Как ГК Gems превратила разрозненные знания в единое пространство работы для 150+ сотрудников

Другая проблема заключалась в том, что многие знания оставались привязаны к конкретным сотрудникам. Например, значительная часть ключевых знаний находилась в личных Google-аккаунтах.

Существовала и другая сложность. Если сотрудник знал ссылку на нужный документ — он мог работать с информацией. Если не знал — зачастую даже не подозревал о существовании нужного материала.

В компании предпринимались попытки решить проблему: использовались Wiki-движки и даже была развернута предшественница базы знаний на платформе BookStack. Но системного использования этих инструментов не получилось. Наполнение систем и актуализация контента были эпизодическими, держались на энтузиастах, и не было ответственного за управление информационным ресурсом.

Например, информация об отпусках сотрудников долгое время велась на специальной доске в офисе: напротив фотографии сотрудника подписывался период отсутствия. Это подходило, пока все знали друг друга в лицо и по имени. Со временем стало понятно, что для внутренних процессов нужны более надежные инструменты распространения информации.

Похожие проблемы возникли и с адаптацией новичков. Чтобы разобраться в работе компании, сотрудникам приходилось искать информацию в разных источниках и обращаться за помощью к коллегам. При этом часть знаний вообще нигде не была зафиксирована, не было понятной дорожной карты на период адаптации.

В результате многие процессы начали зависеть от конкретных специалистов и их опыта. Если эксперт уходил в отпуск или увольнялся, знания уходили вместе с ним.

Компании требовался единый источник информации, который помог бы сохранять экспертизу, упрощать адаптацию сотрудников и снижать зависимость от отдельных людей.

В итоге команда выбрала TEAMLY как платформу, которая лучше других отвечала этим требованиям.

Придумали название базе знаний — Gems Book, разработали дизайн визуальных элементов (лого, хэдеры пространств, иконки).

После этого начали наполнять систему контентом. Начали не с внутренней продуктовой документации и не со сложных процессов — сначала решили закрыть самые частые повседневные вопросы сотрудников.

В базе знаний появились материалы про отпуска, командировки, организационную структуру, внутренние правила трудового распорядка и информация о персонале. Так сотрудники практически сразу увидели реальную пользу новой системы.

Например, появился единый список сотрудников, в котором можно было посмотреть, в какой команде работает нужный коллега, когда он планирует идти в отпуск и где в офисе находится его рабочее место.

Чтобы процесс знакомства пользователей с новой платформой проходил более гладко, был проведен ознакомительный митап с обзором основных функций и структуры базы знаний, а также в рабочем чате публиковались лайфхаки по использованию фич TEAMLY, которые помогали работать быстрее и эффективнее.

Ситуацию осложняло то, что на старте в базе знаний еще не было большого количества проверенных и актуализированных материалов — многое пришлось писать с нуля. Сотрудники приходили в систему, видели новую платформу, но пока не находили там достаточного объема полезной информации для решения своих ежедневых задач. Поэтому в Gems сделали ставку на практическую пользу и начали последовательно решать реальные проблемы сотрудников.

Появились инструкции по отпускам, командировкам и ДМС, правила офиса, начали появляться понятные описания процессов. Каждая такая статья экономила время десяткам сотрудников.

Постепенно отношение к системе начало меняться. Люди стали замечать, что найти информацию в одном месте проще, чем искать её по чатам, старым перепискам и документам.

Сильнее всего первые изменения отразились на адаптации новых сотрудников. Если раньше новичок постоянно обращался к коллегам за помощью, то теперь многие ответы можно было получить самостоятельно. Для первичного знакомства с компанией разработали вводный курс «Добро пожаловать в Gems!», который помогает новым коллегам узнать базовые правила и настроить основные рабочие инструменты.

Постепенно сотрудники привыкли искать информацию в TEAMLY — именно этот переход стал одним из главных результатов внедрения.

Управление стратегией и развитием компании

Умные таблицы используются для детализации стратегии компании. Перечень стратегических проектов, который ведет управленческий совет ГК Gems, доступен всем сотрудникам — он позволяет видеть приоритетные направления развития компании, соотносить с ними свою работу и понимать, куда в первую очередь стоит направлять усилия.

На основе умных таблиц в базе знаний ведется проект системы улучшения Gems. Трекер инициатив помогает фиксировать предложения сотрудников и отслеживать ответы руководства на них, а через анонимную форму можно написать генеральному директору, чтобы выразить свое мнение или поделиться идеями.

Единая база знаний компании

HR-система внутри базы знаний

Изначально в компании существовал отдельный внутренний сайт с данными о коллегах. Он был создан силами разработчиков в рамках одного из внутренних проектов, но практически не развивался, был сложен в поддержании и постепенно устаревал.

После внедрения TEAMLY эта информация была перенесена в базу знаний, были определены ответственные за актуализацию, отработаны процессы ведения кадровых таблиц.

Особенно это важно для организации, где регулярно актуализируется оргструктура в связи с потребностями бизнеса и происходит ротация сотрудников между командами и направлениями работы.

Умные таблицы для развития и адаптации сотрудников

Одно из пространств базы знаний посвящено карьерному треку сотрудников. В течение года руководители проводят встречи с участниками своих команд и отделов, обсуждают ключевые задачи и фиксируют результаты и договоренности в умных таблицах.

Это позволяет во время ежегодной оценки персонала опираться не на субъективные впечатления, а на накопленные данные о работе сотрудника.

Также умные таблицы используются для адаптации новых сотрудников. Для многих направлений разработаны планы адаптации с перечнем материалов, практических задач и ожидаемых результатов на первые месяцы работы.

Фактически такие таблицы помогают структурировать процесс обучения без создания полноценных курсов для каждой роли.

Документация по продуктам и проектам

В TEAMLY также ведут внутреннюю документацию по продуктам и проектному опыту.

В базе знаний размещаются требования, технические проекты и другие материалы, которые раньше существовали в виде Word-документов, Google Docs и файлов в репозиториях.

Находить и вести такую документацию стало удобнее, хотя вопрос о том, должна ли вся продуктовая документация в долгосрочной перспективе храниться именно в базе знаний, пока остается открытым — внедрение ИИ-технологий в работу может вызвать пересмотр подхода.

Ведение разделов по внедренным проектам заказчиков помогает системно отслеживать, какие продукты и модули были установлены на определенном проекте, какие у него есть этапы и особенности, каково качество его реализации.

По результатам внутреннего опроса:

Эти показатели отражают изменения, которые сотрудники заметили в повседневной работе после внедрения базы знаний.

Одним из главных эффектов стало упрощение поиска информации.

В отзывах о компании сотрудники выделяют базу знаний как одно из преимуществ:

Изменился и подход к работе с процессами. Многие договоренности, которые раньше оставались в переписках или существовали только в памяти сотрудников, постепенно фиксируются в базе знаний и становятся доступными для всей компании.

В итоге компания получила единое пространство для работы со знаниями, а сами знания всё меньше зависят от отдельных специалистов и всё больше становятся силой для всей команды.

Проект ведения базы знаний в Gems находится не в стадии завершения, а в стадии системного развития. По мере роста компании развивается и сама база знаний, которая становится всё более важным инструментом ежедневной работы.