Главная
Кейсы
«База знаний должна быть, если вы хотите расти»: кейс digital-агентства OptimalGroup

«База знаний должна быть, если вы хотите расти»: кейс digital-агентства OptimalGroup

В этот раз TEAMLY попал в фокус команды IT-компании OptimalGroup, которая любит тестировать разные сервисы в поисках оптимального. Гендиректор компании Александр Нефёдов рассказал, как они выбирали базу знаний и почему остановились на девятой — TEAMLY.

О компании

OptimalGroup — digital-агентство, которое разрабатывает IT-продукты и оказывает техническую поддержку готовых проектов. IT-компания полного цикла начала работу с 2009 года и выросла до 57 сотрудников в штате. Команда работала удаленно, когда это еще не было мейнстримом. Сотрудникам из 13 стран нужно было общее место для хранения знаний — удобная платформа, которая помогла бы работать еще слаженнее.

Клиент	OptimalGroup
сфера	Разработка IT-продуктов и мобильных приложений
решение	SaaS
штат	57 человек
сайт	optimalgroup.ru

Для чего искали базу знаний

У компании OptimalGroup системный подход к работе с данными. Им важно хранить повторяющуюся информацию, фиксировать новую и делиться доступами с сотрудниками. Базы знаний для этого подбирает и тестирует лично Александр Нефёдов, генеральный директор и основатель компании. Движение было эволюционным — от простых функций для небольшого стартапа до широкого инструментария для серьезной компании с перспективой дальнейшего роста.

Какие базы знаний попробовали и почему они не подошли

В компании OptimalGroup основной ценностью являются люди, поэтому главное требование к выбираемому решению состоит в том, чтобы дать сотрудникам комфортное место для хранения своих знаний. До TEAMLY компания и лично Александр перепробовали практически все решения на рынке.

OneNote и Evernote

Неудобные, было ограничение на добавление пользователей

БЗ на корп. портале

Сложно работать с разметкой текста в визуальном редакторе

Фреймворк Wiki.js

Продукт оказался сырым, сталкивались с ошибками

Worksection

Не было такого инструментария, как сейчас в TEAMLY

Obsidian

Некоторые сотрудники использовали как место для знаний, но в команде не прижилось

Notion и Confluence

Медленно открывались, долго прогружались страницы

Александр Нефёдов

Генеральный директор
OptimalGroup

В Wiki.js неудобно пользоваться правами доступа — это какой-то квест. Например, я хочу дать одну заметку этому человеку, а другую заметку — той группе. Но там нельзя быстро понять, кому что доступно. Приходилось давать всем сотрудникам доступ на все материалы, а более приватную корпоративную информацию хранить в каком-то другом месте.

Александр Нефёдов

Генеральный директор
OptimalGroup

4 причины, почему выбрали TEAMLY

Несколько лет до TEAMLY компания использовала для работы базу знаний Worksection. В 2022 году те ушли с российского рынка, и снова встал вопрос о выборе оптимальной платформы.

Российское решение

С учетом современных реалий зарубежные варианты даже не рассматривались

Гибкие права доступа

Можно выдать права доступа конкретному сотруднику на конкретную статью или пространство

Удобный визуальный редактор

Легко отформатировать текст и сверстать привлекательную статью с помощью разнообразных блоков

Подходящая цена

Можно добавить хоть одного, хоть 50 человек не за огромный ценник, как это бывает у западных аналогов

Александр Нефёдов

Генеральный директор
OptimalGroup

Для меня вау — это удобный и классный визуальный редактор, аналогов которого нет практически ни у кого.

Александр Нефёдов

Генеральный директор
OptimalGroup

Как проходил переход на TEAMLY

Александр узнал о нашем продукте из статьи на VC.ru. Он зарегистрировался, взял облачную версию с бесплатным пробным периодом для тестирования. Забегая вперед: компания и сейчас остается на облачной версии — они расширились до 57 читателей и небольшого пула редакторов, который у нас можно менять постепенно и добавлять хоть по одному человеку. Переход на TEAMLY получился органичным — сотрудникам не потребовались длительный онбординг и инструкции, чтобы освоить платформу.

Что включает база знаний сейчас

Общая информация о компании

Пространства по клиентским проектам

Обучения и инструкции

Шаблоны документов

Александр Нефёдов

Генеральный директор
OptimalGroup

Все варианты на рынке я знаю. TEAMLY стал именно тем вариантом, который закрыл наши потребности. Даже если сейчас появится новый продукт, он должен быть сильно круче, чтобы подумать о переходе.

Александр Нефёдов

Генеральный директор
OptimalGroup

Какие функции оценили за год работы на платформе

Много вариантов оформления текста: чек-лист, разделитель, инфопанель, раскрывающиеся блоки, цитаты
Удобная вставка кода
Открытие меню через слэш
Быстрая вставка изображений
Наличие пространств и дисков

Результаты и дальнейшие планы

Компания почти год работает на нашей платформе. Функционала базы знаний хватает не только для текущих задач, но и на перспективу. Компания растет, и у руководства есть конкретные планы на то, как TEAMLY поможет с масштабированием.

пользователей

редакторов

месяцев с TEAMLY

Что дальше

Обучение с тестами и опросами

Есть конкретная задача — познакомить сотрудников с продуктами 1C. Сейчас в OptimalGroup обучение проходит с помощью созвонов и инструкций в Google Docs, что недостаточно эффективно. В TEAMLY команда планирует оформить курсы и запустить выполнение заданий.

Описание процессов

Нужно формализовать стандартные процессы: наём и увольнение сотрудников, постановка задачи, приём и увольнение клиента.

Фиксирование информации

Некоторые знания нужно «выгрузить» из голов сотрудников и зафиксировать в Базе Знаний, чтобы ничей отпуск не повлиял на работу команды, а новым сотрудникам не пришлось изобретать уже существующий функционал.

Александр Нефёдов

Генеральный директор
OptimalGroup

Малое предприятие спокойно может жить и без Базы знаний, но для развития компании это обязательный пункт. Сейчас с помощью TEAMLY мы закрыли этот вопрос для компании, моя голова не болит. Это и есть профит, База знаний просто должна быть.

Александр Нефёдов

Генеральный директор
OptimalGroup

Тестирование десятой базы знаний в OptimalGroup пока не планируется, но и мы не собираемся расслабляться и продолжаем развивать возможности платформы. Наша команда стремится к тому, чтобы TEAMLY подходил под любые сценарии работы для любых сфер — от digital-разработки до больших производств.

Хакасия.ру: внедрение Базы Знаний как отдельный внутренний проект компании

1С, ЕГАИС, онлайн-кассы — если для вас это не пустые слова, тогда вас может особенно заинтересовать кейс компании «Хакасия.ру». Всем остальным советуем оценить, как IT-компания численностью в 100+ сотрудников последовательно внедрила Базу Знаний.

Читать кейс

Как ГК Gems превратила разрозненные знания в единое пространство работы для 150+ сотрудников

Когда в компании работает 50 человек, многие вопросы решаются через личное общение. Но когда штат вырастает втрое, такой подход перестает работать.

Читать кейс

TEAMLY для обучения линейного персонала в компании Грузчики.ру

Что делать, если на корпоративном портале сложной найти важную и актуальную информацию, а часть знаний хранится в заметках и на облачных дисках? Компания «Грузчики.ру» нашла решение: внедрить SaaS-версию Базы Знаний TEAMLY.

Читать кейс

КПК «Сибирский Капитал»: как TEAMLY помогает выполнять требования ЦБ

Деятельность кредитного кооператива «Сибирский Капитал» связана с высокой ответственностью и рисками, поэтому для клиента критично важно, чтобы все документы в Базе Знаний были актуальными, а инструкции для сотрудников — максимально подробными. Рассказываем, как TEAMLY помогает решать эти задачи и избегать штрафов от ЦБ.

Читать кейс

ATI.SU: миграция Базы знаний с Confluence для крупнейшей биржи грузоперевозок в РФ

В компании давно развита культура управления знаниями, поддерживать которую помогал Confluence. К 2023 году сложности с оплатой, риски блокировки аккаунта и вопросы по функционалу подтолкнули компанию искать альтернативное российское решение. Рассказываем, как IT-отдел ATI.SU из 250+ человек мигрировал с Confluence на TEAMLY.

Читать кейс

От Notion к идеальной базе знаний: ВкусВилл находит решение

Основная задача клиента состояла в поиске лучшей замены зарубежного Notion. Поскольку это ключевой инструмент для службы поддержки клиентов, нам важно было обеспечить скорость и четкость переезда без потери в функциональности накопленной базы знаний

Читать кейс

Опыт самостоятельного внедрения TEAMLY Медицинским центром

Как оптимизировать процесс передачи знаний новичкам и оцифровать информацию, которая хранится в головах сотрудников? Быстрорастущий медцентр МедикаМенте решил эту задачу с помощью Базы Знаний TEAMLY.

Читать кейс

3 минуты вместо 3 дней: кейс «Монитор электрик» по ускорению коммуникации сети офисов в 12 городах

Когда в компании больше 400 сотрудников в 12 городах, база знаний – это не “плюс”, а необходимый стандарт. IT-компания «Монитор электрик» искала платформу, которая будет достаточно мощной для разработчиков и при этом интуитивно понятной для остальных подразделений.

Читать кейс

Runetlex: переезд с зарубежного ПО

Кейс комфортной замены Notion с сохранением внутренней структуры систематизации знаний. Рассказываем, как функционал TEAMLY помогает юристам и другим сотрудникам максимально использовать свои экспертные знания.

Читать кейс

Трансформация бизнеса: опыт производителя АЙСКО

В апреле 2023 года компания приступила к внедрению TEAMLY. Один из важных этапов этого процесса был связан с успешной миграцией данных из Notion

Читать кейс

Умный поиск TEAMLY экономит до 87% времени специалистов ГК Интерлизинг

Служба поддержки ГК Интерлизинг тратила по 20 минут на поиск ответа в базе знаний. Рутинный поиск съедал время специалистов, снижал качество сервиса и увеличивал операционные затраты. При этом вся необходимая для них документация хранилась в TEAMLY, нужно было лишь ускорить поиск.

Читать кейс

SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY

Еще один пример удачной миграции с Confluence на TEAMLY. И какой – большое производство, 1000+ сотрудников и данные за 5 лет в другой базе знаний

Читать кейс

Вместо сотен папок — одна платформа: Как 7 предприятий авиагиганта нашли общий язык

Представьте: гигант авиастроения, где инженерные решения рождаются ежедневно, но... тонут в хаосе разрозненных файлов. ПАО «Объединенная авиастроительная корпорация», объединяющее лучшие умы отрасли для создания современных воздушных судов, столкнулось с парадоксом: как синхронизировать работу тысяч специалистов, когда критически важная информация разбросана по десяткам систем? Это история о том, как специалисты TEAMLY и QSOFT помогли превратить информационный хаос в стройную экосистему знаний — и какие впечатляющие результаты это принесло.

Читать кейс

abcAge: строим систему управления знаниями и культуру разбора полетов

Мы рассмотрим уникальный опыт компании abcAge — от выбора решения до построения системы управления знаниями. Разберем, какие вызовы были преодолены и какие результаты были достигнуты. Опыт AbcAge подскажет, как построить культуру разбора полетов и обеспечить эффективное управление знаниями внутри вашей компании.

Читать кейс

Как Юрент сохранил корпоративные знания после ухода Notion и перенес базу знаний в TEAMLY за четыре дня

Когда осенью 2024 года Notion объявил о прекращении обслуживания российских клиентов, для многих компаний это стало неприятной новостью. Для Юрента — одного из крупнейших российских игроков на рынке шеринговых технологий — ситуация оказалась гораздо серьезнее. За несколько дней нужно было перенести корпоративную базу знаний, которой ежедневно пользовались сотрудники компании, и при этом не потерять накопленные инструкции, документы и внутреннюю экспертизу.

Читать кейс

Структуризация знаний компании Интерлизинг на платформе TEAMLY

Целью клиента было собрать на одной платформе разрозненные знания из нескольких систем, которыми пользуются разные отделы. Команда TEAMLY не только быстро развернула коробочную версию решения, но и помогла устранить ошибки в оргструктуре и настроила интеграцию с AD.

Читать кейс

jetMinds: как с помощью мигратора перенести все данные из Notion в TEAMLY

Анонс блокировки российских аккаунтов Notion застал врасплох многие компании — и jetMinds не стала исключением. Для срочного решения проблемы компания воспользовалась автоматическим переносом в TEAMLY — рассказываем в деталях, как прошла миграция данных.

Читать кейс

Лира: автоматическая миграция 5-летней базы данных из Notion в TEAMLY

Потерять доступ к личному аккаунту Notion — как минимум неприятно. Лишиться доступа к аккаунту с личными и рабочими данными, накопленными за 5 лет — критично для работы целого агентства. В этом кейсе мы расскажем, какие факторы команда агентства событийного маркетинга Лира учитывала при выборе платформы для переноса баз данных с Notion и как за 2 дня им удалось мигрировать на TEAMLY.

Читать кейс

Как 2ГИС мигрировал 150 000 страниц базы знаний на TEAMLY без потерь

Представьте: у вас есть огромная база знаний из 110 разделов и вам надо её перенести. Сложно? А теперь представьте, что сделать это надо быстро и счёт идёт на недели… Именно с такой задачей столкнулся департамент производства 2ГИС. Спойлер: команда использовала платформу TEAMLY и смогла сохранить 150 000 страниц, которые создавались на протяжении 5 лет.

Читать кейс

Техподдержка «Кода Безопасности»: как ускорить поиск информации и обучение новых сотрудников

TEAMLY упрощает и автоматизирует рутину. В одном контуре можно создавать курс для онбординга, отслеживать прогресс сотрудников, хранить много технической информации и вести трекеры. Посмотрите, как команда «Кода Безопасности» оптимизировала онбординг и дальнейшую работу в службе поддержки клиентов.

Читать кейс

Как техподдержка HRlink сохранила качество услуг и сэкономила 6,5 млн руб.

Какая компания не мечтает о большом потоке новых клиентов? Другой вопрос — выдержит ли техподдержка новую лавину обращений и поможет ли единая база знаний быстро подготовить новых сотрудников. С таким запросом к нам обратилась компания HRlink. Рассказываем о проблемах до перехода на БЗ и о первых результатах спустя полгода.

Читать кейс

5 шагов по внедрению TEAMLY на 2500+ сотрудников офисов: опыт «Автобана»

Историю о том, как «Автобан» решил оптимизировать свою базу знаний, любая крупная компания может использовать как руководство к действию. Этим мы и воспользовались, оформив ее как инструкцию. Конечно, процесс внедрения еще идет, однако их мудрому и взвешенному подходу точно можно поучиться.

Читать кейс

БьютиБот: прагматичный подход к управлению знаниями

В этом кейсе мы исследуем, как философия компании сыграла ключевую роль в успешном внедрении платформы TEAMLY. Умение отсекать все лишнее и фокусироваться на главном позволило компании организовать свои знания с учетом реальных потребностей.

Читать кейс

Кейс KAMAZ Digital х NATCAR: внедрили TEAMLY для аналитиков, а оценили...

Кейс о внедрении российского ПО для управления бизнес-процессами TEAMLY в компании NATCAR. Платформа помогает решать проблемы разных отделов компании, от IT и маркетинга до HR-департамента и водителей. TEAMLY подошла не только для миграции с Confluence, но и доказала, что может эффективно решить проблемы, которые были вне фокуса.

Читать кейс

Корпоративный портал на базе TEAMLY для 13 000+ сотрудников Lamoda

Lamoda обратилась к интегратору решений QSOFT с запросом создать новый корпоративный портал для команды — предыдущий портал устарел, его поддержка стоила дорого, а 13 000 сотрудников не имели единого доступа к знаниям и сервисам. Вместо долгой разработки с нуля интегратор взял за основу платформу TEAMLY и глубоко её кастомизировали. Результат - новый портал Lanet, ставший гибкой цифровой экосистемой для всего бизнеса.

Читать кейс

Как мигрировать базу знаний из Notion за 6 шагов: опыт провайдера IP-телефонии

Рассказываем об опыте провайдера облачной телефонии: что учитывали при срочном выборе альтернативы Notion, как пошагово мигрировали на TEAMLY и почему наша платформа не просто позволила заменить иностранный сервис, а ещё и расширила возможности компании.

Читать кейс

Облачные сети: внедрение базы знаний с нуля на 100 редакторов за полгода

В этот раз к нам обратилась компания - интегратор решений в области ИТ и информационной безопасности. Их выбор — уже высокая оценка для нас. Но TEAMLY — это не только про конфиденциальность данных. Наши клиенты оценили, как удобно стало искать по ключевым словам, интегрироваться с другими сервисами и вести Умные Таблицы. Дальше расскажем подробнее.

Читать кейс

Как база знаний TEAMLY помогает собирать опыт экспертов и лучшие практики

Из-за ухода зарубежных компаний освободилась большая доля российского рынка внедрения IT-решений для СМБ и корпоративного сектора. Чтобы все клиенты получали высокий уровень обслуживания, наш клиент (по условиям NDA мы не можем раскрыть название) взял курс на интенсивное развитие технологий и решил внедрить Базу Знаний для упаковки внутренней экспертизы.

Читать кейс

Doczilla: мягкий переезд с Notion и других платформ на общую базу знаний

Компания Doczilla сделала большой вклад в свой будущий рост — перенесла все разрозненные данные с разных платформ и от разных подразделений. Причем за довольно короткий срок, без потери данных и с возможностью автоматической миграции с Notion. Мы узнали, как им это удалось и что они получили всего за пару месяцев работы с TEAMLY.

Читать кейс

SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY

SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY

Еще один пример удачной миграции с Confluence на TEAMLY. И какой – большое производство, 1000+ сотрудников и данные за 5 лет в другой базе знаний
Читать кейс
Облачные сети: внедрение базы знаний с нуля на 100 редакторов за полгода

Облачные сети: внедрение базы знаний с нуля на 100 редакторов за полгода

В этот раз к нам обратилась компания - интегратор решений в области ИТ и информационной безопасности. Их выбор — уже высокая оценка для нас. Но TEAMLY — это не только про конфиденциальность данных. Наши клиенты оценили, как удобно стало искать по ключевым словам, интегрироваться с другими сервисами и вести Умные Таблицы. Дальше расскажем подробнее.
Читать кейс