Библиотека решений
5 шагов по внедрению TEAMLY на 2500+ сотрудников офисов: опыт холдинга «Автобан»
Историю о том, как «Автобан» решил оптимизировать свою базу знаний, любая крупная компания может использовать как руководство к действию. Этим мы и воспользовались, оформив ее как инструкцию. Конечно, процесс внедрения еще идет, однако их мудрому и взвешенному подходу точно можно поучиться.
О компании
«Автобан» — это огромный строительно-инвестиционный холдинг. Он входит в тройку крупнейших российских компаний на рынке дорожного строительства, создает современные и безопасные дороги в 20 субъектах и 5 федеральных округах РФ.
Сегодня холдинг объединяет 8000+ сотрудников. Часть из них работает на объектах, часть — занимается процессами из офисов. Так как «Автобан» — это строительно-инвестиционный холдинг, ее специалисты работают не просто из разных помещений, но и из разных городов. К нам руководство холдинга обратилось с тем, чтобы объединить сотрудников, особенно коллег из одних направлений, в общем удобном пространстве.
| Клиент | Автобан |
| сфера | Строительство |
| решение | Коробка |
| штат | 8000+ |
| сайт | avtoban.ru |
Контекст
За свой более чем 25-летний опыт работы «Автобан» накопил огромное количество ценной внутренней информации — она хранилась в базе знаний, которая со временем потребовала оптимизации. Каждый отдел сохранял информацию у себя: на дисках, в заметках, в папках на локальных компьютерах. Холдинг начал поиск базы знаний из-за двух ключевых моментов.
Новый подход к управлению знаниями
Существующие и применяемые в холдинге методики управления знаниями морально и технически устарели, поэтому требовали обновления.
Импортозамещение зарубежного ПО
Для холдинга было важно обеспечить импортозамещение и развитие суверенитета и независимости от зарубежных поставщиков ПО.
Шаг 1. Выбрали платформу
Почему лучше всего подошла TEAMLY:
- Полностью российское решение
- Есть богатый функционал для накопления знаний
- Легко работать с разными уровнями доступа
Шаг 2. Назначили ответственных и начали внедрение
Руководство «Автобана» заинтересовано во внедрении базы знаний. В холдинге назначен администратор, который курирует процесс освоения платформы. Первый этап внедрения начался в трёх отделах, которые проявили инициативу.
Управление информационных технологий
Управление по построению организации
Юридический отдел
Как холдинг «Автобан» самостоятельно внедрил Базу Знаний:
- Для сотрудников провели презентацию программы и обучение
- В направлениях закрепили инициаторов – ответственных сотрудников, которые получают дополнительные консультации
- О новом функционале сотрудники узнают через презентации и рассылки
- Проводится дополнительное обучение и сейчас, если накапливаются вопросы
Шаг 3. Разработали структуру базы знаний
На первых трёх отделах удалось протестировать возможности TEAMLY и ближе познакомиться с функционалом. Полученный опыт масштабировали на весь холдинг и разработали концепцию структуры – так пространства разделили на два вида.
Общедоступные пространства
Их могут просматривать сотрудники всего холдинга. Обычно это инструкции, правила, регламенты и материалы с семинаров, которые оформлены в одном стиле — в концепции прописаны единые требования. Любой сотрудник может прислать статью администратору пространства.
Пространства отделов или направлений
Доступ в каждое из пространств имеет ограниченная группа лиц. Здесь нет жёстких требований: так как у каждого направления холдинга своя терминология и опыт накопления знаний, материалы оформляются так, как удобно сотрудникам.
Шаг 4. Начали перенос знаний на новую площадку
Сейчас главный фокус холдинга — на переносе, сборе и накоплении опыта в базе знаний. Сотрудники, ответственные за внедрение TEAMLY, оказывают поддержку инициативным пользователям, подбирают удобные форматы хранения данных и инструменты, показывают примеры и создают шаблоны.
Пока с накоплением информации помогает администратор. Уже сейчас, полгода спустя, стало заметно, что виды знаний расширяются — если раньше это были только инструкции, теперь появляются формы и шаблоны. От накопления пользователи постепенно переходят к сортировке.
6 месяцев
успешный опыт работы холдинга в TEAMLY
12
пространств уже создано в TEAMLY
500+
статей опубликовано, и это число растёт
Екатерина Бабенко
Аналитик управления
информационных технологий
информационных технологий
Я прочитала у вас на сайте совет: «Если вы не знаете, с чего начать, — наполняйте базу». Этим мы сейчас и занимаемся — максимально наполняем. Этот подход позволяет нам быть наиболее гибкими. Даже если кто-то пришлет инструкцию, как сварить кофе в кофемашине, мы публикуем и эту статью, новичкам пригодится.
Екатерина БабенкоАналитик управления
информационных технологий
Шаг 5. Запланировали рост
2500+
сотрудников офисов — цель на ближайшее время
8000+
сотрудников — цель на перспективу
Планы по дальнейшему освоению платформы:
- Популяризировать TEAMLY среди всех направлений и сотрудников офисов, чтобы они не просто знали о ее существовании, но и регулярно к ней обращались.
- Распространить успешный опыт использования TEAMLY и на остальных коллег — тех, кто задействован на производстве.
- Отдел технической поддержки уже создает для себя курсы в TEAMLY. В планах — на их примере внедрять обучение и в других направлениях.
Екатерина Бабенко
Аналитик управления
информационных технологий
информационных технологий
Общее впечатление о TEAMLY: очень много инструментов и функций, с которыми можно работать. Их еще изучать и изучать, применять и применять. Максимальное поле для творчества.
Екатерина БабенкоАналитик управления
информационных технологий
Внедрить базу знаний на 2500+ сотрудников самостоятельно – амбициозно? Мы тоже так думали. Оказалось, что мы недооценивали собственную систему обучения. Конечно, у Екатерины всегда на связи был наш менеджер. Однако основную информацию она смогла быстро найти сама — на нашем сайте и в Академии TEAMLY. Последней она до сих пор активно пользуется, чтобы знакомиться с функционалом платформы.
Другие кейсы
SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY
Еще один пример удачной миграции с Confluence на TEAMLY. И какой – большое производство, 1000+ сотрудников и данные за 5 лет в другой базе знаний
Читать кейс
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знаний
Читать кейс
Кейс KAMAZ Digital х NATCAR: внедрили TEAMLY для аналитиков, а оценили...
Кейс о внедрении российского ПО для управления бизнес-процессами TEAMLY в компании NATCAR. Платформа помогает решать проблемы разных отделов компании, от IT и маркетинга до HR-департамента и водителей. TEAMLY подошла не только для миграции с Confluence, но и доказала, что может эффективно решить проблемы, которые были вне фокуса.
Читать кейс
ATI.SU: миграция Базы знаний с Confluence для крупнейшей биржи грузоперевозок в РФ
В компании давно развита культура управления знаниями, поддерживать которую помогал Confluence. К 2023 году сложности с оплатой, риски блокировки аккаунта и вопросы по функционалу подтолкнули компанию искать альтернативное российское решение. Рассказываем, как IT-отдел ATI.SU из 250+ человек мигрировал с Confluence на TEAMLY.
Читать кейс
Как техподдержка HRlink сохранила качество услуг и сэкономила 6,5 млн руб.
Какая компания не мечтает о большом потоке новых клиентов? Другой вопрос — выдержит ли техподдержка новую лавину обращений и поможет ли единая база знаний быстро подготовить новых сотрудников. С таким запросом к нам обратилась компания HRlink. Рассказываем о проблемах до перехода на БЗ и о первых результатах спустя полгода.
Читать кейс
Как база знаний TEAMLY помогает собирать опыт экспертов и лучшие практики
Из-за ухода зарубежных компаний освободилась большая доля российского рынка внедрения IT-решений для СМБ и корпоративного сектора. Чтобы все клиенты получали высокий уровень обслуживания, наш клиент (по условиям NDA мы не можем раскрыть название) взял курс на интенсивное развитие технологий и решил внедрить Базу Знаний для упаковки внутренней экспертизы.
Читать кейс
Doczilla: мягкий переезд с Notion и других платформ на общую базу знаний
Компания Doczilla сделала большой вклад в свой будущий рост — перенесла все разрозненные данные с разных платформ и от разных подразделений. Причем за довольно короткий срок, без потери данных и с возможностью автоматической миграции с Notion. Мы узнали, как им это удалось и что они получили всего за пару месяцев работы с TEAMLY.
Читать кейс
КПК «Сибирский Капитал»: как TEAMLY помогает выполнять требования ЦБ
Деятельность кредитного кооператива «Сибирский Капитал» связана с высокой ответственностью и рисками, поэтому для клиента критично важно, чтобы все документы в Базе Знаний были актуальными, а инструкции для сотрудников — максимально подробными. Рассказываем, как TEAMLY помогает решать эти задачи и избегать штрафов от ЦБ.
Читать кейс
«База знаний должна быть, если вы хотите расти»: кейс IT-компании OptimalGroup
В этот раз TEAMLY попал в фокус команды digital-агентства OptimalGroup, которая любит тестировать разные сервисы в поисках оптимального.
Читать кейс
Опыт RusJet: интеграция TEAMLY c Битрикс24
В этом кейсе мы расскажем, как «РусДжет» смогли улучшить свою рабочую среду. Компания долгое время использовала Модуль Wiki от «Битрикс24», но столкнулась с ограничениями функционала. Наши переговоры и анализ конкурентов привели к выбору облачного TEAMLY, который наилучшим образом сочетает в себе функциональность, необходимую компании, и соответствует бюджетным ожиданиям.
Читать кейс
Структуризация знаний компании Интерлизинг на платформе TEAMLY
Целью клиента было собрать на одной платформе разрозненные знания из нескольких систем, которыми пользуются разные отделы. Команда TEAMLY не только быстро развернула коробочную версию решения, но и помогла устранить ошибки в оргструктуре и настроила интеграцию с AD.
Читать кейс
Трансформация бизнеса: опыт производителя АЙСКО
В апреле 2023 года компания приступила к внедрению TEAMLY. Один из важных этапов этого процесса был связан с успешной миграцией данных из Notion
Читать кейс
abcAge: строим систему управления знаниями и культуру разбора полетов
Мы рассмотрим уникальный опыт компании abcAge — от выбора решения до построения системы управления знаниями. Разберем, какие вызовы были преодолены и какие результаты были достигнуты. Опыт AbcAge подскажет, как построить культуру разбора полетов и обеспечить эффективное управление знаниями внутри вашей компании.
Читать кейс
БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями
В этом кейсе мы исследуем, как философия компании сыграла ключевую роль в успешном внедрении платформы TEAMLY. Умение отсекать все лишнее и фокусироваться на главном позволило компании организовать свои знания с учетом реальных потребностей.
Читать кейс
Runetlex: переезд с зарубежного ПО
Кейс комфортной замены Notion с сохранением внутренней структуры систематизации знаний. Рассказываем, как функционал TEAMLY помогает юристам и другим сотрудникам максимально использовать свои экспертные знания.
Читать кейс
TEAMLY для обучения линейного персонала в компании Грузчики.ру
Что делать, если на корпоративном портале сложной найти важную и актуальную информацию, а часть знаний хранится в заметках и на облачных дисках? Компания «Грузчики.ру» нашла решение: внедрить SaaS-версию Базы Знаний TEAMLY.
Читать кейс
Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром
Как оптимизировать процесс передачи знаний новичкам и оцифровать информацию, которая хранится в головах сотрудников? Быстрорастущий медцентр МедикаМенте решил эту задачу с помощью Базы Знаний TEAMLY.
Читать кейс
Другие кейсы
Ко всем кейсам-
SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY
SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY
Еще один пример удачной миграции с Confluence на TEAMLY. И какой – большое производство, 1000+ сотрудников и данные за 5 лет в другой базе знанийЧитать кейс -
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение
Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знанийЧитать кейс
Обсудим ваш проект?
Оставьте свои контактные данные, и мы с удовольствием организуем для вас персональную демонстрацию нашего сервиса.
Читайте нас в социальных сетях
Актуальные новости, интересные события, полезные материалы про эффективное управление корпоративными знаниями и командную работу.
информационных технологий