Библиотека решений
Консалтинг TEAMLY
Облачные сети: внедрение базы знаний с нуля на 100 редакторов за полгода
В этот раз к нам обратилась компания - интегратор решений в области ИТ и информационной безопасности. Их выбор — уже высокая оценка для нас. Но TEAMLY — это не только про конфиденциальность данных. Наши клиенты оценили, как удобно стало искать по ключевым словам, интегрироваться с другими сервисами и вести Умные Таблицы. Дальше расскажем подробнее.
О компании
Компания «Облачные сети», или Cloud Networks, помогает выстраивать ИТ-инфраструктуру и создавать системы информационной безопасности. Они работают с корпоративными и государственными клиентами. Каждый их проект — это разработка архитектуры, построение безопасной киберсреды, трансформация уже существующих систем. За 10 лет на рынке команда выполнила 800+ проектов в 29 регионах страны.
| Клиент | ООО «Облачные сети» |
| сфера | Информационная безопасность |
| решение | Коробка |
| штат | 170 |
| сайт | cloudnetworks.ru |
Особенности «Облачных сетей» и их знаний:
- Большой объем данных. Команда не предоставляет готовый продукт — она строит систему «под ключ», создавая компиляцию из разных программ и решений.
- География присутствия. Главный офис компании — в Москве, есть подразделения в Казани, Самаре, Краснодаре и других городах.
- Удалённая работа. Многие сотрудники работают из дома, находясь при этом в единой корпоративной сети.
До базы знаний было 3 больших проблемы
1. Отсутствие структурированного хранения данных и артефактов бизнес-деятельности
Единого хранилища информации не было. Каждый отдел и даже сами сотрудники хранили свои знания по-своему – в корпоративной облачной среде, локально на рабочем месте, на файлохранилище и т.п. Ряд сотрудников для использовали Wiki-платформу. Но она не могла стать общим пространством для компании, где так важна безопасность. Конфиденциальные данные заказчиков недопустимо хранить на стороннем ресурсе.
2. Устаревшая информация
Не было общего паттерна, как актуализировать файлы, приказы, знания по проектам. Например, при устройстве на работу сотруднику порой выдавалась пачка устаревших положений. У документов могла уже быть новая редакция, но файл не хранился на общедоступных для сотрудников компании ресурсах.
3. Нарушенная связь между отделами
Бывало, что одна и та же работа делалась дважды. Например, две команды работали над идентичными проектами, но не знали об этом. Можно было сэкономить время, если бы отделы хорошо обменивались информацией, но из-за первых двух причин отделы банально не знали, что происходит в соседнем кабинете.
Дмитрий
Заместитель технического директора, «Облачные сети»
TEAMLY выбрали по следующим критериям
Безопасность
Важно всё — от серверов до доменной авторизации пользователей.
Российское решение
Чтобы не было проблем с лицензией и сочетанием с другими российскими ОС.
Современные технологии
Легко масштабируется при быстром росте компании.
Универсальность
База знаний должна легко интегрироваться с другими системами.
Математика
Должны быть формулы и математические уравнения.
Мобильное приложение
База знаний нужна команде как минимум для чтения.
Умная интеграция: аналитика процессов и два специальных отдела
Успех «Облачных технологий» в том, что они подошли к переезду на базу знаний серьёзно — как к большому проекту. Были назначены специалисты с прописанными задачами: коммуникация между отделами, методология, интеграция с другими системами, предоставление доступов, настройка конкретных команд и общение с техподдержкой TEAMLY. Еще за полгода до внедрения были созданы два отдела.
Отдел сопровождения
Занимается обслуживанием базы знаний, её наполнением, внедрением в общую IT-архитектуру.
Отдел методологии и комплексной экспертизы
Учит сотрудников правильно пользоваться платформой, следит за реализацией матрицы доступа к ресурсам системы и за тем, чтобы знания не копились как попало.
Для каких сценариев используют TEAMLY:
- Инструкции. Самый ключевой и популярный вид данных. Сотрудники ежедневно сверяются, как куда-то войти или выполнить действия.
- База знаний по продуктам. Сотрудники не просто изучают продукт, они его документируют: прописывают алгоритмы и нюансы, отмечают, какие были проблемы и как с ними справлялись.
- Система менеджмента качества. Описание бизнес-процессов компании и их структуры, взаимосвязи и разделение зон ответственности департаментов, отделов и управлений в рамках выявленных бизнес-процессов.
- Система управления ИБ. Внутренние регламенты, процедуры управления информационной безопасностью, результаты внутренних аудитов, реестры ПО и оборудования.
- Экспертные статьи. Практический разбор кейсов по направлению экспертизы для передачи знаний инженерам младших грейдов.
- Еженедельные задачи. В начале каждой недели руководители обсуждают с сотрудниками статусы того, что было сделано накануне. Всё это фиксируется в трекерах на платформе.
- Связанные таблицы. Особенно этим эффективно пользуются для инвентаризации. Стало гораздо легче, к примеру, находить все компьютеры, которые подключены к определённой сети.
- Закрытие проекта. Это происходит примерно раз в месяц. В умной таблице есть шаблон с пятнадцатью вопросами. По проекту собирается ревью, по которому подводят итоги — что улучшить.
- Совещания и статусы в текущих проектах. По каждой встрече с заказчиком ведутся протоколы. Заказчик читает их и согласовывает, это упрощает решение спорных моментов в будущем.
Дмитрий
Заместитель технического директора, «Облачные сети»
Совещания с заказчиком раньше фиксировали в CRM — в файле к каждой встрече. Но найти нужные данные потом было невозможно. Ключевые слова не работали, а если задачу закрывали, надо было не забыть поставить в фильтре поиск по закрытым. Это был целый квест. Сейчас ты просто вводишь в поиске название проекта или дату или ключевые слова — и тебе выходят статьи, по которым ты можешь найти то, что нужно.
ДмитрийЗаместитель технического директора, «Облачные сети»
Все подразделения так или иначе уже присутствуют в TEAMLY
1. Технический блок
Это 70% сотрудников, которые максимально подключены к работе на платформе.
2. Бэк-офис
Прежде всего, эйчары и кадры. Они используют базу знаний для онбординга и работы над регламентами.
3. Специалисты отдела продаж
Теперь они могут без помощи коллег показывать актуальные материалы на встрече с заказчиками.
4. Отдел маркетинга
Здесь больше всего оценили удобную совместную работу над статьями.
С какими сервисами уже интегрировались или планируют
- Active Directory. Использовали более безопасный вариант интеграции — не через LDAP, а через ADFS.
- Текущая CRM. Оттуда перенесена часть контента, когда только начали наполнять базу знаний.
- Битрикс. Этот сервис больше нужен для внешних пользователей, но интеграцию с ним команда тоже планирует.
- Telegram. В планах также подключить мессенджер, чтобы получать через него уведомления.
Итоги и планы на дальнейшее использование TEAMLY
На 30% эффективнее
Стал обмен информацией
20 пространств
Создано на платформе
100 редакторов
Подключены к базе знаний
50+ редакторов
Вносят данные ежедневно
Дмитрий
Заместитель технического директора, «Облачные сети»
Технологическая и современная компания ценна тем, что знания там передаются быстро. Если знания передаются долго, компания начинает сильно зависеть от людей и от того, с какой скоростью они могут друг другу что-то рассказать. В наших реалиях – с командировками и удалённой работой – это очень проблематично. Главный вопрос для нас – это скорость передачи информации.
ДмитрийЗаместитель технического директора, «Облачные сети»
За полгода с момента внедрения «Облачные сети» использовали множество возможностей TEAMLY. И они знают, что это не предел — в планах, например, перенести учёт времени из CRM и расчёты из Excel. От себя добавим, что и TEAMLY не стоит на месте. Вы приобретаете не просто статичный продукт, а живую базу знаний, которая развивается вместе с современными технологиями.
Другие кейсы
SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY
Еще один пример удачной миграции с Confluence на TEAMLY. И какой – большое производство, 1000+ сотрудников и данные за 5 лет в другой базе знаний
Читать кейс
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знаний
Читать кейс
Кейс KAMAZ Digital х NATCAR: внедрили TEAMLY для аналитиков, а оценили...
Кейс о внедрении российского ПО для управления бизнес-процессами TEAMLY в компании NATCAR. Платформа помогает решать проблемы разных отделов компании, от IT и маркетинга до HR-департамента и водителей. TEAMLY подошла не только для миграции с Confluence, но и доказала, что может эффективно решить проблемы, которые были вне фокуса.
Читать кейс
ATI.SU: миграция Базы знаний с Confluence для крупнейшей биржи грузоперевозок в РФ
В компании давно развита культура управления знаниями, поддерживать которую помогал Confluence. К 2023 году сложности с оплатой, риски блокировки аккаунта и вопросы по функционалу подтолкнули компанию искать альтернативное российское решение. Рассказываем, как IT-отдел ATI.SU из 250+ человек мигрировал с Confluence на TEAMLY.
Читать кейс
Как техподдержка HRlink сохранила качество услуг и сэкономила 6,5 млн руб.
Какая компания не мечтает о большом потоке новых клиентов? Другой вопрос — выдержит ли техподдержка новую лавину обращений и поможет ли единая база знаний быстро подготовить новых сотрудников. С таким запросом к нам обратилась компания HRlink. Рассказываем о проблемах до перехода на БЗ и о первых результатах спустя полгода.
Читать кейс
Как база знаний TEAMLY помогает собирать опыт экспертов и лучшие практики
Из-за ухода зарубежных компаний освободилась большая доля российского рынка внедрения IT-решений для СМБ и корпоративного сектора. Чтобы все клиенты получали высокий уровень обслуживания, наш клиент (по условиям NDA мы не можем раскрыть название) взял курс на интенсивное развитие технологий и решил внедрить Базу Знаний для упаковки внутренней экспертизы.
Читать кейс
Doczilla: мягкий переезд с Notion и других платформ на общую базу знаний
Компания Doczilla сделала большой вклад в свой будущий рост — перенесла все разрозненные данные с разных платформ и от разных подразделений. Причем за довольно короткий срок, без потери данных и с возможностью автоматической миграции с Notion. Мы узнали, как им это удалось и что они получили всего за пару месяцев работы с TEAMLY.
Читать кейс
КПК «Сибирский Капитал»: как TEAMLY помогает выполнять требования ЦБ
Деятельность кредитного кооператива «Сибирский Капитал» связана с высокой ответственностью и рисками, поэтому для клиента критично важно, чтобы все документы в Базе Знаний были актуальными, а инструкции для сотрудников — максимально подробными. Рассказываем, как TEAMLY помогает решать эти задачи и избегать штрафов от ЦБ.
Читать кейс
«База знаний должна быть, если вы хотите расти»: кейс IT-компании OptimalGroup
В этот раз TEAMLY попал в фокус команды digital-агентства OptimalGroup, которая любит тестировать разные сервисы в поисках оптимального.
Читать кейс
Опыт RusJet: интеграция TEAMLY c Битрикс24
В этом кейсе мы расскажем, как «РусДжет» смогли улучшить свою рабочую среду. Компания долгое время использовала Модуль Wiki от «Битрикс24», но столкнулась с ограничениями функционала. Наши переговоры и анализ конкурентов привели к выбору облачного TEAMLY, который наилучшим образом сочетает в себе функциональность, необходимую компании, и соответствует бюджетным ожиданиям.
Читать кейс
Структуризация знаний компании Интерлизинг на платформе TEAMLY
Целью клиента было собрать на одной платформе разрозненные знания из нескольких систем, которыми пользуются разные отделы. Команда TEAMLY не только быстро развернула коробочную версию решения, но и помогла устранить ошибки в оргструктуре и настроила интеграцию с AD.
Читать кейс
Трансформация бизнеса: опыт производителя АЙСКО
В апреле 2023 года компания приступила к внедрению TEAMLY. Один из важных этапов этого процесса был связан с успешной миграцией данных из Notion
Читать кейс
abcAge: строим систему управления знаниями и культуру разбора полетов
Мы рассмотрим уникальный опыт компании abcAge — от выбора решения до построения системы управления знаниями. Разберем, какие вызовы были преодолены и какие результаты были достигнуты. Опыт AbcAge подскажет, как построить культуру разбора полетов и обеспечить эффективное управление знаниями внутри вашей компании.
Читать кейс
БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями
В этом кейсе мы исследуем, как философия компании сыграла ключевую роль в успешном внедрении платформы TEAMLY. Умение отсекать все лишнее и фокусироваться на главном позволило компании организовать свои знания с учетом реальных потребностей.
Читать кейс
Runetlex: переезд с зарубежного ПО
Кейс комфортной замены Notion с сохранением внутренней структуры систематизации знаний. Рассказываем, как функционал TEAMLY помогает юристам и другим сотрудникам максимально использовать свои экспертные знания.
Читать кейс
TEAMLY для обучения линейного персонала в компании Грузчики.ру
Что делать, если на корпоративном портале сложной найти важную и актуальную информацию, а часть знаний хранится в заметках и на облачных дисках? Компания «Грузчики.ру» нашла решение: внедрить SaaS-версию Базы Знаний TEAMLY.
Читать кейс
Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром
Как оптимизировать процесс передачи знаний новичкам и оцифровать информацию, которая хранится в головах сотрудников? Быстрорастущий медцентр МедикаМенте решил эту задачу с помощью Базы Знаний TEAMLY.
Читать кейс
Как мигрировать базу знаний из Notion за 6 шагов: опыт провайдера IP-телефонии
Рассказываем об опыте провайдера облачной телефонии: что учитывали при срочном выборе альтернативы Notion, как пошагово мигрировали на TEAMLY и почему наша платформа не просто позволила заменить иностранный сервис, а ещё и расширила возможности компании.
Читать кейс
Другие кейсы
Ко всем кейсам-
SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY
SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY
Еще один пример удачной миграции с Confluence на TEAMLY. И какой – большое производство, 1000+ сотрудников и данные за 5 лет в другой базе знанийЧитать кейс -
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знанийЧитать кейс
Обсудим ваш проект?
Оставьте свои контактные данные, и мы с удовольствием организуем для вас персональную демонстрацию нашего сервиса.
Читайте нас в социальных сетях
Актуальные новости, интересные события, полезные материалы про эффективное управление корпоративными знаниями и командную работу.
