Библиотека решений
Хакасия.ру: внедрение Базы Знаний как отдельный внутренний проект компании
1С, ЕГАИС, онлайн-кассы — если для вас это не пустые слова, тогда вас может особенно заинтересовать кейс компании «Хакасия.ру». Всем остальным советуем оценить, как IT-компания численностью в 100+ сотрудников последовательно внедрила Базу Знаний.
О компании
IT-компания «Хакасия.ру» автоматизирует предприятия бизнеса и госсектора: внедряет и сопровождает 1С, настраивает онлайн-кассы, подключает к системе электронного документооборота и отправки отчетности, обеспечивает цифровизацию бизнес-процессов в компаниях клиентов.
Хакасия.ру активно развивается, накапливает опыт и знания — количество направлений деятельности и число сотрудников постоянно растет, в компании работает уже больше 140 человек. К нам команда обратилась с конкретным запросом: нужна единая база знаний, которая будет бесперебойно работать и нативно интегрироваться с Битрикс24.
| Клиент | Хакасия.ру |
| сфера | IT |
| решение | SaaS |
| штат | 140+ |
| сайт | khakasia.ru |
Контекст
Когда Хакасия.ру еще не была большой компанией, данные хранились хаотично. Первые попытки систематизировать знания случились в 1С: Документооборот и на общих дисках Битрикс24, но оба варианта оказались неудобными.
Затем часть информации перенесли в другую российскую платформу, которая подошла своей интеграцией с корпоративным порталом Битрикс24, но из-за частых технических неполадок от нее пришлось быстро отказаться. Тем временем компания активно росла — обучать новых сотрудников и переобучать старых становилось всё сложнее. Остро встал вопрос о внедрении единой базы знаний.
3 причины, почему выбрали TEAMLY
Надёжность платформы
С предыдущим решением часто случались неполадки: то не работал сервер, то нельзя было войти. Нужен был надежный поставщик ПО.
Интеграция с Битрикс24
TEAMLY нативно интегрируется с Битрикс24 — теперь база знаний доступна для сотрудников компании прямо из левого меню корп. портала.
Гибкие настройки доступа
Раньше в базе знаний пользователи видели много лишнего — в TEAMLY легко настроили доступ только к тому контенту, который нужен для работы.
Как внедряли TEAMLY
Около месяца ушло на шлифовку всех процессов. Если возникали ошибки с доступами или что-то не подгружалось, команда TEAMLY была на связи и оперативно помогала в сложных ситуациях. Дальше всё пошло как по маслу — сотрудники Хакасии.ру уже самостоятельно настраивали пространства и разрабатывали шаблоны.
Компания проводила внедрение TEAMLY по отделам и на тарифе с небольшим количеством редакторов, так как сейчас за базу знаний отвечает один модератор — все статьи проходят через него. Само внедрение базы знаний стало отдельным внутренним проектом.
Анастасия Гаврилова
Руководитель Службы
качества Хакасии.ру
качества Хакасии.ру
С некоторыми инструментами бывает так, что один отдел охотно переходит на него, а другой нет. С базой знаний таких проблем не было — сотрудники намучались и уже понимали плюсы хранения знаний в едином пространстве, поэтому перешли туда легко.
Анастасия ГавриловаРуководитель Службы
качества Хакасии.ру
База знаний как отдельный проект Хакасии.ру
- Разработали структуру распределения регламентов и знаний.
- Определили ответственных — все знания проходят через одного администратора, для нынешнего объема знаний этого достаточно.
- Разработали шаблоны. Раньше сотрудники по-разному оформляли инструкции и регламенты — теперь всё оформлено в едином стиле.
- Определили процесс подготовки и публикации статей. Начали внедрять базу знаний и редактировать ее содержимое по частям.
- Старые инструкции пересмотрели и актуализировали, а потерявшие актуальность – удалили.
- Опубликовали новость на корпортаивном портале и начали популяризировать базу знаний среди сотрудников.
4 пространства внутри Базы Знаний
Общее пространство
Вся информация для новичков: о компании, внутренние правила, перечень используемого ПО и т. д. Также здесь публикуются статьи и видео, которые будут полезны всем.
Должностное пространство
Здесь хранятся статьи с описанием процессов работы. В пространстве есть разграничение доступа — сотрудники видят только то, что касается их работы.
Техническое пространство
Кейсы от команды разработчиков. Наполнение этого пространства — один из приоритетов развития Базы Знаний.
Управленческое пространство
Пространство для руководителей с описанием управленческих процессов и актуальными практиками.
Анастасия Гаврилова
Руководитель Службы
качества Хакасии.ру
качества Хакасии.ру
У нас теперь есть красивый и классный Welcome Book — это повысило эффективность адаптации новых сотрудников. Для них в Базе Знаний всё готово: они могут почитать статьи, узнать необходимую информацию о компании и легко влиться в команду. Плюс не приходится отвлекать никого из наставников.
Анастасия ГавриловаРуководитель Службы
качества Хакасии.ру
Что оценили в работе с TEAMLY
Мобильное приложение
Сотрудники компании могут выезжать к клиенту со смартфоном, в котором есть удобный доступ к Базе Знаний.
Шаблоны
Визуальные шаблоны для оформления статей сняли с редакторов головную боль с форматированием.
Визуальный редактор
Особенно понравилось, что в статьи можно легко добавлять видео и скрины для визуализации.
Результаты
Сейчас компания переходит от накопления знаний к тому, чтобы TEAMLY стал инструментом ежедневного использования. Сотрудники уже знают, что у них есть база знаний, что это их единый источник информации, и понимают, как с ней работать. В планах — дальнейшая работа с Базой Знаний, чтобы каждый сотрудник мог самостоятельно, быстро и легко находить ответы на вопросы.
500+
статей уже опубликовано в Базе Знаний
13+
месяцев успешного использования Базы Знаний
100+
сотрудников регулярно пользуются TEAMLY
5 запланированных шагов
- Глубже внедрять базу знаний, чтобы программисты и консультанты описывали в ней свои рабочие кейсы
- Обучить работе с поиском и увеличить активность работы с TEAMLY
- Увеличить использование статистики и аналитики
- Использовать возможности обучения и создания курсов
- Описать IT-инфраструктуру компании, чтобы при изменениях понимать взаимосвязи в архитектуре и наглядно показывать новым сотрудникам
Анастасия Гаврилова
Руководитель Службы
качества Хакасии.ру
качества Хакасии.ру
К TEAMLY часто обращаются для процессов с редкой периодичностью. Если процесс происходит раз в год или раз в квартал, то его детали забываются. Сейчас достаточно войти в Базу Знаний и прочитать статью — не надо никого искать, чтобы вспомнить информацию.
Анастасия ГавриловаРуководитель Службы
качества Хакасии.ру
Если вам нужна интеграция с российским ПО или миграция с другой платформы — свяжитесь с нами. В TEAMLY вы найдете то и другое, а наша техподдержка поможет сделать перенос или интеграцию максимально бесшовными.
Другие кейсы
SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY
Еще один пример удачной миграции с Confluence на TEAMLY. И какой – большое производство, 1000+ сотрудников и данные за 5 лет в другой базе знаний
Читать кейс
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знаний
Читать кейс
Кейс KAMAZ Digital х NATCAR: внедрили TEAMLY для аналитиков, а оценили...
Кейс о внедрении российского ПО для управления бизнес-процессами TEAMLY в компании NATCAR. Платформа помогает решать проблемы разных отделов компании, от IT и маркетинга до HR-департамента и водителей. TEAMLY подошла не только для миграции с Confluence, но и доказала, что может эффективно решить проблемы, которые были вне фокуса.
Читать кейс
ATI.SU: миграция Базы знаний с Confluence для крупнейшей биржи грузоперевозок в РФ
В компании давно развита культура управления знаниями, поддерживать которую помогал Confluence. К 2023 году сложности с оплатой, риски блокировки аккаунта и вопросы по функционалу подтолкнули компанию искать альтернативное российское решение. Рассказываем, как IT-отдел ATI.SU из 250+ человек мигрировал с Confluence на TEAMLY.
Читать кейс
Как техподдержка HRlink сохранила качество услуг и сэкономила 6,5 млн руб.
Какая компания не мечтает о большом потоке новых клиентов? Другой вопрос — выдержит ли техподдержка новую лавину обращений и поможет ли единая база знаний быстро подготовить новых сотрудников. С таким запросом к нам обратилась компания HRlink. Рассказываем о проблемах до перехода на БЗ и о первых результатах спустя полгода.
Читать кейс
Как база знаний TEAMLY помогает собирать опыт экспертов и лучшие практики
Из-за ухода зарубежных компаний освободилась большая доля российского рынка внедрения IT-решений для СМБ и корпоративного сектора. Чтобы все клиенты получали высокий уровень обслуживания, наш клиент (по условиям NDA мы не можем раскрыть название) взял курс на интенсивное развитие технологий и решил внедрить Базу Знаний для упаковки внутренней экспертизы.
Читать кейс
Doczilla: мягкий переезд с Notion и других платформ на общую базу знаний
Компания Doczilla сделала большой вклад в свой будущий рост — перенесла все разрозненные данные с разных платформ и от разных подразделений. Причем за довольно короткий срок, без потери данных и с возможностью автоматической миграции с Notion. Мы узнали, как им это удалось и что они получили всего за пару месяцев работы с TEAMLY.
Читать кейс
КПК «Сибирский Капитал»: как TEAMLY помогает выполнять требования ЦБ
Деятельность кредитного кооператива «Сибирский Капитал» связана с высокой ответственностью и рисками, поэтому для клиента критично важно, чтобы все документы в Базе Знаний были актуальными, а инструкции для сотрудников — максимально подробными. Рассказываем, как TEAMLY помогает решать эти задачи и избегать штрафов от ЦБ.
Читать кейс
Нонтон: база знаний для растущего бизнеса
Активный рост мебельного онлайн-гипермаркета потребовал создания масштабной базы знаний, где 500+ сотрудников из разных департаментов смогут хранить, систематизировать и распространять знания. Рассказываем, по каким критериям компания выбрала TEAMLY и каких результатов достигла.
Читать кейс
«База знаний должна быть, если вы хотите расти»: кейс IT-компании OptimalGroup
В этот раз TEAMLY попал в фокус команды digital-агентства OptimalGroup, которая любит тестировать разные сервисы в поисках оптимального.
Читать кейс
Опыт RusJet: интеграция TEAMLY c Битрикс24
В этом кейсе мы расскажем, как «РусДжет» смогли улучшить свою рабочую среду. Компания долгое время использовала Модуль Wiki от «Битрикс24», но столкнулась с ограничениями функционала. Наши переговоры и анализ конкурентов привели к выбору облачного TEAMLY, который наилучшим образом сочетает в себе функциональность, необходимую компании, и соответствует бюджетным ожиданиям.
Читать кейс
Замена Confluence на российскую платформу TEAMLY в Капитал Life
После ухода Atlassian с российского рынка в компании остро встал вопрос замены базы знаний на российское решение и создания внутренней IT-шной википедии. Команда TEAMLY помогла объединить IT-подразделения компании на своей платформе.
Читать кейс
Структуризация знаний компании Интерлизинг на платформе TEAMLY
Целью клиента было собрать на одной платформе разрозненные знания из нескольких систем, которыми пользуются разные отделы. Команда TEAMLY не только быстро развернула коробочную версию решения, но и помогла устранить ошибки в оргструктуре и настроила интеграцию с AD.
Читать кейс
Трансформация бизнеса: опыт производителя АЙСКО
В апреле 2023 года компания приступила к внедрению TEAMLY. Один из важных этапов этого процесса был связан с успешной миграцией данных из Notion
Читать кейс
abcAge: строим систему управления знаниями и культуру разбора полетов
Мы рассмотрим уникальный опыт компании abcAge — от выбора решения до построения системы управления знаниями. Разберем, какие вызовы были преодолены и какие результаты были достигнуты. Опыт AbcAge подскажет, как построить культуру разбора полетов и обеспечить эффективное управление знаниями внутри вашей компании.
Читать кейс
БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями
В этом кейсе мы исследуем, как философия компании сыграла ключевую роль в успешном внедрении платформы TEAMLY. Умение отсекать все лишнее и фокусироваться на главном позволило компании организовать свои знания с учетом реальных потребностей.
Читать кейс
Runetlex: переезд с зарубежного ПО
Кейс комфортной замены Notion с сохранением внутренней структуры систематизации знаний. Рассказываем, как функционал TEAMLY помогает юристам и другим сотрудникам максимально использовать свои экспертные знания.
Читать кейс
TEAMLY для обучения линейного персонала в компании Грузчики.ру
Что делать, если на корпоративном портале сложной найти важную и актуальную информацию, а часть знаний хранится в заметках и на облачных дисках? Компания «Грузчики.ру» нашла решение: внедрить SaaS-версию Базы Знаний TEAMLY.
Читать кейс
Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром
Как оптимизировать процесс передачи знаний новичкам и оцифровать информацию, которая хранится в головах сотрудников? Быстрорастущий медцентр МедикаМенте решил эту задачу с помощью Базы Знаний TEAMLY.
Читать кейс
Другие кейсы
Ко всем кейсам-
SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY
SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY
Еще один пример удачной миграции с Confluence на TEAMLY. И какой – большое производство, 1000+ сотрудников и данные за 5 лет в другой базе знанийЧитать кейс -
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знанийЧитать кейс
Обсудим ваш проект?
Оставьте свои контактные данные, и мы с удовольствием организуем для вас персональную демонстрацию нашего сервиса.
Читайте нас в социальных сетях
Актуальные новости, интересные события, полезные материалы про эффективное управление корпоративными знаниями и командную работу.
качества Хакасии.ру