Главная
Кейсы
Doczilla: мягкий переезд с Notion и других платформ на общую базу знаний

Doczilla: мягкий переезд с Notion и других платформ на общую базу знаний

Компания Doczilla сделала большой вклад в свой будущий рост — перенесла все разрозненные данные с разных платформ и от разных подразделений. Причем за довольно короткий срок, без потери данных и с возможностью автоматической миграции с Notion. Мы узнали, как им это удалось и что они получили всего за пару месяцев работы с TEAMLY.

О компании

Doczilla — российская компания-разработчик продуктов для юристов. Решениями Doczilla пользуются 50+ крупных компаний и 80+ тысяч пользователей. Платформа Doczilla Pro — это удобное пространство для автоматизации всего цикла жизни договоров: создать первый драфт → согласовать с коллегами и контрагентами → подписать → проконтролировать исполнение обязательств → сохранить на общих дисках. В Doczilla Pro встроен искусственный интеллект, «младший помощник юриста», которому можно делегировать все рутинные задачи от создания драфта документа до проверки договора на риски.

В работе нашего клиента есть нюанс: над платформой работают разработчики, юристы и маркетологи. Нам предстояло подружить очень разных специалистов в одном пространстве, которое будет одинаково удобным для всех.

Клиент	Doczilla
сфера	ИТ, юриспруденция
решение	Облачное размещение
штат	80+
сайт	doczilla.pro

Контекст

В Doczilla всегда пользовались базами знаний — работа в них приветствовалась, однако каждая команда подбирала софт под себя. Единой платформы не было, поэтому перед командой встала задача «привести в чувства» управление знаниями, чтобы объединить их для решения вопросов между подразделениями.

Notion

Использовали практически все сотрудники компании

Confluence

Использовали некоторые подразделения Doczilla

iSpring

Использовали для публикации образовательного контента

Всё вело к тому, что нужна общая база знаний

Большой объем знаний

Минималистичные доски и сервисы заметок были удобными поначалу, для большого количества понадобилась платформа на перспективу – с бóльшим количеством функций.

Уход Notion и Confluence

Иностранные базы знаний стали покидать российский рынок, а нашим клиентам нужно было безопасное и легальное решение.

Разрозненность отделов

Чтобы создавать общий продукт, нужно было буквально переплести знания из разных сфер и предоставить пространство для решения смежных вопросов.

Адаптация сотрудников

Из-за специфики компании наем и адаптация новых сотрудников затягиваются. Около полугода уходило на то, чтобы сотрудник полностью разобрался во всех процессах.

Азиза Степанян

Юрист, директор Doczilla
Academy

У Doczilla есть своя специфика. При погружении в работу надо разбираться и в ИТ-разработке, и в юридических терминах. Имея одну специализацию, фактически надо получить кросс-специализацию. И без базы знаний это нереалистично сделать.

Азиза Степанян

Юрист, директор Doczilla
Academy

Почему выбрали TEAMLY

Компания начала поиск решений. Иностранные базы знаний оказались ненадежными, а вариант пиратского использования софта, как это бывает у небольших компаний, не рассматривался. Из найденных на отечественном рынке платформ TEAMLY больше всего соответствовала четырем главным критериям.

Безопасность

Российское решение

Легальность

Функционал похож на Notion

Перенос данных проходил в 3 этапа:

Миграция знаний тестовой группы из нескольких человек
Общий релиз TEAMLY для всех 80+ сотрудников
Отработка возражений и привыкание к новой системе.

Азиза Степанян

Юрист, директор Doczilla
Academy

У нас есть устоявшееся требование: сделал задачу — её результат должен быть где-то зафиксирован или описан в документации. Для нас важно хранить именно актуальные знания.

Азиза Степанян

Юрист, директор Doczilla
Academy

Перенос данных из разрозненных источников — не самая простая задача, однако у команды Doczilla положительные отзывы о миграции на TEAMLY. Самый большую и многостраничную базу знаний хранили в Notion — ее удалось перенести самостоятельно с помощью автоматической миграции и сэкономить время. Небольшой объем данных из Confluence и других сервисов перенесли вручную.

Что особенно понравилось в TEAMLY

Таблицы

Больше возможностей работы с таблицами и удобная интеграция, которой не хватало, когда использовали Notion

Готовые шаблоны

Не нужно тратить ресурсы на то, чтобы придумать свою структуру пространства

Визуальный редактор

Юристы работают с большими объемами текста, поэтому им важно иметь богатые возможности редактирования. В минималистичном Notion этих функций не хватало

Глоссарий

Помогает кросс-функциональным командам говорить друг с другом на одном языке и ликвидировать расхождения в понимании юридической и ИТ-терминологии

Как сейчас происходит построение системы знаний

Через инициатора

В каждой команде есть сотрудник, который наиболее заинтересован в накоплении знаний — он становится ответственным за внесение информации в TEAMLY.

Через команду накопления знаний

Некоторые отделы только учатся работать с платформой — пока что важную информацию за них сохраняют сотрудники, ответственные за внедрение базы знаний.

Азиза Степанян

Юрист, директор Doczilla
Academy

Случается так, что работа над сервисом переходит от одной команды к другой. В таких случаях мы создаем задачу: для отдающей стороны «прошерстить» и актуализировать документацию в Базе Знаний, а для принимающей — разобраться и задать вопросы.

Азиза Степанян

Юрист, директор Doczilla
Academy

Итоги и планы на дальнейшее использование TEAMLY

2,5

месяца использования

редакторов

80+

пользователей

Планы

Перенести окончательно всю базу, которая есть у компании, в ближайшие полгода
Запустить внутреннее обучение команды, для которого пока используется платформа Getcourse
С помощью глоссария окончательно подружить термины, которые с одной стороны используют разработчики, а с другой — юристы
Создать четкий регламент для сотрудников для получения финансирования

Азиза Степанян

Юрист, директор Doczilla
Academy

TEAMLY выступает единым местом накопления проектного опыта для последующих обновлений нашего продукта. Платформа стала для нас естественной средой работы и полностью закрывает потребность команды в хранении и обмене знаниями.

Азиза Степанян

Юрист, директор Doczilla
Academy

Не будем делать вид, что TEAMLY станет для вас копией Notion. Да, такого же минималистичного дизайна не будет — зато будут дополнительные функции и возможность автоматической миграции. В случае с Doczilla они взяли базу знаний на вырост — возможности нашей платформы помогут им развиваться и выстраивать ту систему, которая идеально подойдет для эффективной работы.

КПК «Сибирский Капитал»: как TEAMLY помогает выполнять требования ЦБ

Деятельность кредитного кооператива «Сибирский Капитал» связана с высокой ответственностью и рисками, поэтому для клиента критично важно, чтобы все документы в Базе Знаний были актуальными, а инструкции для сотрудников — максимально подробными. Рассказываем, как TEAMLY помогает решать эти задачи и избегать штрафов от ЦБ.

Читать кейс

Как ГК Gems превратила разрозненные знания в единое пространство работы для 150+ сотрудников

Когда в компании работает 50 человек, многие вопросы решаются через личное общение. Но когда штат вырастает втрое, такой подход перестает работать.

Читать кейс

jetMinds: как с помощью мигратора перенести все данные из Notion в TEAMLY

Анонс блокировки российских аккаунтов Notion застал врасплох многие компании — и jetMinds не стала исключением. Для срочного решения проблемы компания воспользовалась автоматическим переносом в TEAMLY — рассказываем в деталях, как прошла миграция данных.

Читать кейс

Как 2ГИС мигрировал 150 000 страниц базы знаний на TEAMLY без потерь

Представьте: у вас есть огромная база знаний из 110 разделов и вам надо её перенести. Сложно? А теперь представьте, что сделать это надо быстро и счёт идёт на недели… Именно с такой задачей столкнулся департамент производства 2ГИС. Спойлер: команда использовала платформу TEAMLY и смогла сохранить 150 000 страниц, которые создавались на протяжении 5 лет.

Читать кейс

Хакасия.ру: внедрение Базы Знаний как отдельный внутренний проект компании

1С, ЕГАИС, онлайн-кассы — если для вас это не пустые слова, тогда вас может особенно заинтересовать кейс компании «Хакасия.ру». Всем остальным советуем оценить, как IT-компания численностью в 100+ сотрудников последовательно внедрила Базу Знаний.

Читать кейс

Как Юрент сохранил корпоративные знания после ухода Notion и перенес базу знаний в TEAMLY за четыре дня

Когда осенью 2024 года Notion объявил о прекращении обслуживания российских клиентов, для многих компаний это стало неприятной новостью. Для Юрента — одного из крупнейших российских игроков на рынке шеринговых технологий — ситуация оказалась гораздо серьезнее. За несколько дней нужно было перенести корпоративную базу знаний, которой ежедневно пользовались сотрудники компании, и при этом не потерять накопленные инструкции, документы и внутреннюю экспертизу.

Читать кейс

Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром

Как оптимизировать процесс передачи знаний новичкам и оцифровать информацию, которая хранится в головах сотрудников? Быстрорастущий медцентр МедикаМенте решил эту задачу с помощью Базы Знаний TEAMLY.

Читать кейс

TEAMLY для обучения линейного персонала в компании Грузчики.ру

Что делать, если на корпоративном портале сложной найти важную и актуальную информацию, а часть знаний хранится в заметках и на облачных дисках? Компания «Грузчики.ру» нашла решение: внедрить SaaS-версию Базы Знаний TEAMLY.

Читать кейс

Как мигрировать базу знаний из Notion за 6 шагов: опыт провайдера IP-телефонии

Рассказываем об опыте провайдера облачной телефонии: что учитывали при срочном выборе альтернативы Notion, как пошагово мигрировали на TEAMLY и почему наша платформа не просто позволила заменить иностранный сервис, а ещё и расширила возможности компании.

Читать кейс

От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение

Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знаний

Читать кейс

Трансформация бизнеса: опыт производителя АЙСКО

В апреле 2023 года компания приступила к внедрению TEAMLY. Один из важных этапов этого процесса был связан с успешной миграцией данных из Notion

Читать кейс

Умный поиск TEAMLY экономит до 87% времени специалистов ГК Интерлизинг

Служба поддержки ГК Интерлизинг тратила по 20 минут на поиск ответа в базе знаний. Рутинный поиск съедал время специалистов, снижал качество сервиса и увеличивал операционные затраты. При этом вся необходимая для них документация хранилась в TEAMLY, нужно было лишь ускорить поиск.

Читать кейс

5 шагов по внедрению TEAMLY на 2500+ сотрудников офисов: опыт «Автобана»

Историю о том, как «Автобан» решил оптимизировать свою базу знаний, любая крупная компания может использовать как руководство к действию. Этим мы и воспользовались, оформив ее как инструкцию. Конечно, процесс внедрения еще идет, однако их мудрому и взвешенному подходу точно можно поучиться.

Читать кейс

abcAge: строим систему управления знаниями и культуру разбора полетов

Мы рассмотрим уникальный опыт компании abcAge — от выбора решения до построения системы управления знаниями. Разберем, какие вызовы были преодолены и какие результаты были достигнуты. Опыт AbcAge подскажет, как построить культуру разбора полетов и обеспечить эффективное управление знаниями внутри вашей компании.

Читать кейс

БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями

В этом кейсе мы исследуем, как философия компании сыграла ключевую роль в успешном внедрении платформы TEAMLY. Умение отсекать все лишнее и фокусироваться на главном позволило компании организовать свои знания с учетом реальных потребностей.

Читать кейс

Вместо сотен папок — одна платформа: Как 7 предприятий авиагиганта нашли общий язык

Представьте: гигант авиастроения, где инженерные решения рождаются ежедневно, но... тонут в хаосе разрозненных файлов. ПАО «Объединенная авиастроительная корпорация», объединяющее лучшие умы отрасли для создания современных воздушных судов, столкнулось с парадоксом: как синхронизировать работу тысяч специалистов, когда критически важная информация разбросана по десяткам систем? Это история о том, как специалисты TEAMLY и QSOFT помогли превратить информационный хаос в стройную экосистему знаний — и какие впечатляющие результаты это принесло.

Читать кейс

Корпоративный портал на базе TEAMLY для 13 000+ сотрудников Lamoda

Lamoda обратилась к интегратору решений QSOFT с запросом создать новый корпоративный портал для команды — предыдущий портал устарел, его поддержка стоила дорого, а 13 000 сотрудников не имели единого доступа к знаниям и сервисам. Вместо долгой разработки с нуля интегратор взял за основу платформу TEAMLY и глубоко её кастомизировали. Результат - новый портал Lanet, ставший гибкой цифровой экосистемой для всего бизнеса.

Читать кейс

ATI.SU: миграция Базы знаний с Confluence для крупнейшей биржи грузоперевозок в РФ

В компании давно развита культура управления знаниями, поддерживать которую помогал Confluence. К 2023 году сложности с оплатой, риски блокировки аккаунта и вопросы по функционалу подтолкнули компанию искать альтернативное российское решение. Рассказываем, как IT-отдел ATI.SU из 250+ человек мигрировал с Confluence на TEAMLY.

Читать кейс

Runetlex: переезд с зарубежного ПО

Кейс комфортной замены Notion с сохранением внутренней структуры систематизации знаний. Рассказываем, как функционал TEAMLY помогает юристам и другим сотрудникам максимально использовать свои экспертные знания.

Читать кейс

Кейс KAMAZ Digital х NATCAR: внедрили TEAMLY для аналитиков, а оценили...

Кейс о внедрении российского ПО для управления бизнес-процессами TEAMLY в компании NATCAR. Платформа помогает решать проблемы разных отделов компании, от IT и маркетинга до HR-департамента и водителей. TEAMLY подошла не только для миграции с Confluence, но и доказала, что может эффективно решить проблемы, которые были вне фокуса.

Читать кейс

Техподдержка «Кода Безопасности»: как ускорить поиск информации и обучение новых сотрудников

TEAMLY упрощает и автоматизирует рутину. В одном контуре можно создавать курс для онбординга, отслеживать прогресс сотрудников, хранить много технической информации и вести трекеры. Посмотрите, как команда «Кода Безопасности» оптимизировала онбординг и дальнейшую работу в службе поддержки клиентов.

Читать кейс

SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY

Еще один пример удачной миграции с Confluence на TEAMLY. И какой – большое производство, 1000+ сотрудников и данные за 5 лет в другой базе знаний

Читать кейс

Как база знаний TEAMLY помогает собирать опыт экспертов и лучшие практики

Из-за ухода зарубежных компаний освободилась большая доля российского рынка внедрения IT-решений для СМБ и корпоративного сектора. Чтобы все клиенты получали высокий уровень обслуживания, наш клиент (по условиям NDA мы не можем раскрыть название) взял курс на интенсивное развитие технологий и решил внедрить Базу Знаний для упаковки внутренней экспертизы.

Читать кейс

Облачные сети: внедрение базы знаний с нуля на 100 редакторов за полгода

В этот раз к нам обратилась компания - интегратор решений в области ИТ и информационной безопасности. Их выбор — уже высокая оценка для нас. Но TEAMLY — это не только про конфиденциальность данных. Наши клиенты оценили, как удобно стало искать по ключевым словам, интегрироваться с другими сервисами и вести Умные Таблицы. Дальше расскажем подробнее.

Читать кейс

3 минуты вместо 3 дней: кейс «Монитор электрик» по ускорению коммуникации сети офисов в 12 городах

Когда в компании больше 400 сотрудников в 12 городах, база знаний – это не “плюс”, а необходимый стандарт. IT-компания «Монитор электрик» искала платформу, которая будет достаточно мощной для разработчиков и при этом интуитивно понятной для остальных подразделений.

Читать кейс

Лира: автоматическая миграция 5-летней базы данных из Notion в TEAMLY

Потерять доступ к личному аккаунту Notion — как минимум неприятно. Лишиться доступа к аккаунту с личными и рабочими данными, накопленными за 5 лет — критично для работы целого агентства. В этом кейсе мы расскажем, какие факторы команда агентства событийного маркетинга Лира учитывала при выборе платформы для переноса баз данных с Notion и как за 2 дня им удалось мигрировать на TEAMLY.

Читать кейс

Структуризация знаний компании Интерлизинг на платформе TEAMLY

Целью клиента было собрать на одной платформе разрозненные знания из нескольких систем, которыми пользуются разные отделы. Команда TEAMLY не только быстро развернула коробочную версию решения, но и помогла устранить ошибки в оргструктуре и настроила интеграцию с AD.

Читать кейс

«База знаний должна быть, если вы хотите расти»: кейс IT-компании OptimalGroup

В этот раз TEAMLY попал в фокус команды digital-агентства OptimalGroup, которая любит тестировать разные сервисы в поисках оптимального.

Читать кейс

Как техподдержка HRlink сохранила качество услуг и сэкономила 6,5 млн руб.

Какая компания не мечтает о большом потоке новых клиентов? Другой вопрос — выдержит ли техподдержка новую лавину обращений и поможет ли единая база знаний быстро подготовить новых сотрудников. С таким запросом к нам обратилась компания HRlink. Рассказываем о проблемах до перехода на БЗ и о первых результатах спустя полгода.

Читать кейс

БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями

БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями

В этом кейсе мы исследуем, как философия компании сыграла ключевую роль в успешном внедрении платформы TEAMLY. Умение отсекать все лишнее и фокусироваться на главном позволило компании организовать свои знания с учетом реальных потребностей.
Читать кейс
Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром

Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром

Как оптимизировать процесс передачи знаний новичкам и оцифровать информацию, которая хранится в головах сотрудников? Быстрорастущий медцентр МедикаМенте решил эту задачу с помощью Базы Знаний TEAMLY.
Читать кейс