Библиотека решений
SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY
Еще один пример удачной миграции со старой платформы на TEAMLY. И какой – большое производство, 1000+ сотрудников и данные за пять лет в другой базе знаний.
В чем Confluence проигрывает нашей платформе? Как долго занимает переход? Какие инструменты особенно пригодились в работе? Узнали у клиентов, которые больше 10 месяцев работают с нами.
О компании
SPLAT Global – компания-производитель средств для гигиены полости рта, экологичных продуктов для ухода за домом, а также натуральной косметики. Большая команда занимается полным циклом создания этих средств – от разработки рецептуры до дизайна упаковки.
Каждый продукт компании – это проект. То есть это большие таблицы, карточки проектов и продуктов, образцов сырья, «минуток» (протоколов встреч). Руководство знает, что у сотрудников есть «большое литературное наследие», которое каждый выстраивает под себя. К нам команда обратилась с задачей бережно перенести объем данных на 1000+ коллег и сохранить удобный функционал для дальнейшей работы.
| Клиент | ООО «СПЛАТ ГЛОБАЛ» |
| сфера | Производство |
| решение | Коробка |
| штат | 1300+ |
| сайт | splatglobal.com |
Confluence – всё. Необходимо новое решение
Команда SPLAT Global давно работает с базами знаний – с 2018 года процессы многих подразделений были выстроены в Confluence от Atlassian. В 2021 году последние анонсировали закрытие версии Server – именно она лучше всего подходила нашим клиентам. Без технической поддержки и обновлений продукты и приложения становились небезопасными. Миграция на версию Cloud была невозможной по ряду причин, к которым в 2022 году добавился еще и уход Atlassian с российского рынка. Перед компанией встал вопрос о переносе целой системы отлаженной работы на новую платформу.
5 лет
компания Splat Global хранила знания в Confluence
>1150
сотрудников Splat Global работают в Базе Знаний
15
подразделений компании SPLAT Global перенесли свои данные в TEAMLY
30%
штата активно работают с Базой Знаний: создают новые статьи и редактируют старые
Для чего нужна была база знаний
Нашим клиентам не понадобилось описывать все плюсы работы на платформе: базу знаний уже использовали 1150 сотрудников из 15 подразделений, особенно активно – отдел разработки новых продуктов (R&D). У каждого сотрудника была (и остается) возможность выстроить рабочий процесс под себя, так как в фокусе – работа на результат. Из инструментов применялись связка с Jira для трекинга процессов, экосистемы Microsoft и One Drive.
Система менеджмента качества (СМК)
Разработка продуктов, упаковки, рецептур
Документация по проектам и протоколы встреч (МоМ)
База знаний по продуктам
Почему выбрали TEAMLY
У отдела внедрения SPLAT Global были понятные критерии к новой базе знаний. Но не все отечественные решения поддерживали перенос со старой платформы на новую, а полные аналоги Confluence с трекером задач Jira были неоправданно дорогими. Среди оставшихся на российском рынке решений TEAMLY отличалась по четырём показателям.
Миграция
Нужен был автоматический перенос, чтобы все структуры, вложения и ссылки мигрировали на свои места. Систему не пришлось выстраивать заново вручную, а по всем возникающим вопросам специалисты по внедрению получали быструю обратную связь.
Знакомый функционал
Наши клиенты не ограничивались базовыми инструментами Confluence, они использовали плагины для еще больших возможностей. С TEAMLY они не только не потеряли в функциональности, но и отказались от плагинов за счет встроенных возможностей системы.
Интерфейс
Визуальное оформление команда оценила как более удобное, чем у предыдущей платформы. Они нашли визуальные инструменты, которые облегчили работу с большими таблицами. Обо всем этом – ниже.
Демократичная цена
Финансово компания не почувствовала разницы. Еще один плюс – с отечественным продуктом не возникает проблем с продлением лицензии.
Какие инструменты оценили уже в работе
Миграция в Self-Service формате
Сотрудник может запустить миграцию самостоятельно. Это может быть пространство как рабочего подразделения, так и отдельного пользователя. Так, отдел внедрения сначала протестировал перенос сам, чтобы затем поставить техническое задание и дать комментарии разработчикам.
Архивирование статей
Сотрудники генерируют проекты по годам. Чтобы это не захламляло пространство, отдел внедрения познакомил их с архивированием, работа упростилась. Пользователи доверяют сервису – знают, что из архива ничего не пропадет и что они всегда могут восстановить нужную страницу.
Режим редактирования и автопубликации
В Confluence сотрудники оценивали работу с режимом редактирования как неудобную – «ты поскорее хочешь выйти из режима редактирования и перейти к просмотру». В TEAMLY режим редактирования с таким же понятным интерфейсом, как и режим чтения, а также есть инструмент автопубликации, которым в итоге сотрудники начали охотно пользоваться.
Управление доступом
В Confluence сложно настроить доступ к конкретному разделу или статье. Частая ситуация – пользователь добавляет сотрудника из другого подразделения, а страница не открывается, потому что у того нет доступа к нужному пространству. В TEAMLY гибкая система доступов – можно без помощи администраторов отметить нужных людей и указать их возможности в настройках.
Удобный визредактор
Наши клиенты активно работают с таблицами – с большими таблицами, в которых много данных, изображений и даже других таблиц. Оказалось, что легкое перемещение блоков в TEAMLY упрощает эту работу. Благодаря кнопке с шестью точками они могут расширять функционал обычной ячейки, перетаскивая в нее новые таблицы и другие блоки.
Режим «Во всю ширину»
В TEAMLY есть возможность центрировать текст статьи, либо открыть его во всю ширину экрана. Этот момент оказался принципиальным для сотрудников SPLAT Global, которые опять же работают с большими таблицами. Можно быстро поменять настройки и видеть максимальное количество данных в ячейке.
Антон Ярмонов
Руководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки
внедрения приложений
и технической поддержки
Двухуровневая система доступа в Confluence превращала IT-сотрудников в хранителей магических знаний – как добиться того, чтобы у пользователя появился доступ. В TEAMLY иерархия подстраивается под доступ конкретного сотрудника. Если это одна страница в пяти недоступных ему папках, то он и будет видеть только эту одну страницу. Это удобно и разгружает IT, потому что каждый сотрудник теперь может управлять доступом самостоятельно.
Антон ЯрмоновРуководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки
Смотрите запись выступления Антона Ярмонова на конференции TEAMLY
Антон Ярмонов
Руководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки
внедрения приложений
и технической поддержки
В целом возможности платформы покрывают наши потребности. Из пожеланий: в будущем хотелось бы увидеть аналог Table Filter. В TEAMLY есть Умные таблицы с фильтрами, но они работают немного иначе, поэтому некоторые процессы мы оставили в Excel.
Антон ЯрмоновРуководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки
2 примера решения задач с TEAMLY
Крупные встречи у руководства
Их ведут разные люди, у них разная периодичность и важность. Запрос – чтобы все «минутки» (протоколы и прописанные договоренности со встреч) были в одном месте. Команда внедрения создала шаблоны и пространство, разграничила доступ и показала сотрудникам. Коллеги активно используют этот функционал на встречах.
Обучение по платформе для сотрудников
Запрос – быстро знакомить с набором инструментов TEAMLY, который нужен именно сотрудникам SPLAT Global, и показывать решение сразу в интерфейсе. Отдел внедрения в одном из пространств прямо на платформе подготовил собственное обучение для коллег из разных подразделений. Они записали небольшие видеоуроки и выдали доступ сразу всем сотрудникам.
Антон Ярмонов
Руководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки
внедрения приложений
и технической поддержки
Короткие видео оказались более эффективны, чем большие статьи. Они менее требовательны к человеку. 30 секунд – и сотруднику ничего не надо дополнительно открывать.
Антон ЯрмоновРуководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки
Результаты и дальнейшие планы
Компания пришла к нам с конкретным запросом – миграция данных и сохранение привычного функционала. Результат: миграция прошла в запланированные сроки, команде хватает инструментов, работа успешно продолжается. Однако и при таких исходных данных, наши клиенты видят перспективы использования платформы. Из последнего: HR-отдел сейчас разрабатывает систему адаптации для новых сотрудников, а отдел внедрения присматривается к нашим AI-обновлениям.
6 месяцев
успешный опыт работы в TEAMLY после миграции
Антон Ярмонов
Руководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки
внедрения приложений
и технической поддержки
Результат положительный. Мы не потеряли никакие процессы. И есть куда двигаться.
Антон ЯрмоновРуководитель отдела
внедрения приложений
и технической поддержки
Мы описали те преимущества, которые получила компания SPLAT Global. Но за скобками остался бесценный опыт, который получила команда TEAMLY. Решение задач от опытного заказчика, сложности с таблицами, миграцией или плагинами, обратная связь от клиента и работа над ошибками помогают нам делать еще более удобную платформу. А значит, следующая миграция пройдет еще быстрее и комфортнее для клиента.
Другие кейсы
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знаний
Читать кейс
Опыт RusJet: интеграция TEAMLY c Битрикс24
В этом кейсе мы расскажем, как «РусДжет» смогли улучшить свою рабочую среду. Компания долгое время использовала Модуль Wiki от «Битрикс24», но столкнулась с ограничениями функционала. Наши переговоры и анализ конкурентов привели к выбору облачного TEAMLY, который наилучшим образом сочетает в себе функциональность, необходимую компании, и соответствует бюджетным ожиданиям.
Читать кейс
Структуризация знаний компании Интерлизинг на платформе TEAMLY
Оперативное развертывание сервиса и интеграция с AD
Читать кейс
Трансформация бизнеса: опыт производителя АЙСКО
В апреле 2023 года компания приступила к внедрению TEAMLY. Один из важных этапов этого процесса был связан с успешной миграцией данных из Notion
Читать кейс
abcAge: строим систему управления знаниями и культуру разбора полетов
Мы рассмотрим уникальный опыт компании abcAge — от выбора решения до построения системы управления знаниями. Разберем, какие вызовы были преодолены и какие результаты были достигнуты. Опыт AbcAge подскажет, как построить культуру разбора полетов и обеспечить эффективное управление знаниями внутри вашей компании.
Читать кейс
БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями
В этом кейсе мы исследуем, как философия компании сыграла ключевую роль в успешном внедрении платформы TEAMLY. Умение отсекать все лишнее и фокусироваться на главном позволило компании организовать свои знания с учетом реальных потребностей.
Читать кейс
Runetlex: переезд с зарубежного ПО
Комфортная замена Notion с сохранением внутренней структуры систематизации знаний
Читать кейс
TEAMLY для обучения линейного персонала в компании Грузчики.ру
Создание единой базы знаний в облаке
Читать кейс
Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром
Создание базы знаний для быстро растущей компании
Читать кейс
Другие кейсы
Ко всем кейсам-
Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром
Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром
Создание базы знаний для быстро растущей компанииЧитать кейс -
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знанийЧитать кейс
Остались вопросы?
Оставьте свои контакты, и мы свяжемся с вами. Задайте все вопросы эксперту
Читайте нас в социальных сетях
Актуальные новости, интересные события, полезные материалы про эффективное управление корпоративными знаниями и командную работу.
внедрения приложений
и технической поддержки