказываем, как IT-отдел ATI.SU из 250+ человек мигрировал с Confluence на TEAMLY.

Читать кейс

Как ГК Gems превратила разрозненные знания в единое пространство работы для 150+ сотрудников

Когда в компании работает 50 человек, многие вопросы решаются через личное общение. Но когда штат вырастает втрое, такой подход перестает работать.

Читать кейс

Облачные сети: внедрение базы знаний с нуля на 100 редакторов за полгода

В этот раз к нам обратилась компания - интегратор решений в области ИТ и информационной безопасности. Их выбор — уже высокая оценка для нас. Но TEAMLY — это не только про конфиденциальность данных. Наши клиенты оценили, как удобно стало искать по ключевым словам, интегрироваться с другими сервисами и вести Умные Таблицы. Дальше расскажем подробнее.

Читать кейс

Как мигрировать базу знаний из Notion за 6 шагов: опыт провайдера IP-телефонии

Рассказываем об опыте провайдера облачной телефонии: что учитывали при срочном выборе альтернативы Notion, как пошагово мигрировали на TEAMLY и почему наша платформа не просто позволила заменить иностранный сервис, а ещё и расширила возможности компании.

Читать кейс

БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями

В этом кейсе мы исследуем, как философия компании сыграла ключевую роль в успешном внедрении платформы TEAMLY. Умение отсекать все лишнее и фокусироваться на главном позволило компании организовать свои знания с учетом реальных потребностей.

Читать кейс

Корпоративный портал на базе TEAMLY для 13 000+ сотрудников Lamoda

Lamoda обратилась к интегратору решений QSOFT с запросом создать новый корпоративный портал для команды — предыдущий портал устарел, его поддержка стоила дорого, а 13 000 сотрудников не имели единого доступа к знаниям и сервисам. Вместо долгой разработки с нуля интегратор взял за основу платформу TEAMLY и глубоко её кастомизировали. Результат - новый портал Lanet, ставший гибкой цифровой экосистемой для всего бизнеса.

Читать кейс

Doczilla: мягкий переезд с Notion и других платформ на общую базу знаний

Компания Doczilla сделала большой вклад в свой будущий рост — перенесла все разрозненные данные с разных платформ и от разных подразделений. Причем за довольно короткий срок, без потери данных и с возможностью автоматической миграции с Notion. Мы узнали, как им это удалось и что они получили всего за пару месяцев работы с TEAMLY.

Читать кейс

«База знаний должна быть, если вы хотите расти»: кейс IT-компании OptimalGroup

В этот раз TEAMLY попал в фокус команды digital-агентства OptimalGroup, которая любит тестировать разные сервисы в поисках оптимального.

Читать кейс

Как база знаний TEAMLY помогает собирать опыт экспертов и лучшие практики

Из-за ухода зарубежных компаний освободилась большая доля российского рынка внедрения IT-решений для СМБ и корпоративного сектора. Чтобы все клиенты получали высокий уровень обслуживания, наш клиент (по условиям NDA мы не можем раскрыть название) взял курс на интенсивное развитие технологий и решил внедрить Базу Знаний для упаковки внутренней экспертизы.

Читать кейс

Как база знаний TEAMLY помогает собирать опыт экспертов и лучшие практики

Как база знаний TEAMLY помогает собирать опыт экспертов и лучшие практики

Из-за ухода зарубежных компаний освободилась большая доля российского рынка внедрения IT-решений для СМБ и корпоративного сектора. Чтобы все клиенты получали высокий уровень обслуживания, наш клиент (по условиям NDA мы не можем раскрыть название) взял курс на интенсивное развитие технологий и решил внедрить Базу Знаний для упаковки внутренней экспертизы.
Читать кейс
КПК «Сибирский Капитал»: как TEAMLY помогает выполнять требования ЦБ

КПК «Сибирский Капитал»: как TEAMLY помогает выполнять требования ЦБ

Деятельность кредитного кооператива «Сибирский Капитал» связана с высокой ответственностью и рисками, поэтому для клиента критично важно, чтобы все документы в Базе Знаний были актуальными, а инструкции для сотрудников — максимально подробными. Рассказываем, как TEAMLY помогает решать эти задачи и избегать штрафов от ЦБ.
Читать кейс