Библиотека решений
Как пошагово мигрировать знания из Notion и за 4 часа адаптироваться в TEAMLY
Рассказываем об опыте провайдера облачной телефонии: что учитывали при срочном выборе альтернативы Notion, как пошагово мигрировали на TEAMLY и почему наша платформа не просто позволила заменить иностранный сервис, а ещё и расширила возможности компании.
О компании
Заказчик (NDA) — российский поставщик комплексных коммуникационных решений. Компания предоставляет виртуальные номера для многих городов России и стран мира. Входит в списки лучших российских провайдеров IP-телефонии.
| Клиент | NDA |
| сфера | IT, связь |
| решение | SaaS |
| штат | 100+ |
Контекст
3 года назад в компании не было базы знаний как таковой — только устаревшая самописная wiki. Знания хранились хаотично: в вордовских документах, на облачных дисках, в общих гугл-таблицах и гугл-документах.
У руководителя отдела клиентской поддержки был позитивный опыт работы с Notion, поэтому работу поддержки решили систематизировать работу поддержки в этом решении.
26 августа 2024 г. после анонса блокировки российских аккаунтов Notion компании срочно потребовалось альтернативное российское решение.
Анастасия Л.
Руководитель отдела клиентской поддержки
Как использовали Notion ранее
Первоначально на Notion перешла служба поддержки. Сотрудники других отделов часто приходили в поддержку с вопросами и получали в ответ ссылки на статьи в Notion — поэтому со временем отделы маркетинга, продаж, контроля качества и дизайна создали свои пространства, начали наполнять общую Базу Знаний и органично влились в нее.
Почему выбрали TEAMLY
26 августа, после анонса блокировки российских аккаунта Notion, в компании срочно сделали свежий бэкап Базы Знаний и начали сравнивать варианты на рынке платформ для управления знаниями. Ключевой фактор выбора — решение должно быть российским.
Автоматическая миграция Базы Знаний
Полная замена Notion по функционалу
Наличие возможностей, которых нет в Notion
Подходящее ценообразование
Анастасия Л.
Руководитель отдела клиентской поддержки
Мы предполагали, что уход Notion с российского рынка возможен, поэтому ежемесячно делали полный бэкап во всех возможных форматах. За 3 года наличия Базы Знаний в компании даже те сотрудники, которые были против ее внедрения, изменили свое мнение — и заволновались после анонса блокировки аккаунтов.
Анастасия Л.Руководитель отдела клиентской поддержки
6 шагов миграции с Notion
- Изучили статьи из серии «Топ-10 российских замен Notion», посетили несколько демо сервисов по списку из этих статей.
- Сравнили возможности и стоимость, выбрали TEAMLY, так как решение не только закрывает почти все потребности, но даже их расширяет.
-
Воспользовались инструкцией и запустили процесс автоматического переноса данных в TEAMLY по API-ключу.
- Пока шла миграция, изучали визредактор и пробовали писать статьи, чтобы к моменту переезда понимать, как работать на платформе.
- После миграции потратили буквально 4 часа на то, чтобы проверить, все ли файлы, статьи и разделы переехали, и «причесать» оформление.
- Записали для сотрудников несколько коротких видео с ответами на частые вопросы — отдельного обучения для них не потребовалось.
Анастасия Л.
Руководитель отдела клиентской поддержки
Пусть визуально TEAMLY и Notion и отличаются, для всей команды переход прошёл безболезненно. В пятницу у нас завершилась последняя миграция, в субботу мы полностью всё проверили, а в понедельник сотрудники вышли на работу — и вместо Notion у них была ссылка на идентичную базу знаний в TEAMLY.
Анастасия Л.Руководитель отдела клиентской поддержки
Какие знания хранятся в TEAMLY
В первую очередь, База Знаний предназначена для отдела поддержки, но и другие отделы активно пополняют её — например, если в работе продукта происходят изменения или появляется новая услуга, сотрудники отдела разработки обязательно фиксируют новую информацию в TEAMLY. Ещё разработчики проводят онлайн-обучение — запись также сохраняется в TEAMLY, чтобы любой сотрудник мог ознакомиться с изменениями.
Описание бизнес-процессов
Обычно это текстовые файлы, которые регламентируют алгоритм действий в тех или иных ситуациях — например, при обращении клиента в службу поддержки.
Ссылки на внутренние ресурсы
Например, в TEAMLY есть быстрая ссылка на ресурс, где есть список доступных номеров с разбивкой по городам — это позволяет быстро отправить нужный список клиенту.
Информация по продуктам
Множество различных презентаций по продуктам, видеозаписи с семинаров, из ютуб-канала и VK.
Техническая документация
Описание функциональности по продуктам компании хранится в виде вложенных файлов в различных форматах.
Анастасия Л.
Руководитель отдела клиентской поддержки
База знаний определяет работу отдела поддержки — если ты не сможешь работать в TEAMLY, то не сможешь работать в принципе. Это огромный живой организм, который постоянно развивается. Мы всячески поддерживаем идеи сотрудников по наполнению Базы знаний, помогаем публиковать статьи и стимулируем изучать возможности TEAMLY — если сотрудник находит полезную функцию, то рассказывает остальным.
Анастасия Л.Руководитель отдела клиентской поддержки
Что особенно оценили в TEAMLY
Визуальный редактор
Некоторые вещи делаются в визредакторе TEAMLY даже быстрее, чем в Ноушене: вставить изображения или добавить различные блоки можно за один клик
Умный поиск
Особенно оценили новички: они могут прямо во время звонка с клиентом ввести запрос в TEAMLY, и AI сформирует ответ на основе накопленных знаний
Обучение и Тестирование
В компании постоянно дообучают текущих сотрудников и есть подробный план обучения новичков — с точки зрения выбора замены Notion наличие Обучения сыграло значительную роль
Обсуждения и комментарии
Сотрудники активно устраивают обсуждения и сигнализируют в комментариях, если в статьях чего-то не хватает или что-то описано не так. Это помогает быстрее обновлять знания
Анастасия Л.
Руководитель отдела клиентской поддержки
Интересно, что новички, которые пришли примерно во время миграции, легко освоили дополнительные возможности TEAMLY: начали ставить лайки, участвовать в обсуждениях, добавлять в избранное. Опытные сотрудники обычно давали обратную связь лично или в телеграме, но сейчас тоже подтягиваются за ними.
Анастасия Л.Руководитель отдела клиентской поддержки
Результаты
Переезд в Notion проходил для компании гораздо сложнее, чем из Notion в TEAMLY, так как 3 года назад не было структурированной Базы Знаний. За это время все настолько привыкли к такому формату хранения знаний, что никто не готов был возвращаться к самописной wiki. Паттерны работы со знаниями давно устоялись — и ключевой результат миграции как раз в том, что их удалось сохранить в TEAMLY в прежнем виде.
650+
статей мигрировало из Notion в TEAMLY
9
редакторов постоянно пополняют Базу Знаний компании
60+
сотрудников ежедневно используют TEAMLY
Что в планах компании
- Изучить Умные таблицы, чтобы перенести в них некоторые процессы
- Постепенно перенести процессы обучения сотрудников в TEAMLY
- Освоить все возможности Аналитики и Статистики
- Перенести в TEAMLY работу с Интерактивными досками (вместо Miro)
- Сохранить на Диске в TEAMLY внутренние файлы, которые сейчас хранятся на облачных хранилищах или на локальных ПК
Анастасия Л.
Руководитель отдела клиентской поддержки
Вместе с отделом контроля качества мы постоянно изучаем в Аналитике, есть ли у нас какие-то повторяющиеся кейсы. Например, если у какого-то сотрудника возникают сложности, то сначала мы проверяем, одиночный ли это случай или массовый. Если одиночный, то дообучаем сотрудника, если массовый — проводим общее обучение либо дополняем материалы в TEAMLY.
Анастасия Л.Руководитель отдела клиентской поддержки
Компания автоматически перенесла знания в TEAMLY с помощью API-ключа — сейчас это не единственный способ миграции из Notion. Мы разработали мигратор из архива в формате Markdown&CSV — воспользуйтесь нашей инструкцией или свяжитесь с нами для переноса данных.
Другие кейсы
SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY
Еще один пример удачной миграции с Confluence на TEAMLY. И какой – большое производство, 1000+ сотрудников и данные за 5 лет в другой базе знаний
Читать кейс
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знаний
Читать кейс
Кейс KAMAZ Digital х NATCAR: внедрили TEAMLY для аналитиков, а оценили...
Кейс о внедрении российского ПО для управления бизнес-процессами TEAMLY в компании NATCAR. Платформа помогает решать проблемы разных отделов компании, от IT и маркетинга до HR-департамента и водителей. TEAMLY подошла не только для миграции с Confluence, но и доказала, что может эффективно решить проблемы, которые были вне фокуса.
Читать кейс
ATI.SU: миграция Базы знаний с Confluence для крупнейшей биржи грузоперевозок в РФ
В компании давно развита культура управления знаниями, поддерживать которую помогал Confluence. К 2023 году сложности с оплатой, риски блокировки аккаунта и вопросы по функционалу подтолкнули компанию искать альтернативное российское решение. Рассказываем, как IT-отдел ATI.SU из 250+ человек мигрировал с Confluence на TEAMLY.
Читать кейс
Как техподдержка HRlink сохранила качество услуг и сэкономила 6,5 млн руб.
Какая компания не мечтает о большом потоке новых клиентов? Другой вопрос — выдержит ли техподдержка новую лавину обращений и поможет ли единая база знаний быстро подготовить новых сотрудников. С таким запросом к нам обратилась компания HRlink. Рассказываем о проблемах до перехода на БЗ и о первых результатах спустя полгода.
Читать кейс
Как база знаний TEAMLY помогает собирать опыт экспертов и лучшие практики
Из-за ухода зарубежных компаний освободилась большая доля российского рынка внедрения IT-решений для СМБ и корпоративного сектора. Чтобы все клиенты получали высокий уровень обслуживания, наш клиент (по условиям NDA мы не можем раскрыть название) взял курс на интенсивное развитие технологий и решил внедрить Базу Знаний для упаковки внутренней экспертизы.
Читать кейс
Doczilla: мягкий переезд с Notion и других платформ на общую базу знаний
Компания Doczilla сделала большой вклад в свой будущий рост — перенесла все разрозненные данные с разных платформ и от разных подразделений. Причем за довольно короткий срок, без потери данных и с возможностью автоматической миграции с Notion. Мы узнали, как им это удалось и что они получили всего за пару месяцев работы с TEAMLY.
Читать кейс
КПК «Сибирский Капитал»: как TEAMLY помогает выполнять требования ЦБ
Деятельность кредитного кооператива «Сибирский Капитал» связана с высокой ответственностью и рисками, поэтому для клиента критично важно, чтобы все документы в Базе Знаний были актуальными, а инструкции для сотрудников — максимально подробными. Рассказываем, как TEAMLY помогает решать эти задачи и избегать штрафов от ЦБ.
Читать кейс
«База знаний должна быть, если вы хотите расти»: кейс IT-компании OptimalGroup
В этот раз TEAMLY попал в фокус команды digital-агентства OptimalGroup, которая любит тестировать разные сервисы в поисках оптимального.
Читать кейс
Опыт RusJet: интеграция TEAMLY c Битрикс24
В этом кейсе мы расскажем, как «РусДжет» смогли улучшить свою рабочую среду. Компания долгое время использовала Модуль Wiki от «Битрикс24», но столкнулась с ограничениями функционала. Наши переговоры и анализ конкурентов привели к выбору облачного TEAMLY, который наилучшим образом сочетает в себе функциональность, необходимую компании, и соответствует бюджетным ожиданиям.
Читать кейс
Структуризация знаний компании Интерлизинг на платформе TEAMLY
Целью клиента было собрать на одной платформе разрозненные знания из нескольких систем, которыми пользуются разные отделы. Команда TEAMLY не только быстро развернула коробочную версию решения, но и помогла устранить ошибки в оргструктуре и настроила интеграцию с AD.
Читать кейс
Трансформация бизнеса: опыт производителя АЙСКО
В апреле 2023 года компания приступила к внедрению TEAMLY. Один из важных этапов этого процесса был связан с успешной миграцией данных из Notion
Читать кейс
abcAge: строим систему управления знаниями и культуру разбора полетов
Мы рассмотрим уникальный опыт компании abcAge — от выбора решения до построения системы управления знаниями. Разберем, какие вызовы были преодолены и какие результаты были достигнуты. Опыт AbcAge подскажет, как построить культуру разбора полетов и обеспечить эффективное управление знаниями внутри вашей компании.
Читать кейс
БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями
В этом кейсе мы исследуем, как философия компании сыграла ключевую роль в успешном внедрении платформы TEAMLY. Умение отсекать все лишнее и фокусироваться на главном позволило компании организовать свои знания с учетом реальных потребностей.
Читать кейс
Runetlex: переезд с зарубежного ПО
Кейс комфортной замены Notion с сохранением внутренней структуры систематизации знаний. Рассказываем, как функционал TEAMLY помогает юристам и другим сотрудникам максимально использовать свои экспертные знания.
Читать кейс
TEAMLY для обучения линейного персонала в компании Грузчики.ру
Что делать, если на корпоративном портале сложной найти важную и актуальную информацию, а часть знаний хранится в заметках и на облачных дисках? Компания «Грузчики.ру» нашла решение: внедрить SaaS-версию Базы Знаний TEAMLY.
Читать кейс
Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром
Как оптимизировать процесс передачи знаний новичкам и оцифровать информацию, которая хранится в головах сотрудников? Быстрорастущий медцентр МедикаМенте решил эту задачу с помощью Базы Знаний TEAMLY.
Читать кейс
Другие кейсы
Ко всем кейсам-
SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY
SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY
Еще один пример удачной миграции с Confluence на TEAMLY. И какой – большое производство, 1000+ сотрудников и данные за 5 лет в другой базе знанийЧитать кейс -
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знанийЧитать кейс
Остались вопросы?
Оставьте свои контакты, и мы свяжемся с вами. Задайте все вопросы эксперту
Читайте нас в социальных сетях
Актуальные новости, интересные события, полезные материалы про эффективное управление корпоративными знаниями и командную работу.
